Уведомление о начале отпуска: образец ниже поможет кадровику или руководителю небольшой компании выполнить обязанность из ч. 3 ст. 123 ТК РФ и известить работника под подпись не позднее чем за две недели до отпуска. Если этого не сделать, работник вправе потребовать перенести отпуск, а инспекция труда может оштрафовать работодателя.
Образец уведомления о начале отпуска в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
- Что это. Письменное извещение работника о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска, запланированного по графику отпусков.
- Основание. Часть 3 ст. 123 ТК РФ: о времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
- Форма. Унифицированной формы нет, работодатель составляет документ в свободной форме или утверждает свой бланк.
- Как вручить. Под роспись на бумаге либо через электронный кадровый документооборот, если работник дал согласие на взаимодействие в электронном виде (ст. 22.1–22.3 ТК РФ).
- Последствия нарушения. Работник может по письменному заявлению потребовать перенести отпуск (ч. 2 ст. 124 ТК РФ); для работодателя возможен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Правовая основа
Порядок предоставления ежегодных отпусков установлен ст. 123 ТК РФ. Очерёдность определяется графиком отпусков, который работодатель утверждает с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1). График обязателен и для работодателя, и для работника (ч. 2). О времени начала отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3).
Связанные нормы:
| Норма | Что регулирует |
|---|---|
| ст. 115 ТК РФ | Основной отпуск: 28 календарных дней |
| ч. 3 ст. 123 ТК РФ | Извещение о начале отпуска под роспись за две недели |
| ч. 2 ст. 124 ТК РФ | Перенос отпуска при позднем извещении или несвоевременной оплате |
| ч. 9 ст. 136 ТК РФ | Оплата отпуска не позднее чем за три дня до его начала |
| ст. 22.1–22.3 ТК РФ | Электронный кадровый документооборот |
| ст. 5.27 КоАП РФ | Ответственность за нарушение трудового законодательства |
Изменения, внесённые в Трудовой кодекс Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ (действуют с 01.09.2026), коснулись отзыва из отпуска (ст. 125 ТК РФ), но не порядка извещения: ст. 123 и 124 ТК РФ им не менялись. Разбор этих поправок есть в статье «Поправки в ТК с 1 сентября 2026 года».
Уведомление о начале отпуска: за сколько дней выдается
Закон требует известить работника не позднее чем за две недели, то есть за 14 календарных дней до первого дня отпуска. Выходные и праздники при подсчёте не исключаются. Минимальный срок означает, что вручить уведомление раньше можно и даже желательно: многие работодатели делают это за три–четыре недели, чтобы успеть оформить приказ и рассчитать отпускные.
Пример: отпуск начинается 1 декабря. Последний день для вручения уведомления — 17 ноября. Если работник расписался 18 ноября или позже, срок нарушен.
Подпись в графике отпусков при его утверждении не заменяет уведомление. Роструд в письме от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1 ещё раз подчеркнул: ТК РФ обязывает известить работника о начале положенного отпуска за две недели до его начала. Ознакомление с графиком в декабре происходит за много месяцев до отпуска и не выполняет функцию напоминания, которую закладывает ч. 3 ст. 123 ТК РФ.
Когда уведомление не нужно. Если отпуск предоставляется вне графика по заявлению работника, даты предлагает сам работник, и отдельное извещение на практике не оформляют: его роль выполняет согласованное заявление с визой руководителя. Однако срок оплаты отпускных (не позднее чем за три дня) действует и в этом случае.
Уведомление о начале отпуска по графику: порядок действий
- Сверьте график. Раз в месяц формируйте список работников, у которых отпуск по графику начинается через три–пять недель. Учтите переносы, оформленные в течение года.
- Подготовьте уведомления. На каждого работника отдельный документ с датами начала и окончания, количеством дней и датой выхода на работу.
- Вручите под подпись. Работник ставит подпись и дату на экземпляре работодателя. Второй экземпляр остаётся у работника.
- Если работник отказался расписаться. Составьте акт об отказе в присутствии двух-трёх работников, а текст уведомления зачитайте вслух. Для удалённых работников направьте уведомление способом, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.3 ТК РФ), или ценным письмом с описью.
- Оформите приказ. После уведомления издаётся приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или собственная), см. образец приказа о предоставлении отпуска.
- Выплатите отпускные. Не позднее чем за три дня до начала отпуска. Средний заработок с 01.09.2025 рассчитывается по Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ № 540, которое заменило прежнее Положение № 922.
Уведомление работника о начале отпуска образец: что в нём и как заполнить
Образец рассчитан на типичную ситуацию: ежегодный основной оплачиваемый отпуск по утверждённому графику. Документ занимает одну страницу. Разберём блоки.
Реквизиты работодателя и адресат
Сверху по центру указываются полное наименование организации или ИП, ИНН, адрес и телефон. Справа располагается адресат: должность, подразделение, ФИО работника полностью и табельный номер. Табельный номер не обязателен, но помогает избежать путаницы у однофамильцев в крупной компании.
Номер и дата
Уведомлению присваивается номер по журналу регистрации кадровых документов. Дата документа должна быть не позже чем за 14 календарных дней до начала отпуска, однако главной является дата подписи работника внизу.
Основная часть
В тексте указываются:
- ссылка на график отпусков (год и реквизиты приказа или распоряжения об утверждении);
- вид отпуска: ежегодный основной оплачиваемый;
- продолжительность в календарных днях;
- даты начала и окончания отпуска;
- рабочий год, за который предоставляется отпуск;
- дата выхода на работу.
Дату выхода стоит указать отдельной строкой: работники чаще всего путаются именно в ней, особенно когда отпуск захватывает нерабочие праздничные дни, которые в число дней отпуска не включаются и продлевают его (ст. 120 ТК РФ).
Оплата и перенос
Абзац об оплате не обязателен по закону, но полезен: работник видит, что отпускные придут не позднее чем за три дня, как требует ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Абзац о переносе даёт работнику срок, в течение которого он может попросить о других датах. Это снижает число переносов «в последний день» и споров о том, кто был инициатором.
Подписи
Уведомление подписывает руководитель или уполномоченное лицо (например, начальник отдела кадров по доверенности или приказу о распределении полномочий). Внизу работник пишет «С уведомлением ознакомлен(а), второй экземпляр получил(а)», ставит дату и подпись. Именно эта дата доказывает соблюдение двухнедельного срока.
Уведомление о начале отпуска по графику отпусков, образец которого можно скачать по ссылке в начале статьи, подходит для 2026 и 2027 годов: ст. 123 ТК РФ в последние годы не менялась. Тот же текст годится и для тех, кто ищет вариант 2025 года.
Уведомление о начале отпуска в 1С ЗУП 8.3: где найти
Многие компании ведут кадровый учёт в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (редакция 3.1). Утверждённый график создаётся документом «График отпусков» в разделе «Кадры». Печатная форма уведомления, в отличие от графика по форме Т-7 и приказа Т-6, в типовой конфигурации есть не во всех релизах, поэтому порядок такой:
- откройте «Кадры» → «Отпуска» и найдите документ «График отпусков» нужного года; проверьте пункт меню «Печать»;
- если формы уведомления нет, проверьте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»: там подключаются дополнительные внешние печатные формы, которые позволяют сформировать уведомления по всем работникам за период;
- если внешней формы нет, выгрузите из графика список сотрудников с датами отпусков и заполните уведомления по Word-образцу.
Конкретные названия пунктов меню отличаются в разных релизах, поэтому ориентируйтесь на документ «График отпусков» как на источник данных. При электронном кадровом документообороте уведомление можно загрузить в систему КЭДО и отправить работнику на подпись простой или неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено локальным актом.
Особые ситуации
Отпуск разделён на части. По соглашению сторон отпуск можно разделить на части, при этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Если в графике запланировано несколько частей, уведомление оформляется на каждую часть отдельно и вручается за две недели до её начала. Одно уведомление в январе обо всех частях отпуска на год формально соответствует закону, но работник к лету о нём забудет, поэтому лучше извещать о каждой части.
Работник заболел до начала отпуска. При временной нетрудоспособности отпуск продлевается или переносится на другой срок с учётом пожеланий работника (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Если отпуск переносится на новые даты, о них стоит снова известить работника письменно, чтобы не было спора о соблюдении двухнедельного срока.
Работник в командировке или на удалённой работе. Уведомление можно направить по электронной почте или через КЭДО, если такой способ взаимодействия закреплён в трудовом договоре или локальном акте (ст. 312.3 ТК РФ для дистанционных работников). Оригинал с подписью работник передаёт по возвращении. Дата, когда работник получил уведомление, всё равно должна быть зафиксирована: скриншот, отметка о прочтении в КЭДО или ответное письмо.
Совместитель. Совместителю ежегодный отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Уведомление оформляется по тем же правилам, но даты нужно согласовать с работником заранее, потому что он ориентируется на график основного работодателя.
Ответственность и последствия нарушения
Если работника известили позднее чем за две недели, по его письменному заявлению работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Это право, а не обязанность работника: он может и пойти в отпуск в запланированные даты.
Кроме того, нарушение срока извещения квалифицируется как нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ:
| Субъект | Ч. 1 (впервые) | Ч. 2 (повторно) |
|---|---|---|
| Должностное лицо | Предупреждение или штраф 1 000–5 000 ₽ | 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года |
| ИП | 1 000–5 000 ₽ | 10 000–20 000 ₽ |
| Юридическое лицо | 30 000–50 000 ₽ | 50 000–70 000 ₽ |
Отдельная ответственность наступает за нарушение срока выплаты отпускных: компенсация по ст. 236 ТК РФ и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.
Частые ошибки
- Ссылка на подпись в графике отпусков вместо уведомления. Как показывает позиция Роструда, это не освобождает от извещения за две недели.
- Неверный подсчёт срока. Две недели считаются в календарных днях до первого дня отпуска, а не до даты приказа.
- Нет даты у подписи работника. Без даты невозможно доказать, что срок соблюдён.
- Ошибка в дате выхода. Не учтены праздничные дни, попадающие на период отпуска.
- Отправка по электронной почте без КЭДО. Письмо на личную почту не равно извещению под роспись, если стороны не договорились об электронном взаимодействии.
- Уведомление о переносе без согласия работника. Изменить даты по графику работодатель может только с согласия работника; для этого нужен отдельный документ, см. образец приказа о переносе отпуска.
Чек-лист кадровика
Отмечено 0 из 7
Статья носит информационный характер и подготовлена по нормам Трудового кодекса РФ и КоАП РФ в редакции на октябрь 2026 года. Порядок работы в 1С зависит от релиза программы и доработок конкретной базы.
