Служебная записка о доплате за увеличение объема работ: образец 2026 и оформление по ст. 60.2 и 151 ТК РФ

Служебная записка о доплате за увеличение объема работ, образец которой можно скачать ниже, нужна руководителю, когда сотрудник фактически работает «за двоих» по своей же должности, а зарплата остаётся прежней. Записка фиксирует рост нагрузки цифрами и просит директора установить доплату по ст. 151 ТК РФ, пока работник не ушёл или не обратился в трудовую инспекцию.

Коротко: что нужно знать

• Что это. Внутренний документ руководителя подразделения на имя директора с обоснованием доплаты работнику, у которого вырос объём работы по той же профессии или должности.
• Правовая основа. Увеличение объёма работ и расширение зон обслуживания (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ), доплата по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ).
• Условия. Письменное согласие работника, работа в пределах рабочего дня, срок, содержание и объём устанавливает работодатель с согласия работника.
• Размер доплаты. Закон его не ограничивает: стороны договариваются о твёрдой сумме или проценте от оклада.
• Отказ. Любая сторона может досрочно прекратить дополнительную работу, письменно предупредив другую не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).
• Пошлины и сборы. Не взимаются.

Служебная записка о доплате за увеличение объема работ: зачем она нужна

ТК РФ не требует служебной записки, но без неё у директора нет оснований подписывать допсоглашение и приказ, а у бухгалтерии нет обоснования для выплаты. Записка выполняет три функции:

1. Документирует рост нагрузки. Показатели «было» и «стало» объясняют, почему нужна доплата и какой она должна быть.
2. Фиксирует согласие работника. Его подпись на записке подтверждает, что он согласен на дополнительную работу и условия оплаты. Это требование ч. 1 и 3 ст. 60.2 ТК РФ.
3. Защищает работодателя. При проверке ГИТ или в споре видно, что объём и доплата были согласованы заранее, а не «по факту».

После записки оформляются два документа: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ. Образцы обоих есть у нас: дополнительное соглашение о совмещении должностей и приказ о совмещении должностей. Для увеличения объёма работ их структура та же, меняется только формулировка вида дополнительной работы.

Правовая основа: увеличение объёма работ в системе ст. 60.2 ТК РФ

Статья 60.2 ТК РФ называет несколько форм дополнительной работы в пределах рабочего дня:

Расширение зоны обслуживания и увеличение объёма работ близки: в обоих случаях работник выполняет свою же работу, но больше. Разница условная: расширение зоны означает новый участок (территорию, объект, класс), увеличение объёма означает больше однотипных задач на прежнем участке. Порядок оформления и оплаты одинаковый, поэтому в образце можно указать любой из этих показателей.

Основные правила:

• Письменное согласие. Без него поручение дополнительной работы незаконно (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ).
• В пределах рабочего дня. Если работник не успевает и остаётся после смены, это уже сверхурочная работа со своими лимитами и повышенной оплатой. С 1 сентября 2026 года эти правила изменены законом № 144-ФЗ: подробнее в статье «Сверхурочные до 240 часов в 2026 году».
• Доплата по соглашению. Размер определяется сторонами с учётом содержания и объёма дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Минимума и максимума нет.
• Срок и объём устанавливает работодатель с согласия работника (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ). Срок может быть определённым или «до отмены поручения».
• Досрочный отказ возможен для обеих сторон с письменным предупреждением за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).

Когда доплата не положена

Если увеличенный объём изначально предусмотрен трудовым договором или должностной инструкцией, то это не дополнительная работа, а обычная трудовая функция, и доплата по ст. 151 ТК РФ не нужна. Но работодатель не может просто «дописать» в инструкцию новые обязанности без согласия работника: изменение трудовой функции требует соглашения сторон (ст. 72 ТК РФ), а изменение организационных условий труда допускается только с уведомлением за два месяца и при сохранении трудовой функции (ст. 74 ТК РФ).

Доплата и МРОТ

Конституционный Суд в постановлении от 16.12.2019 № 40-П указал, что доплата за совмещение профессий (должностей) не включается в ту часть зарплаты, которая доводится до МРОТ. Логика КС основана на том, что дополнительная работа должна оплачиваться сверх оплаты основной работы. На практике её распространяют и на доплату за увеличение объёма работ: если оклад равен МРОТ, доплату безопаснее начислять сверх него.

Пошаговый порядок

1. Зафиксируйте рост нагрузки. Соберите показатели за последние 2–3 месяца: количество клиентов, заявок, документов, площадь участка. Именно цифры обоснуют доплату.
2. Обсудите условия с работником. Объём, срок и размер доплаты. Получите его согласие.
3. Составьте служебную записку. Опишите причину, показатели и предлагаемую доплату. Работник подписывает записку в подтверждение согласия.
4. Получите резолюцию директора. Он утверждает размер доплаты или предлагает свой.
5. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору: вид дополнительной работы, объём, срок, доплата.
6. Издайте приказ с теми же условиями и ознакомьте работника под подпись.
7. Начисляйте доплату вместе с зарплатой в установленные сроки (ст. 136 ТК РФ). Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычная часть заработной платы.

Служебная записка о доплате за увеличение объема работ образец: что в нём и как заполнить

Шапка. Справа: адресат (генеральный директор, организация, ФИО в дательном падеже) и автор (должность, подразделение, ФИО в родительном падеже). Пишет руководитель подразделения, а не сам работник: служебная записка от работника о доплате себе возможна, но имеет меньший вес.

Номер и дата. По журналу регистрации служебных документов.

Причина роста нагрузки. Первый абзац: с какой даты и почему вырос объём работы. Например, открыт новый пункт выдачи, увеличилась клиентская база, подразделению передан дополнительный участок.

Показатели «было» и «стало». Самый важный блок. Укажите два-три измеримых показателя. Это обоснование размера доплаты и защита от претензий проверяющих, что доплата установлена произвольно. Берите данные из учётных систем: CRM, журнала заявок, графика уборки, табеля. Если показатель сложно посчитать, опишите новые участки или объекты конкретно, с адресами и площадью, чтобы через полгода было понятно, за что именно установлена доплата.

Условия выполнения. Абзац подтверждает, что работа выполняется в пределах рабочего дня, без сверхурочных, и что дополнительный объём не предусмотрен трудовым договором и должностной инструкцией. Это два ключевых признака дополнительной работы по ст. 60.2 ТК РФ.

Отметка о согласии. Работник ознакомлен с содержанием и объёмом работы и согласен. В конце записки он расписывается под соответствующей фразой.

Просительная часть. Три пункта: поручить дополнительную работу на период, установить доплату цифрами и прописью, поручить кадрам и бухгалтерии оформить документы и начислять доплату.

Приложения. Расчёт показателей нагрузки и должностная инструкция работника.

Подписи. Автор записки ставит дату и подпись, ниже ставит дату и подпись работник.

Как определить размер доплаты

Способы выбирают по ситуации:

• Твёрдая сумма в месяц. Проще всего для расчёта и понятнее работнику. Заложен в образец.
• Процент от оклада. Например, если объём вырос на 40%, доплата может составить 30–40% оклада.
• Пропорционально вакантной ставке. Если работник взял на себя часть обязанностей уволившегося коллеги, доплату часто рассчитывают как долю его оклада.

Если в организации есть положение об оплате труда с диапазонами доплат, размер должен им соответствовать. Повысить или снизить доплату в дальнейшем можно только новым соглашением с работником.

Если записку пишет сам работник

Бывает, что руководитель не спешит оформлять доплату, и работник инициирует вопрос сам. Это допустимо: служебная записка от работника на имя директора (или через непосредственного руководителя) с перечнем дополнительных обязанностей, показателями и просьбой установить доплату. Структура та же, что в образце, только автор и работник совпадают, а отметка о согласии не нужна: инициатива уже выражает согласие.

Такая записка полезна и как доказательство. Если доплату так и не установили, а дополнительная работа продолжается, работник может сослаться на неё в обращении в ГИТ или в иске о взыскании доплаты. Срок обращения в суд по спорам о невыплате заработной платы составляет один год со дня установленного срока выплаты (ч. 2 ст. 392 ТК РФ). Поэтому записку лучше регистрировать и сохранять копию с входящим номером.

Как изменить или прекратить доплату

Объём работы со временем меняется: вакансию закрыли, новый участок передали другому подразделению. Варианты действий:

• Срок истёк. Если в соглашении указан конкретный период, дополнительная работа и доплата прекращаются автоматически. Продлить их можно новым соглашением и приказом.
• Работодатель отменяет поручение досрочно. Работнику направляется письменное уведомление не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ), затем издаётся приказ об отмене.
• Объём снизился частично. Размер доплаты уменьшается только по соглашению с работником. Если он не согласен, работодатель может отменить поручение полностью и предложить новое на других условиях.
• Работник отказывается. Он предупреждает работодателя письменно за три рабочих дня. Такой отказ не является дисциплинарным проступком.

Практика

По данным v2b.ru, Шестой кассационный суд общей юрисдикции в постановлении от 29.01.2021 № 16-848/2021 оставил в силе штраф по ст. 5.27 КоАП РФ для акционерного общества, которое увеличило работнице объём обязанностей без её письменного согласия. Работодателю не помогло, что доплата выплачивалась и работница была уведомлена: без письменного согласия поручение дополнительной работы незаконно.

Минтруд в письме от 12.07.2021 № 14-1/ООГ-6636 (по тем же данным) разбирал ситуацию, когда заместитель исполняет обязанности директора в его отпуск: если такая обязанность закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции, отдельная доплата не требуется. Этот подход применим и к увеличению объёма работ.

Частые ошибки

• Нет письменного согласия. Самая частая причина штрафов. Подпись работника на записке, в допсоглашении и в приказе снимает этот риск.
• Нет показателей. «В связи с производственной необходимостью» не объясняет, за что платится доплата.
• Доплата выплачивается без приказа и допсоглашения. Бухгалтерия не вправе начислять выплату, не предусмотренную документами.
• Работа за пределами рабочего дня. Тогда это сверхурочная работа, и оплачивать её нужно по ст. 152 ТК РФ.
• Изменение должностной инструкции вместо доплаты. Без согласия работника это незаконное изменение трудовой функции.
• Нет срока. Без срока поручение действует до отмены, и стороны забывают его пересмотреть, когда нагрузка снижается.

Ответственность работодателя

Поручение дополнительной работы без согласия и без доплаты квалифицируется по ст. 5.27 КоАП РФ: при первом нарушении организации грозит штраф 30 000–50 000 ₽, должностному лицу предупреждение или 1 000–5 000 ₽, ИП 1 000–5 000 ₽; при повторном организации 50 000–70 000 ₽. Работник вправе взыскать доплату с компенсацией за задержку по ст. 236 ТК РФ.

Чек-лист

• Рост нагрузки подтверждён показателями «было» и «стало».
• Дополнительный объём не предусмотрен трудовым договором и инструкцией.
• Работа укладывается в рабочий день.
• Согласованы срок и размер доплаты цифрами и прописью.
• Работник подписал согласие на записке.
• Оформлены допсоглашение и приказ, работник ознакомлен.
• Бухгалтерия начисляет доплату вместе с зарплатой.

Отмечено 0 из 7

Статья носит информационный характер и основана на нормах Трудового кодекса РФ и КоАП РФ в редакции на октябрь 2026 года. Размер доплаты и порядок её установления могут уточняться коллективным договором и положением об оплате труда вашей организации.