Приказ о материальной помощи: образец 2026, НДФЛ и взносы при смерти родственника, рождении ребёнка и к отпуску

Ни одна статья Трудового кодекса не обязывает работодателя платить материальную помощь, но если она обещана в коллективном договоре или положении об оплате труда, каждая выплата оформляется отдельным распорядительным документом. Приказ о материальной помощи фиксирует повод, сумму и срок выплаты, а от того, как точно в нём указано основание, зависит, придётся ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Ниже разбираем правила 2026 года, включая новый лимит для выплат при рождении ребёнка, и даём шаблон в Word.

Скачать образец приказа о выплате материальной помощи работнику в Word

Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.

Не хотите заполнять вручную? В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.

Коротко: что нужно знать о материальной помощи

Вопрос	Ответ
Обязательна ли	Нет, если не предусмотрена коллективным договором, локальным актом или трудовым договором
Где закрепить условия	Коллективный договор, положение об оплате труда или отдельное положение о материальной помощи (ст. 8, 41, 135 ТК РФ)
Документы для выплаты	Заявление работника, подтверждающие документы, приказ руководителя
Смерть члена семьи	Без НДФЛ и взносов без ограничения суммы (п. 8 ст. 217, пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ)
Рождение ребёнка	С 2026 года без НДФЛ и взносов до 1 000 000 ₽ на каждого ребёнка при выплате в первый год
Иные поводы (отпуск, болезнь, свадьба)	Без НДФЛ и взносов только 4 000 ₽ в год (п. 28 ст. 217, пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ)
Средний заработок	Не учитывается (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540)
Срок хранения приказа	50 лет как приказа по личному составу о выплатах работникам

Правовая основа

Трудовое право. Материальная помощь не входит в заработную плату в смысле ст. 129 ТК РФ: она не зависит от квалификации и результатов труда и выплачивается в связи с жизненными обстоятельствами работника. Право работодателя устанавливать такие выплаты вытекает из ст. 8 и 41 ТК РФ (локальные акты и коллективный договор). Если положение о материальной помощи закрепляет обязательную выплату при определённом событии, работодатель не вправе отказать работнику, который подтвердил основание: условие становится обязательным, как и любое другое условие локального акта.

Налоги. Налоговый кодекс разделяет материальную помощь на виды:

• Смерть члена семьи работника или самого работника. Единовременная помощь членам семьи умершего работника (бывшего работника, вышедшего на пенсию) и работнику в связи со смертью члена его семьи освобождена от НДФЛ без лимита (п. 8 ст. 217 НК РФ). Помощь работнику в связи со смертью члена семьи не облагается и страховыми взносами (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
• Рождение, усыновление ребёнка, установление опеки. Единовременная помощь родителям, усыновителям, опекунам, выплаченная в течение первого года после рождения (усыновления, установления опеки), освобождена от НДФЛ и страховых взносов. Федеральным законом от 23.07.2025 № 227-ФЗ лимит с 1 января 2026 года увеличен с 50 000 до 1 000 000 ₽ на каждого ребёнка. Одновременно такая помощь в пределах лимита стала учитываться в расходах по налогу на прибыль (пп. 19.15 п. 1 ст. 265 НК РФ).
• Помощь пострадавшим от стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций и терактов также имеет специальные освобождения по ст. 217 и 422 НК РФ.
• Все прочие поводы. Материальная помощь работникам и бывшим работникам, уволившимся на пенсию по инвалидности или возрасту, не облагается НДФЛ в пределах 4 000 ₽ за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Тот же лимит действует для страховых взносов (пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). Всё, что выше, облагается в общем порядке.

Налог на прибыль. По общему правилу материальная помощь работникам не уменьшает налоговую базу (п. 23 ст. 270 НК РФ). Исключения: помощь при рождении ребёнка в пределах нового лимита и, по позиции Минфина (письма от 22.10.2013 № 03-03-06/4/44144, от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912), выплаты к отпуску, предусмотренные трудовым или коллективным договором.

Пошаговый порядок выплаты

1. Проверьте основание. Найдите в коллективном договоре или положении пункт о материальной помощи: при каких событиях, в каком размере, какие документы нужны.
2. Получите заявление работника с указанием повода и приложенными документами: свидетельство о смерти и документ о родстве, свидетельство о рождении ребёнка, свидетельство о браке, медицинские документы.
3. Подпишите приказ. Руководитель может указать твёрдую сумму или сумму в пределах, установленных положением.
4. Ознакомьте работника с приказом и передайте приказ в бухгалтерию.
5. Бухгалтерия выплачивает помощь в указанный срок и отражает её в отчётности с правильным кодом дохода, применяя нужное освобождение.
6. Сохраните документы-основания вместе с приказом: при налоговой проверке именно они подтверждают льготу.

Приказ о материальной помощи образец: что в нём и как заполнить

Наш шаблон составлен под самую частую и самую «льготную» ситуацию: единовременная материальная помощь работнику в связи со смертью члена семьи. Для других поводов в нём достаточно изменить формулировку основания и перечень документов.

Шапка и номер. Наименование и реквизиты работодателя, номер приказа (как правило, по личному составу) и дата.

Преамбула. Ссылка на конкретный пункт локального акта, который предусматривает помощь, с его реквизитами, повод и заявление работника. Без ссылки на локальный акт приказ всё равно действителен, но при проверке сложнее объяснить, почему одному работнику помощь выплачена, а другому нет.

Пункт 1: кому, за что и сколько. ФИО полностью, должность, табельный номер, точное описание события (степень родства, ФИО умершего, дата смерти) и сумма цифрами и прописью. Слово «единовременная» важно: льгота п. 8 ст. 217 НК РФ распространяется именно на единовременную помощь.

Пункт 2: срок и способ выплаты. Источник средств, дата выплаты и перечисление на зарплатную карту.

Пункт 3: поручения бухгалтерии. Начислить и выплатить, применить освобождения по ст. 217 и 422 НК РФ, не включать сумму в расчёт среднего заработка.

Пункты 4–5. Ознакомление работника и хранение документов-оснований, контроль.

Основание. Заявление работника, копия свидетельства о смерти, документ о родстве. Если работник просит помощь в связи со смертью супруга, подойдёт свидетельство о браке, если родителя, то свидетельство о рождении работника.

Шаблон удобно использовать и как приказ о выплате материальной помощи сотрудникам, если помощь получают сразу несколько человек: в пункте 1 перечислите их списком или оформите таблицу с ФИО, должностями и суммами. Если в организации принято название «приказ о выделении материальной помощи», образец подойдёт и под него: юридически это тот же документ. Приказ о материальной помощи образец РБ (Республики Беларусь) составляется по белорусскому законодательству, наш шаблон рассчитан на нормы России.

Типовые поводы и их особенности

В связи со смертью родственника: образец по умолчанию

Главный документ здесь — свидетельство о смерти, а также документ, подтверждающий, что умерший был членом семьи работника. Налоговый кодекс не раскрывает понятие «член семьи» для п. 8 ст. 217 НК РФ, поэтому безопаснее подтверждать близкое родство (супруг, родители, дети, братья, сёстры, бабушки и дедушки). Приказ о материальной помощи в связи со смертью родственника образец, который мы предлагаем, учитывает это требование в перечне оснований.

В связи со смертью работника

Если умер сам работник, помощь выплачивается его родственникам. Приказ о материальной помощи в связи со смертью работника, образец которого составляется на основе нашего шаблона, отличается получателем: в пункте 1 указывается член семьи умершего (ФИО, степень родства, паспортные данные, реквизиты счёта), а в основании — его заявление, свидетельство о смерти работника и документ о родстве. От НДФЛ такая помощь освобождена по п. 8 ст. 217 НК РФ. Страховые взносы не начисляются, поскольку получатель не состоит с организацией в трудовых отношениях.

В связи с рождением ребёнка

Приказ о материальной помощи в связи с рождением ребёнка, образец которого строится по той же схеме, должен содержать ФИО и дату рождения ребёнка, а в основании — свидетельство о рождении. Выплату важно произвести в течение первого года жизни ребёнка: только тогда действует освобождение в пределах 1 000 000 ₽. Помощь выплачивается единовременно, одним приказом.

В связи с болезнью

Помощь на лечение льготируется только в пределах 4 000 ₽ в год. Если работодатель оплачивает медицинские услуги работника или его близких, отдельное освобождение может дать п. 10 ст. 217 НК РФ, но для этого нужны документы об оказании услуг и соблюдение других условий этой нормы. В приказе о материальной помощи в связи с болезнью полезно указать, какие документы приложены (выписка, договор на оказание медуслуг, чеки).

В связи с бракосочетанием

Регистрация брака специальной льготы не имеет: свыше 4 000 ₽ в год сумма облагается НДФЛ и взносами. В основании приказа о материальной помощи в связи с бракосочетанием указывается свидетельство о заключении брака.

К отпуску

Приказ о материальной помощи к отпуску, образец которого часто ищут бухгалтеры, оформляется одновременно с приказом об отпуске или после него. Такая выплата обычно предусмотрена положением об оплате труда в размере оклада или его части и привязана к ежегодному оплачиваемому отпуску. Она облагается НДФЛ и взносами сверх 4 000 ₽ в год. Чтобы получить приказ о выплате материальной помощи к отпуску, образец из нашего шаблона достаточно дополнить: в пункте 1 укажите реквизиты приказа о предоставлении отпуска и его даты. О том, как оформляется сам отпуск, мы писали в статье о заявлении на ежегодный отпуск.

Может ли работодатель отказать

Ответ зависит от того, как сформулирован локальный акт. Если в положении написано «работнику выплачивается материальная помощь в размере одного оклада в связи со смертью близкого родственника», выплата становится гарантированной: работник, который представил заявление и документы, вправе требовать её через трудовую инспекцию или суд как задолженность работодателя. Если же формулировка диспозитивная («может быть оказана по решению руководителя с учётом финансового положения организации»), отказ допустим, но он не должен быть дискриминационным: одинаковые ситуации у разных работников должны решаться одинаково.

Практический совет работодателю: закрепите в положении закрытый перечень поводов, размер или предельный размер помощи, перечень документов и срок подачи заявления (например, не позднее шести месяцев после события). Работнику, которому отказали в обязательной выплате, стоит запросить письменный ответ и копию положения: эти документы понадобятся для жалобы или иска.

Приказ о материальной помощи: срок хранения

Приказы о любых выплатах работникам, включая материальную помощь, относятся к приказам по личному составу. По Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, они хранятся 50 лет (документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, 75 лет). Документы-основания (заявления, копии свидетельств) хранят вместе с приказом. Для налоговых целей бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет, но кадровый срок дольше и перекрывает его.

Частые ошибки

• Нет слова «единовременная» или помощь разбита на несколько приказов по одному поводу. Льготы п. 8 ст. 217 НК РФ рассчитаны на единовременную выплату.
• Нет документов о родстве. Без них налоговый орган может переквалифицировать выплату в обычную материальную помощь с лимитом 4 000 ₽.
• Помощь при рождении ребёнка выплачена позже первого года. Освобождение тогда не применяется.
• Матпомощь включена в средний заработок. Это противоречит п. 3 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ № 540.
• Повод «по семейным обстоятельствам» без конкретики. Такая формулировка не позволяет применить ни одну специальную льготу.
• Выплата без основания в локальном акте при наличии положения, где этот повод не предусмотрен: у работодателя возникнут сложности с обоснованием выплаты перед проверяющими и другими работниками.

Если в организации наряду с помощью действует система премирования, документы удобно разграничить: премия зависит от результатов труда и является частью зарплаты. Как оформить её, мы рассказывали в статье о приказе о премировании.

Чек-лист

• Повод для выплаты предусмотрен коллективным договором или положением.
• Получено заявление работника с подтверждающими документами.
• В приказе указаны точный повод, слово «единовременная», сумма цифрами и прописью и срок выплаты.
• Для смерти члена семьи приложены свидетельство о смерти и документ о родстве.
• Для рождения ребёнка выплата укладывается в первый год и лимит 1 000 000 ₽.
• Бухгалтерия применяет правильное освобождение по ст. 217 и 422 НК РФ.
• Сумма исключена из расчёта среднего заработка.
• Приказ и документы-основания хранятся 50 лет.

Статья носит информационный характер и отражает нормы Трудового и Налогового кодексов РФ по состоянию на октябрь 2026 года. Налоговые последствия конкретной выплаты рекомендуем сверить с бухгалтером или налоговым консультантом.