Служебная записка о замещении на время отпуска: образец 2026, доплата по ст. 151 ТК РФ и оформление

Служебная записка о замещении на время отпуска, образец которой приведён ниже, нужна руководителю подразделения, чтобы заранее договориться с директором, кто будет выполнять работу уходящего в отпуск сотрудника и на каких условиях. Если замещение оформить «по-дружески», без согласия и доплаты, организация рискует получить претензию от работника и штраф от трудовой инспекции.

Коротко: что нужно знать

• Что это. Внутренний документ, в котором руководитель подразделения предлагает директору поручить обязанности отпускника другому работнику и обосновывает условия: срок, объём, доплату.
• Правовая основа. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ) с доплатой по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ). Альтернатива: временный перевод на должность отсутствующего (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).
• Согласие. Только письменное. Без него поручить чужую работу нельзя.
• Когда подавать. Заранее, удобно за 2–3 недели до начала отпуска, чтобы успеть оформить допсоглашение и приказ.
• Пошлины и сборы. Не взимаются.

Служебная записка о замещении на время отпуска: когда она нужна

Ежегодный отпуск по графику предсказуем: дата известна с декабря прошлого года (ст. 123 ТК РФ). Поэтому вопрос «кто будет работать за отпускника» можно и нужно решить заранее. Служебная записка нужна в трёх типичных случаях:

1. Обязанности отпускника нельзя отложить. Обработка заявок, расчёты с клиентами, кадровый учёт, сдача отчётности.
2. В подразделении нет заместителя, у которого замещение прописано в должностной инструкции. Если такая обязанность в инструкции есть и работник с ней ознакомлен, замещение входит в его трудовую функцию, и отдельная доплата по ст. 151 ТК РФ на практике не начисляется. Но формулировка должна быть конкретной, а не «выполняет иные поручения руководителя».
3. Нужна доплата. Директор утверждает её размер, и записка служит обоснованием для бухгалтерии.

Сам ТК РФ служебную записку не упоминает, но приказ о возложении обязанностей обычно издаётся именно на её основании. О том, как оформляется сам приказ, читайте в статье «Приказ о совмещении должностей: образец». Даты отпусков, от которых отталкивается записка, берутся из графика отпусков: про его составление на следующий год мы писали в материале «График отпусков на 2027 год».

Правовая основа: два способа замещения

Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ)

Работник продолжает выполнять свою работу и в пределах того же рабочего дня дополнительно берёт на себя обязанности отпускника. Ключевые правила:

• требуется письменное согласие работника (ч. 1 и 3 ст. 60.2 ТК РФ);
• срок, содержание и объём дополнительной работы устанавливает работодатель с согласия работника (ч. 3);
• обе стороны вправе досрочно прекратить дополнительную работу, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4);
• размер доплаты определяется соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ); минимального или максимального размера закон не устанавливает.

Конституционный Суд в постановлении от 16.12.2019 № 40-П указал, что доплата за совмещение не включается в ту часть зарплаты, которая сравнивается с МРОТ. Значит, если оклад замещающего работника равен МРОТ, доплата начисляется сверх него.

Временный перевод на должность отсутствующего (ст. 72.2 ТК РФ)

Работник на время отпуска коллеги полностью переходит на его должность и не выполняет свою работу. Перевод оформляется письменным соглашением сторон и длится до выхода отсутствующего работника (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Оплата производится по условиям соглашения, как правило по окладу должности, на которую переведён работник.

Этот способ подходит, если отпускник занимает ключевую должность и совмещать её с собственной работой физически невозможно. В остальных случаях проще и дешевле ст. 60.2 ТК РФ, поэтому образец построен на ней.

Пошаговый порядок

1. Определите, что передаётся. Составьте перечень обязанностей отпускника, без которых подразделение не обойдётся. Не всё нужно передавать: часть задач можно отложить. Чем короче перечень, тем реалистичнее, что замещающий справится в пределах своего рабочего дня и не уйдёт в переработки.
2. Выберите работника. Проверьте квалификацию и загрузку. Дополнительная работа выполняется в пределах установленной продолжительности рабочего дня, а не сверхурочно.
3. Обсудите условия с работником. Срок, объём, доплату. Получите его согласие.
4. Составьте служебную записку и передайте её директору. Работник расписывается на записке в подтверждение согласия.
5. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору с условиями замещения. Образец такого документа есть в статье про дополнительное соглашение о совмещении должностей.
6. Издайте приказ о возложении обязанностей и ознакомьте с ним работника под подпись.
7. Организуйте передачу дел. До ухода в отпуск сотрудник передаёт документы, пароли, контакты клиентов.
8. Начисляйте доплату пропорционально периоду замещения.

Служебная записка о замещении на время отпуска образец: что в нём и как заполнить

Шапка. Адресат указывается в дательном падеже (генеральному директору, ФИО), автор в родительном (от начальника отдела, ФИО). Записку подписывает непосредственный руководитель отпускника.

Номер и дата. Регистрационный номер по журналу служебных документов и дата составления. Дата должна быть раньше начала отпуска.

Первый абзац: кто уходит в отпуск. Должность, подразделение, ФИО отпускника, период отпуска со ссылкой на график, количество календарных дней. Сверьте даты с приказом о предоставлении отпуска.

Второй абзац: что нужно выполнять. Перечислите обязанности, которые нельзя приостановить. Чем конкретнее, тем проще потом определить объём дополнительной работы и обосновать доплату.

Третий абзац: кто будет замещать. Должность и ФИО работника, реквизиты его трудового договора. Здесь же указано, что замещение не входит в его должностные обязанности, поэтому оформляется по ст. 60.2 ТК РФ с доплатой. Если в вашей ситуации обязанность замещения прямо закреплена в инструкции, записка всё равно пригодится, но пункт о доплате вы сможете убрать.

Условия замещения. Срок, содержание (с оговоркой о том, что не передаётся, например право подписи договоров), размер доплаты цифрами и прописью, срок передачи дел. Это ядро документа, которое потом переходит в допсоглашение и приказ.

Отметка о согласии. Абзац о том, что работник ознакомлен и согласен, а в конце записки он ставит подпись под фразой «на выполнение дополнительной работы на указанных условиях согласен(на)». Так письменное согласие по ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ получено сразу.

Просительная часть. Три пункта: поручить исполнение обязанностей, установить доплату, поручить кадрам оформить допсоглашение и приказ.

Приложения. Выписка из графика отпусков и должностная инструкция отпускника, чтобы директор видел объём передаваемой работы.

Как определить размер доплаты

Закон не даёт формулы, поэтому размер доплаты стороны согласуют сами (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). На практике используют три подхода:

• Фиксированная сумма в месяц. Самый понятный вариант: например, 15 000 ₽ в месяц, пропорционально дням замещения. Именно он заложен в образец.
• Процент от оклада отсутствующего работника. Например, 30–50% его оклада. Удобно, когда передаётся большая часть обязанностей.
• Процент от собственного оклада замещающего. Применяется, если объём дополнительной работы невелик.

Если в организации действует положение об оплате труда с установленными диапазонами доплат, размер должен в них укладываться. Пример расчёта: доплата 15 000 ₽ в месяц, отпуск коллеги длится с 15 по 26 июня 2026 года (10 рабочих дней), а всего в июне 2026 года по производственному календарю 21 рабочий день при пятидневке. Доплата за июнь составит 15 000 × 10 / 21 = 7 142,86 ₽. Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычная зарплата и учитывается при расчёте среднего заработка.

Если отпуск продлили или работник передумал

Отпуск может быть продлён, например, из-за больничного (ст. 124 ТК РФ), или отпускник может быть отозван. В первом случае замещение продлевают: достаточно дополнительного соглашения и приказа об изменении срока, новая служебная записка не обязательна, но полезна как обоснование. Во втором случае работодатель досрочно отменяет поручение, письменно предупредив работника не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).

Замещающий работник тоже вправе отказаться от дополнительной работы досрочно, предупредив работодателя письменно за три рабочих дня. Отказ не является дисциплинарным проступком. Поэтому стоит заранее продумать запасной вариант: второго сотрудника или перераспределение части задач.

Право подписи и доступы

Замещающий работник автоматически не получает права подписывать договоры, платёжные документы или первичку от имени организации. Если такое право нужно, оформляется доверенность (ст. 185 ГК РФ) или отдельный приказ о праве подписи, а для банковских операций замещающий указывается в документах банка. Если на время отпуска главного бухгалтера его функции передаются другому сотруднику, это отражается в приказе с перечнем документов, которые он подписывает.

В записке-образце право подписи договоров специально исключено из передаваемых обязанностей. Если оно всё же нужно, уберите оговорку и запросите у директора доверенность.

Частые ошибки

• Нет письменного согласия. Устная договорённость не защищает работодателя. При споре работник может заявить, что выполнял чужую работу вынужденно и без оплаты.
• Доплата «ноль» или «по усмотрению». Ст. 151 ТК РФ требует доплаты при исполнении обязанностей отсутствующего работника, если это не входит в трудовую функцию. Её размер стороны согласуют, но сама доплата обязательна.
• Замещение за пределами рабочего дня. Если человек остаётся после работы, чтобы «доделать за коллегу», это уже сверхурочная работа по ст. 99 ТК РФ со своими лимитами и оплатой.
• Абстрактная формулировка в инструкции. «Замещает отсутствующих работников» без указания должности и объёма плохо защищает от требования о доплате: работник будет доказывать, что выполнял дополнительную работу сверх своей трудовой функции.
• Нет срока. Срок нужен, чтобы замещение не продолжилось «по инерции» после выхода отпускника.
• Путаница с переводом. Если работник полностью перестал выполнять свою работу, это фактически временный перевод, и оплачивать его нужно по правилам ст. 72.2 ТК РФ.

Ответственность работодателя

Поручение дополнительной работы без согласия и без доплаты нарушает ст. 60.2 и 151 ТК РФ. За это грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: организации от 30 000 до 50 000 ₽, должностному лицу и ИП от 1 000 до 5 000 ₽ (должностному лицу также возможно предупреждение). При повторном нарушении организации грозит от 50 000 до 70 000 ₽ (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, работник может взыскать неначисленную доплату с компенсацией за задержку по ст. 236 ТК РФ.

Чек-лист

• Определён перечень обязанностей отпускника, которые нельзя отложить.
• Выбран замещающий работник, проверена его загрузка.
• Обязанность замещения не входит в его должностную инструкцию, либо это проверено и учтено.
• Согласованы срок, объём и доплата цифрами и прописью.
• Работник подписал согласие на записке.
• Подготовлены допсоглашение и приказ, работник ознакомлен под подпись.
• Решён вопрос с правом подписи и доступами.
• Бухгалтерия получила приказ для начисления доплаты.
• Предусмотрен запасной вариант на случай досрочного отказа замещающего работника.
• Отпускник передал дела, документы и доступы до начала отпуска.

Отмечено 0 из 10

Статья носит информационный характер и основана на нормах Трудового кодекса РФ и КоАП РФ в редакции на октябрь 2026 года. Условия замещения и размер доплаты могут быть уточнены коллективным договором и локальными актами вашей организации.