Служебная записка о возложении обязанностей отпускника на другого работника с доплатой
Готовится до начала отпуска по графику: в ней названы даты отсутствия и обязанности, которые нельзя приостановить, например работа с заявками, счетами и отчётностью. Замещающий остаётся на своей должности, а поручение оформляется как дополнительная работа. Условия перечислены списком: срок, объём с оговоркой, что не передаётся (скажем, подписание договоров), месячная доплата пропорционально времени замещения и дата передачи дел и доступов. Под текстом расписывается сам замещающий, подтверждая согласие, – без этой подписи поручение незаконно. Кадровая служба затем оформляет допсоглашение и приказ.
DOCX, 38 КБ, обновлён 22 октября 2026 г.
Генеральному директору
[полное наименование организации]
[ФИО руководителя в дательном падеже]
от [должность автора записки]
[наименование структурного подразделения]
[ФИО автора в родительном падеже]
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о замещении работника на время ежегодного отпуска
№ [номер записки] [дата составления] г.
Довожу до Вашего сведения, что [должность отсутствующего работника] [наименование структурного подразделения] [ФИО отсутствующего работника полностью] в соответствии с графиком отпусков на [год] год будет находиться в ежегодном оплачиваемом отпуске с [дата начала] по [дата окончания] включительно, [количество] календарных дней.
На время отпуска необходимо обеспечить выполнение его обязанностей, которые не могут быть приостановлены без ущерба для работы подразделения: [перечень основных обязанностей, например: приём и обработка заявок клиентов, подготовка договоров и счетов, контроль поступления оплаты, ведение отчётности в [наименование системы]].
Предлагаю поручить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника [должность замещающего работника] [ФИО замещающего работника полностью] без освобождения от работы, определённой его трудовым договором от [дата] № [номер]. Работник обладает необходимой квалификацией, знаком с участком работы и в течение рабочего дня может выполнять дополнительный объём работ. Замещение не входит в его должностные обязанности, поэтому оформляется как дополнительная работа по ст. 60.2 Трудового кодекса РФ с доплатой по ст. 151 Трудового кодекса РФ.
Предлагаемые условия замещения:
1. Срок: с [дата начала] по [дата окончания] включительно.
2. Содержание: обязанности по должности [должность отсутствующего работника] согласно должностной инструкции, за исключением [перечень обязанностей, которые не передаются, например: подписания договоров от имени организации].
3. Доплата: [сумма цифрами] ([сумма прописью]) руб. в месяц пропорционально времени замещения, сверх оклада по основной должности.
4. Передача дел: до [дата] [ФИО отсутствующего работника в именительном падеже] передаёт замещающему работнику текущие дела, документы и доступы.
Работник с предложением ознакомлен и выразил согласие выполнять дополнительную работу на указанных условиях, что подтверждается его подписью на настоящей записке.
На основании изложенного, руководствуясь ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации,
ПРОШУ:
1. Поручить [должность замещающего работника в дательном падеже] [ФИО замещающего работника в дательном падеже] исполнение обязанностей [должность отсутствующего работника в родительном падеже] на период с [дата начала] по [дата окончания] без освобождения от основной работы.
2. Установить замещающему работнику доплату в размере [сумма цифрами] ([сумма прописью]) руб. в месяц пропорционально времени замещения.
3. Поручить отделу кадров подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о возложении обязанностей, ознакомить с ними работника под подпись.
Приложения
1. Выписка из графика отпусков на [год] год на [количество] л.
2. Копия должностной инструкции [должность отсутствующего работника в родительном падеже] на [количество] л.
[дата]
[подпись] / [ФИО]
С предложением ознакомлен(а), на выполнение дополнительной работы на указанных условиях согласен(на).
[дата]
[подпись] / [ФИО замещающего работника]
Похожие образцы
Все: кадровые документыНаправление работодателя на обязательный предварительный медицинский осмотр при приёме на работу
Бланк разделён на три блока: работодатель с ОКВЭД и формой собственности, медицинская организация с ОГРН и номером договора, кандидат с СНИЛС, полисами, подразделением и должностью. Главное — пункты 15–17: вредные факторы с номерами пунктов приложения к приказу № 988н/1420н, виды работ по приложению к Порядку № 29н и ссылка на карту СОУТ и список контингентов; от них зависит набор врачей. Ниже перечислены документы, которые кандидат берёт с собой, и оговорка, что осмотр оплачивает работодатель. Выдавайте направление под подпись и регистрируйте в журнале.
DOCX38 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Уведомление работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска по графику
Кадровик вписывает реквизиты приказа об утверждении графика, рабочий год, за который предоставляется отпуск, даты начала и окончания и первый рабочий день после отдыха. Текст предупреждает, что отпускные придут на зарплатную карту не позднее чем за три дня, и даёт работнику крайний срок подать заявление о переносе. Блок ознакомления с датой и подписью доказывает соблюдение двухнедельного срока: если сотрудника известили позже, он вправе потребовать перенос отпуска. Удобно готовить такие уведомления сразу на месяц вперёд по графику.
DOCX37 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Уведомление работника о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации
Уведомление ссылается на протокол о ликвидации и запись в ЕГРЮЛ с ГРН, называет ликвидатора и точную дату расторжения договора, а также объясняет, почему перевод на другую работу невозможен. Раздел о гарантиях расписывает выходное пособие, средний заработок за второй месяц по заявлению, поданному в течение 15 рабочих дней, и за третий — по решению службы занятости при обращении в 14 рабочих дней. Есть пункт о досрочном увольнении с компенсацией за оставшийся срок предупреждения. Работника стоит попросить сообщить ликвидатору реквизиты: выплаты за второй и третий месяцы производятся до завершения ликвидации.
DOCX39 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Сообщение работодателя о заключении трудового договора с бывшим государственным служащим
Письмо адресовано представителю нанимателя того органа, где гражданин служил перед увольнением, и повторяет восемь пунктов, которых требуют Правила, утверждённые постановлением Правительства № 29: прежние ФИО, дата и место рождения, последняя должность с датой увольнения, реквизиты приказа о приёме и трудового договора, срок договора, должность и основные обязанности. Обязанности стоит списать из должностной инструкции, а не ограничиться названием должности: по ним комиссия решает вопрос о конфликте интересов. Отправьте письмо в течение 10 календарных дней со дня заключения договора, если со дня увольнения со службы не прошло двух лет.
DOCX38 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Уведомление работника о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока
Уведомление начинается с реквизитов срочного договора и основания срочности именно в той формулировке, что записана в договоре: если её нет, увольнение по истечении срока легко оспорить. Затем называется последний рабочий день по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и перечисляется, что работник получит в этот день: окончательный расчёт с компенсацией отпуска, СТД-Р, бумажную трудовую книжку при её ведении и копии документов по заявлению. Отдельно разъяснено право взять отпуск с последующим увольнением. Вручите письмо не позднее чем за три календарных дня и сохраните второй экземпляр с подписью.
DOCX38 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Служебная записка работника о возмещении расходов, понесённых за счёт личных средств
Работник объясняет, по чьему поручению и почему не стал ждать обычной закупки: например, сломался картридж, а документы для клиента нужны в тот же день. Таблица товаров привязывает каждую сумму к кассовому или товарному чеку, а отдельная фраза подтверждает, что покупки переданы подразделению и личных трат в итоге нет. Просят одобрить сделку, совершённую без полномочий, со ссылкой на п. 2 ст. 183 ГК РФ, и перечислить деньги на счёт с банковскими реквизитами. Внизу непосредственный руководитель подтверждает производственную необходимость. Чеки сдавайте в оригинале.
DOCX38 КБобновлён 22 окт. 2026 г.