Служебная записка о ремонте помещения: образец 2026, акт осмотра и кто платит за ремонт

Служебная записка о ремонте помещения: образец ниже пригодится, когда в кабинете течёт потолок, на складе вздулся пол или в цехе не работает половина светильников, а решение о ремонте и деньгах принимает директор. Записка фиксирует недостатки, показывает риски для людей и имущества и даёт руководителю готовый план: что сделать, сколько это стоит и где на время разместить сотрудников.

Коротко: что нужно знать

• Что это. Внутренний документ, которым руководитель подразделения или ответственный сотрудник сообщает директору о неисправности помещения и просит организовать ремонт.
• Кому адресуется. Руководителю организации или заместителю, который отвечает за административно-хозяйственную часть.
• Обязательна ли. Закон не требует именно записки, но работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда (ст. 22 и 214 ТК РФ). Записка доказывает, что о проблеме сообщили, и запускает процесс её устранения.
• Сроки. Законом не установлены. Если неисправность создаёт угрозу жизни и здоровью, сообщать нужно немедленно, а работы в опасной зоне приостанавливать.
• Пошлины и сборы. Не взимаются.

Служебная записка о ремонте помещения: когда её пишут

Поводов для записки много, но все они сводятся к трём группам:

1. Аварийная ситуация. Протечка, обрушение отделки, повреждение электропроводки, выход из строя отопления. Здесь записка нужна в тот же день, а устное сообщение руководителю не отменяет её, а дополняет.
2. Износ. Помещение постепенно пришло в состояние, при котором работать неудобно или небезопасно: стёртое покрытие пола, трещины, неисправные окна, плохое освещение.
3. Изменение задач. Подразделению нужна перепланировка или переоборудование: новые рабочие места, перегородки, вентиляция под новое оборудование.

Общие правила оформления внутренних записок есть в материале служебная записка: образец и правила. Ниже разберём, что важно именно для ремонта.

Правовая основа

Трудовое право. Работодатель обязан обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Статья 214 ТК РФ конкретизирует обязанности работодателя в сфере охраны труда, включая безопасность при эксплуатации зданий и сооружений. Работник, в свою очередь, обязан немедленно сообщать руководителю о ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей (ст. 215 ТК РФ «Обязанности работника в области охраны труда»).

Если неисправность создаёт опасность, работник вправе отказаться от выполнения работ до её устранения (ст. 216 ТК РФ). Нарушение государственных нормативных требований охраны труда влечёт для организации штраф от 50 000 до 80 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Санитарные требования. Требования к производственным и офисным помещениям, освещению, микроклимату, отоплению и вентиляции установлены санитарными правилами СП 2.2.3670-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к условиям труда» (утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 02.12.2020 № 40). Ссылка на конкретный недостаток (например, недостаточная освещённость или протечки) усиливает записку.

Аренда. Если помещение арендованное, важно, кто отвечает за ремонт. По общему правилу капитальный ремонт делает арендодатель за свой счёт, а текущий ремонт и поддержание имущества в исправном состоянии лежат на арендаторе (п. 1 и 2 ст. 616 ГК РФ). Договор может распределить обязанности иначе, поэтому прежде чем согласовывать расходы, нужно свериться с договором. Типовые условия о ремонте мы приводили в статье договор аренды нежилого помещения: образец.

Налоговый учёт. Расходы на ремонт основных средств, в том числе арендованных, учитываются при расчёте налога на прибыль как прочие расходы в том отчётном (налоговом) периоде, в котором они осуществлены, в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260 НК РФ). Но если работы фактически меняют назначение помещения или улучшают его характеристики (достройка, реконструкция, модернизация), их стоимость увеличивает первоначальную стоимость объекта (п. 2 ст. 257 НК РФ). Поэтому в записке важно точно описывать характер работ: «замена повреждённого покрытия» и «устройство нового помещения» учитываются по-разному.

Пошаговый порядок

1. Осмотрите помещение. Лучше комиссионно: автор записки, представитель хозяйственной службы, при необходимости специалист по охране труда.
2. Зафиксируйте недостатки. Составьте акт осмотра, сделайте фотографии с датой.
3. Примите срочные меры. Если есть опасность, ограничьте доступ, обесточьте участок, переместите людей и имущество.
4. Получите смету. У внутренней службы или у подрядчика. Для крупного ремонта лучше два-три предложения.
5. Подготовьте записку по образцу и приложите акт, фото и смету.
6. Передайте директору и зарегистрируйте записку.
7. После согласования хозяйственная служба заключает договор подряда, контролирует работы и подписывает акт выполненных работ.
8. Если помещение арендовано, параллельно направьте арендодателю письменное уведомление о недостатках, относящихся к капитальному ремонту.

Служебная записка о ремонте помещения образец: что в нём и как заполнить

Образец рассчитан на типичную ситуацию: помещение, где работают сотрудники, повреждено, нужен текущий ремонт силами подрядчика.

Шапка, название, номер и дата

Справа указываются адресат и автор. Под заголовком «Служебная записка» стоит предмет: «о необходимости ремонта помещения». Номер и дата берутся из журнала регистрации внутренних документов.

Описание помещения

Назначение (кабинет, склад, цех), номер, адрес и этаж, площадь, сколько сотрудников в нём работает и из какого подразделения. Эти данные нужны, чтобы директор и хозяйственная служба сразу понимали масштаб и могли найти помещение в плане здания.

Перечень недостатков

Маркированный список с конкретикой: что, где, какого размера. «Протечка потолка у окна, плесень на стене около 2 кв. м» информативнее, чем «требуется косметический ремонт». Дальше ссылка на акт осмотра и фотографии.

Последствия и правовая ссылка

Абзац о том, чем грозят недостатки: ухудшение условий труда, риск травмы, порча имущества. Ссылка на ст. 22 и 214 ТК РФ напоминает директору, что речь идёт не о комфорте, а об обязанности работодателя.

Перечень работ, стоимость и сроки

Что нужно сделать, кто составил смету, сколько стоит работа (цифрами и прописью) и сколько дней она займёт. Это позволяет директору принять решение сразу, без дополнительных запросов.

Временное размещение

Куда переедут сотрудники и имущество на время ремонта. Этот абзац часто забывают, а без него ремонт срывает работу подразделения.

Просительная часть

Три поручения: согласовать ремонт на сумму и в срок, поручить хозяйственной службе организовать работы и контроль, поручить бухгалтерии оплату после подписания акта выполненных работ. Оплата по факту приёмки защищает организацию от некачественных работ.

Приложения и подпись

Акт осмотра, фотографии, смета. В конце дата и подпись автора.

Текущий или капитальный ремонт: как не ошибиться

От классификации зависит, кто платит (если помещение арендовано) и как учитывать расходы.

Если в ходе ремонта меняется назначение помещения или появляются новые качественные характеристики (например, устройство антресоли, перенос несущих стен), это уже не ремонт, а реконструкция. Она может потребовать проекта и согласований, а в налоговом учёте увеличивает стоимость объекта.

Если помещение арендованное

При аренде служебная записка остаётся внутренним документом и не заменяет уведомление арендодателю. Порядок действий:

• проверить, что договор говорит о ремонте: кто и за чей счёт делает текущий и капитальный ремонт, нужно ли согласие арендодателя на работы;
• если недостаток относится к капитальному ремонту, письменно потребовать от арендодателя устранить его;
• при отказе или бездействии арендодателя арендатор вправе, в частности, произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя его стоимость или зачесть её в счёт арендной платы, потребовать соответствующего уменьшения арендной платы либо расторжения договора и возмещения убытков (абз. 3 п. 1 ст. 616 ГК РФ).

Поэтому в записке по арендованному помещению стоит прямо указать, какие работы, по мнению автора, должен сделать арендодатель, а какие организация делает сама.

Как составить акт осмотра

Акт осмотра делает записку доказательной. Закон не устанавливает его форму, поэтому достаточно включить:

• дату, время и место осмотра;
• состав участников (должности и ФИО), лучше не менее трёх человек;
• описание каждого недостатка с указанием места и размеров;
• предполагаемую причину (например, протечка кровли, износ покрытия);
• отметку о фотосъёмке и количестве снимков;
• вывод о том, создаёт ли недостаток опасность для работников, и о срочных мерах;
• подписи участников.

Если неисправность связана с инженерными сетями здания (отопление, водоснабжение, электрика), пригласите на осмотр представителя управляющей организации или собственника здания. Его подпись в акте снимет многие вопросы при последующем распределении расходов.

Кто пишет записку и кому

Обычно автор записки — руководитель подразделения, который отвечает за работу людей в помещении. Но написать её может любой работник, заметивший неисправность. Для работника это ещё и способ выполнить обязанность сообщить об угрозе жизни и здоровью (ст. 215 ТК РФ) и зафиксировать, что он это сделал.

Адресат зависит от внутренней структуры. В небольших компаниях это директор. В крупных записка идёт заместителю по административно-хозяйственной работе или главному инженеру, а директор согласует только крупные суммы. Если в организации есть специалист по охране труда, копию записки об опасном состоянии помещения стоит направить и ему.

Как контролировать ремонт после согласования

Согласованная записка не заканчивает процесс. Чтобы деньги не ушли впустую:

1. Закрепите объём в договоре подряда. Перечень работ и смета должны совпадать с тем, что согласовал директор.
2. Назначьте ответственного за контроль и приёмку работ: обычно это сотрудник хозяйственной службы.
3. Фиксируйте скрытые работы. Если подрядчик меняет проводку или гидроизоляцию, которые потом закроют отделкой, попросите фото и акт на скрытые работы.
4. Принимайте работы по акту и проверяйте, устранены ли все недостатки из записки.
5. Закройте вопрос документально. Отметка о выполнении на записке или в системе документооборота показывает, что работодатель отреагировал на сообщение.

Частые ошибки

• Общие формулировки. «Требуется ремонт» без перечня недостатков и фото не позволяет оценить объём и срочность.
• Нет сметы. Директору не на что опереться, и записка уходит на доработку.
• Замалчивание опасности. Если помещение опасно, это нужно написать прямо и одновременно ограничить доступ. Иначе при несчастном случае записка станет доказательством того, что о проблеме знали, но ничего не сделали.
• Ремонт за свой счёт без проверки договора аренды. Организация оплачивает работы, которые по договору должен был сделать арендодатель.
• Путаница ремонта и реконструкции. Ошибка в классификации ведёт к неправильному налоговому учёту.
• Оплата до приёмки. Без акта выполненных работ сложно предъявить претензии подрядчику.

Практика

Служебные записки о неисправности помещений регулярно встречаются в материалах расследований несчастных случаев на производстве. Если работник сообщил о проблеме, а работодатель не принял мер, комиссия по расследованию, как правило, оценивает это как нарушение требований охраны труда со стороны должностных лиц. В спорах арендаторов с арендодателями внутренние акты осмотра и записки используются как доказательство того, когда появился недостаток и в каком он состоянии. Для суда они весомее, если составлены сразу и подкреплены фотографиями и уведомлением, направленным арендодателю.

Ответы на частые вопросы

Что делать, если директор не отвечает на записку? Направьте повторную записку с отметкой о первой и с описанием того, как ухудшилась ситуация. Если недостаток угрожает безопасности, работники вправе обратиться в комитет (комиссию) по охране труда или в государственную инспекцию труда.

Нужна ли подпись директора на записке? Виза или резолюция директора подтверждает решение. Если в организации принято оформлять решения приказами, на основании записки издаётся приказ о проведении ремонта.

Можно ли включить в записку ремонт нескольких помещений? Да, если речь об одном подразделении и одном подрядчике. Для каждого помещения дайте отдельный перечень недостатков и работ.

Чек-лист

• Помещение осмотрено, составлен акт, сделаны фотографии.
• При наличии опасности доступ ограничен, люди перемещены.
• Недостатки описаны конкретно, со ссылкой на акт.
• Указаны последствия для работников и имущества.
• Есть перечень работ, смета, срок.
• Предусмотрено временное размещение сотрудников и имущества.
• Для арендованного помещения проверен договор и направлено уведомление арендодателю.
• Оплата предусмотрена после подписания акта выполненных работ.

Отмечено 0 из 8

Статья носит информационный характер и основана на нормах ТК РФ, ГК РФ, НК РФ, КоАП РФ и санитарных правилах СП 2.2.3670-20 в редакции на октябрь 2026 года. Распределение обязанностей по ремонту арендованного помещения определяется условиями конкретного договора.