Приказ о единовременной выплате к отпуску: образец 2026, налоги и средний заработок

Приказ о единовременной выплате к отпуску оформляют, когда положение об оплате труда, коллективный или трудовой договор обещают работнику дополнительную сумму к ежегодному отпуску (её часто называют материальной помощью к отпуску или «отпускной надбавкой»). Ниже разберём, откуда берётся право на такую выплату, как составить приказ, как её облагать налогами и почему её не включают в средний заработок.

Коротко о главном

• Что это: распорядительный документ работодателя о начислении работнику дополнительной суммы в связи с уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск.
• Обязательна ли выплата: Трудовой кодекс её не требует. Она становится обязательной, только если закреплена в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре (ст. 135 ТК РФ). Для государственных гражданских служащих она прямо предусмотрена законом.
• Кто подписывает: руководитель организации или иное лицо с правом издавать приказы по личному составу.
• Форма: свободная, унифицированной формы нет.
• Когда платить: в срок, установленный локальным актом; на практике вместе с отпускными, которые выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
• Размер: любой, который установил работодатель: фиксированная сумма, процент или количество должностных окладов.
• Пошлины и подача куда-либо: отсутствуют, документ внутренний.

Откуда берётся право на выплату

Коммерческие организации

Системы оплаты труда, включая доплаты, надбавки и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). Локальный акт о системе оплаты труда принимается с учётом мнения представительного органа работников, если он есть. Значит, если в положении об оплате труда или в коллективном договоре написано «при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику выплачивается единовременная выплата в размере одного должностного оклада», работодатель обязан её начислить при наступлении условий. Отказать произвольно нельзя: выплачивать заработную плату и иные причитающиеся суммы в полном размере работодатель обязан по ст. 22 ТК РФ.

Если же в локальных актах такой выплаты нет, её можно назначить разовым решением руководителя. Но тогда это уже не обязательство, а поощрение или материальная помощь по усмотрению работодателя.

Государственные гражданские служащие

Для гражданских служащих единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска входит в состав денежного содержания: её прямо называет п. 6 ч. 5 ст. 50 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Конкретный размер и порядок выплаты определяются нормативными актами для соответствующей категории служащих и положением, утверждённым представителем нанимателя. Аналогичные выплаты есть и у многих муниципальных служащих в силу региональных и муниципальных актов.

Бюджетные учреждения

В школах, больницах, учреждениях культуры выплата к отпуску возможна, если она предусмотрена отраслевым или региональным положением об оплате труда и коллективным договором учреждения, а в фонде оплаты труда есть средства. Порядок тот же: основание в локальном акте, затем приказ по каждому работнику.

Что прописать в положении об оплате труда

Приказ лишь исполняет правило, заложенное в локальном акте. Если правило сформулировано размыто, споры неизбежны и у работников, и у налоговой. В пункте положения о выплате к отпуску стоит ответить на несколько вопросов:

Помните о характере выплаты. Формулировка «материальная помощь к отпуску» тяготеет к социальной выплате: льгота до 4 000 ₽, исключение из среднего заработка, спор об учёте в расходах. Формулировка «единовременная выплата в составе системы оплаты труда» ближе к зарплате: полное обложение, вероятный учёт в среднем заработке как выплаты, предусмотренной системой оплаты труда, но проще отстоять учёт в расходах на оплату труда. Образец к статье рассчитан на первый, самый распространённый вариант. Выбор лучше согласовать с бухгалтерией до утверждения положения.

Как оформить: пошаговый порядок

1. Проверьте основание. Найдите пункт положения об оплате труда, коллективного или трудового договора, который устанавливает выплату, её размер и условия (например, раз в год, при отпуске не менее 14 дней, при стаже не менее шести месяцев).
2. Получите заявление, если это требует локальный акт. Во многих организациях выплата производится по заявлению работника, которое подают вместе с заявлением на отпуск или после ознакомления с графиком отпусков.
3. Убедитесь, что отпуск оформлен. Нужен приказ о предоставлении отпуска; его реквизиты указываются в преамбуле. Как его составить, мы разбирали в статье про приказ о предоставлении отпуска.
4. Рассчитайте сумму. По правилу из локального акта: оклад, процент, фиксированная сумма. При неполной ставке или неполном отработанном годе применяйте пропорцию только если её предусматривает положение.
5. Подготовьте и подпишите приказ. Отдельным приказом по каждому работнику или общим приказом со списком.
6. Ознакомьте работника и передайте приказ в бухгалтерию.
7. Выплатите сумму в установленный срок, обычно вместе с отпускными.

Приказ о единовременной выплате к отпуску образец: что в нём и как заполнить

Образец рассчитан на самую частую ситуацию: выплата предусмотрена положением об оплате труда и производится по заявлению работника одновременно с отпускными.

Шапка. Полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес; город, дата и номер приказа по журналу регистрации.

Заголовок. «О единовременной выплате к ежегодному оплачиваемому отпуску». Так документ легко найти в деле с приказами, а бухгалтерия сразу понимает вид выплаты.

Преамбула. Три обязательных элемента: пункт локального акта, который устанавливает выплату (с реквизитами приказа о его утверждении); отпуск, в связи с которым производится выплата (продолжительность, даты, реквизиты приказа об отпуске); заявление работника. Именно ссылка на локальный акт показывает проверяющим, что выплата системная, а не произвольная.

Пункт 1: кому и сколько. Должность, подразделение, ФИО, табельный номер, рабочий год, за который предоставляется отпуск, сумма цифрами и прописью и база расчёта (например, «один должностной оклад»). Указание рабочего года защищает от двойной выплаты, если отпуск разбит на части.

Пункт 2: срок и способ. Одновременно с отпускными, с крайней датой, на зарплатный счёт.

Пункт 3: поручения бухгалтерии. Начислить и выплатить, исчислить НДФЛ и страховые взносы с учётом льгот для материальной помощи, не включать сумму в средний заработок.

Пункты 4 и 5. Ознакомление работника под подпись и контроль исполнения.

Основание, подпись и лист ознакомления. Перечень документов-оснований, подпись руководителя, таблица с подписями работника и главного бухгалтера.

Если в организации выплата полагается без заявления, просто уберите упоминание заявления из преамбулы и основания.

Налоги и средний заработок

Это самая спорная часть темы, поэтому разберём её отдельно.

Приказ о выплате единовременной выплаты к отпуску и НДФЛ со взносами

Если выплата оформлена как материальная помощь, действуют льготы для материальной помощи:

• НДФЛ: не облагается материальная помощь работодателя своим работникам в сумме до 4 000 ₽ за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ); с превышения налог удерживается.
• Страховые взносы: не облагается материальная помощь работникам в сумме до 4 000 ₽ на одного работника за расчётный период (подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Лимит 4 000 ₽ общий для всей материальной помощи за год, а не только для выплаты к отпуску. Остальная часть облагается в обычном порядке. Если же положение об оплате труда прямо называет выплату элементом оплаты труда (например, «надбавка к отпуску в размере оклада»), она облагается НДФЛ и взносами в полном размере без льготы.

Налог на прибыль

Минфин России исходит из того, что материальная помощь к отпуску в расходах не учитывается: по п. 23 ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу суммы материальной помощи работникам (письмо Минфина России от 11.02.2009 № 03-03-06/1/49 и более ранние письма). Часть арбитражных судов признавала такие суммы расходами на оплату труда, если выплата предусмотрена трудовыми или коллективным договорами (п. 25 ст. 255 НК РФ), но единообразной практики нет. Чем теснее выплата связана с трудом (зависит от оклада, стажа, выполнения обязанностей) и чем чётче она прописана в трудовом договоре, тем больше аргументов для её учёта в расходах.

Средний заработок

С 1 сентября 2025 года средний заработок рассчитывается по Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. По его п. 3 для расчёта среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, в том числе материальная помощь. Поэтому выплата к отпуску, оформленная как материальная помощь, не увеличивает ни отпускные, ни компенсацию за неиспользованный отпуск. Для федеральных гражданских служащих действуют свои правила исчисления денежного содержания.

Особые ситуации

Отпуск разбит на части. Положение должно отвечать на вопрос, к какой части платить. Удобное правило: к части не менее 14 календарных дней (такую часть ч. 1 ст. 125 ТК РФ требует при разделении отпуска). В приказе указывайте рабочий год, чтобы не выплатить дважды.

Увольнение до отпуска. Если работник увольняется и получает компенсацию за неиспользованный отпуск, выплата к отпуску по общему правилу не положена, ведь отпуск не предоставляется. Исключение возможно, только если его прямо предусматривает локальный акт.

Работник на испытательном сроке или проработал меньше года. Решает положение: многие работодатели устанавливают минимальный стаж в шесть месяцев, совпадающий с правом на первый отпуск.

Выплата по особым обстоятельствам. Если работник просит деньги не к отпуску, а в связи с рождением ребёнка, смертью родственника и т.п., это другая выплата с иными налоговыми льготами. Для неё подойдёт приказ о материальной помощи.

Частые ошибки

• Нет ссылки на локальный акт. Без неё выплата выглядит произвольной, а при проверке сложнее обосновать налоговый режим.
• Выплата не закреплена в положении, но платится всем и регулярно. Фактически это элемент системы оплаты труда; лучше закрепить его в положении об оплате труда или о премировании. Пример такого документа есть в статье про положение о премировании.
• Сумма включена в средний заработок. Это противоречит п. 3 Положения № 540 и ведёт к переплате отпускных.
• Забыли про лимит 4 000 ₽. Льгота по НДФЛ и взносам считается нарастающим итогом за год по всей материальной помощи.
• Двойная выплата при делении отпуска. Решается указанием рабочего года и правила о части не менее 14 дней.
• Работник не ознакомлен с приказом. Тогда трудно доказать, что он знал размер и основание выплаты.

Практика

Споры о выплате к отпуску обычно сводятся к одному вопросу: предусмотрена ли она локальным актом или трудовым договором как обязательная. Если да, работник вправе взыскать её вместе с компенсацией за задержку по ст. 236 ТК РФ, а работодатель не может отказать без оснований, указанных в самом положении. Если выплата в положении сформулирована как право работодателя («может выплачиваться»), суды, как правило, признают её не гарантированной и отказывают во взыскании. Поэтому формулировка пункта положения важнее формы самого приказа.

Чек-лист

• Найден пункт положения об оплате труда (коллективного, трудового договора) об отпускной выплате.
• Проверены условия: стаж, продолжительность части отпуска, периодичность.
• Получено заявление работника, если его требует положение.
• Издан приказ о предоставлении отпуска.
• Сумма рассчитана по правилу положения, указана цифрами и прописью.
• В приказе указаны рабочий год, срок и способ выплаты.
• Бухгалтерия учла лимит 4 000 ₽ по НДФЛ и взносам.
• Сумма не включена в средний заработок.
• Работник ознакомлен с приказом под подпись.

Отмечено 0 из 9

Статья носит информационный характер и отражает нормы трудового и налогового законодательства на октябрь 2026 года. Конкретный размер, условия и налоговый режим выплаты зависят от формулировок локальных актов работодателя.