Служебная записка о проделанной работе: образец ниже подойдёт сотруднику или руководителю подразделения, которого попросили отчитаться за месяц, квартал или конкретный проект. Хорошо составленный отчёт показывает не только «чем я занимался», но и результаты в цифрах, причины срывов и план на следующий период. Такая записка часто становится аргументом при решении о премии, повышении или продлении договора.
Образец служебной записки о проделанной работе в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
- Что это. Внутренний отчёт работника или руководителя подразделения о выполненной за период работе, адресованный руководителю.
- Обязательна ли. Трудовой кодекс не требует периодических отчётов. Обязанность отчитываться устанавливается должностной инструкцией, трудовым договором, локальным нормативным актом или распоряжением руководителя.
- Периодичность. Определяет работодатель: еженедельно, за месяц, квартал, год или по завершении проекта.
- Форма. Свободная, если в организации не утверждён шаблон.
- Пошлины и сборы. Не взимаются.
Когда нужен отчёт о проделанной работе
На практике отчёт о проделанной работе нужен в нескольких ситуациях:
- Регулярная отчётность. Должностная инструкция или положение о подразделении обязывают ежемесячно отчитываться о выполнении плана.
- Оценка для премии. Если премия зависит от выполнения показателей, отчёт подтверждает, что они достигнуты. Порядок премирования обычно описан в положении о премировании, а сама выплата оформляется приказом о премировании.
- Окончание испытательного срока или проекта. Руководитель оценивает, справился ли работник.
- Удалённая работа. Работодатель не видит процесс, поэтому отчёт становится основным способом контроля.
- Защита от претензий. Если руководитель считает, что работник «ничего не делает», регулярные отчёты с результатами становятся доказательством обратного.
Правовая основа
Обязанности работника. Работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, и соблюдать трудовую дисциплину (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Работодатель вправе требовать от работников исполнения трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 22 ТК РФ) и принимать локальные нормативные акты (ст. 8 ТК РФ).
Отсюда следует простое правило: работник обязан сдавать отчёты, если эта обязанность закреплена в его трудовом договоре, должностной инструкции или локальном акте, с которым он ознакомлен под подпись, либо дано законное распоряжение руководителя в пределах трудовой функции. Если обязанность закреплена, а отчёт систематически не сдаётся, работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание с соблюдением порядка ст. 193 ТК РФ: затребовать письменное объяснение, выждать два рабочих дня, применить взыскание не позднее месяца со дня обнаружения проступка.
Поощрение. Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (ст. 191 ТК РФ). Отчёт с цифрами помогает обосновать премию, благодарность или повышение. Для итоговой оценки работника отчёты также пригодятся при подготовке характеристики с места работы.
Служебная записка о проделанной работе образец: что в нём и как заполнить
Образец построен как ежемесячный отчёт специалиста или руководителя. Он состоит из шести разделов и подходит для большинства должностей: от юриста и бухгалтера до менеджера по продажам и инженера.
Шапка, название, номер и дата
Справа адресат (директор или непосредственный руководитель) и автор. Предмет записки: «о проделанной работе за [месяц] [год] г.». Номер и дата из журнала регистрации или порядковый номер отчёта.
Вводный абзац
Отчётный период и основание: должностная инструкция и план работы. Ссылка на план важна, потому что отчёт оценивается именно по нему.
Раздел 1. Выполненные задачи
Нумерованный перечень задач с конкретным результатом по каждой. Пишите не «занимался договорами», а «подготовлено и согласовано 14 договоров на 3,2 млн руб.». Результат должен быть измеримым или проверяемым.
Раздел 2. Основные показатели
Ключевые показатели в формате «план — факт». Если в организации есть KPI, используйте их. Если нет, выберите два-три показателя, которые лучше всего отражают вашу работу: количество, сроки, качество.
Раздел 3. Дополнительная работа
Поручения, которые не входили в план. Этот раздел часто недооценивают, хотя именно он показывает реальную загрузку. Если дополнительная работа выходит за рамки вашей трудовой функции и выполняется регулярно, это повод поставить вопрос о доплате.
Раздел 4. Невыполненные задачи и причины
Честное указание на то, что не сделано, почему и когда будет завершено. Попытка скрыть срыв обычно заканчивается хуже, чем объяснение с объективной причиной.
Раздел 5. План на следующий период
Три-пять задач со сроками. План превращает отчёт из формальности в инструмент управления.
Раздел 6. Предложения
Конкретные идеи по улучшению работы с ожидаемым эффектом. Директору проще принять предложение, если в нём указано, что изменится и насколько.
Просительная часть, приложения, подпись
Принять отчёт к сведению и рассмотреть предложения. В приложениях подтверждающие документы: реестры, выгрузки, акты. Дата и подпись автора.
Служебная записка о проделанной работе за месяц образец: как сделать отчёт сильнее
Ежемесячный отчёт пишется чаще всего, поэтому стоит выработать собственный шаблон и вести черновик в течение месяца. Несколько правил:
- Записывайте результаты сразу. К концу месяца детали забываются, а именно они делают отчёт убедительным.
- Сравнивайте с прошлым периодом. «Обработано 120 заявок, на 20 % больше, чем в сентябре» говорит больше, чем просто «120 заявок».
- Не перегружайте рутиной. Ежедневные операции можно описать одной строкой, а подробно расписать то, что дало результат.
- Пишите кратко. Ежемесячный отчёт обычно укладывается в одну-две страницы. Длинный текст руководитель прочитает по диагонали.
- Прикладывайте подтверждения. Выгрузка из учётной системы или реестр документов делает цифры проверяемыми.
Служебная записка о проделанной работе по охране труда
Отдельный распространённый случай: отчёт специалиста по охране труда или руководителя службы охраны труда. У работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью более 50 работников создаётся служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда (ч. 1 ст. 223 ТК РФ). При меньшей численности решение принимает сам работодатель, а функции может выполнять руководитель, уполномоченный работник или привлечённая аккредитованная организация. Назначение ответственного оформляется приказом, образец которого есть в статье приказ о назначении ответственного за охрану труда.
Работодатель обязан обеспечить создание и функционирование системы управления охраной труда (ст. 217 ТК РФ). Отчёт специалиста по охране труда показывает, как эта система работает. В него обычно включают:
| Направление | Что указать в отчёте | Норма |
|---|---|---|
| Обучение и инструктажи | Сколько работников прошли вводный, первичный, повторный инструктаж; обучение и проверку знаний | ст. 219 ТК РФ, Правила обучения по охране труда (постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464) |
| Оценка профессиональных рисков | Какие риски выявлены и оценены, какие меры приняты | ст. 218 ТК РФ |
| Специальная оценка условий труда | Сколько рабочих мест прошли СОУТ, результаты, план мероприятий | Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ |
| Медицинские осмотры | Кто прошёл предварительные и периодические осмотры, кто направлен | ст. 220 ТК РФ |
| Средства индивидуальной защиты | Выдача СИЗ, их наличие и сроки замены | ст. 221 ТК РФ |
| Несчастные случаи и микротравмы | Количество, результаты расследования, принятые меры | ст. 226–231 ТК РФ |
| Мероприятия по улучшению условий труда | Что выполнено по плану, сколько израсходовано | ст. 214 ТК РФ |
Учитывайте изменения 2026 года. Постановлением Правительства РФ от 30.06.2026 № 805 срок действия Правил обучения по охране труда продлён до 1 сентября 2032 года, а в сами Правила внесены изменения, вступившие в силу 31 августа 2026 года. В частности, уточнены порядок внепланового обучения применению СИЗ и правила инструктажа работников, направленных частными агентствами занятости, а для работников, допущенных к работам повышенной опасности, в первый год работы повторный инструктаж проводится не реже одного раза в три месяца. Если отчёт охватывает сентябрь и последующие месяцы, полезно отдельно указать, как организация перестроила обучение под новые требования.
Отчёт по охране труда имеет и защитную функцию. Допуск к работе работника, не прошедшего обучение и проверку знаний или обязательный медосмотр, влечёт для организации штраф от 110 000 до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ), а иные нарушения требований охраны труда штраф от 50 000 до 80 000 руб. (ч. 1 той же статьи). Регулярные отчёты специалиста с указанием выявленных проблем и предложений показывают, что он свои обязанности выполнял и доводил информацию до руководства.
Отчёт дистанционного работника
Для удалённых сотрудников отчёт о проделанной работе часто становится главным способом взаимодействия с работодателем. Статья 312.3 ТК РФ прямо упоминает представление дистанционным работником отчётов о выполненной работе по запросам работодателя, а порядок взаимодействия сторон определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Там же стоит закрепить способ сдачи: электронная почта, корпоративный мессенджер, система документооборота. Если способ не закреплён, работнику сложно доказать, что отчёт был сдан, а работодателю сложно доказать обратное.
Практический совет для работника: сохраняйте отправленные отчёты и подтверждения получения. Для работодателя: указывайте в локальном акте, в какой срок и кто именно принимает отчёт, и что считается его непредставлением.
Квартальный и годовой отчёт
Структура образца подходит и для более длинных периодов, но акценты смещаются. В квартальном и годовом отчёте важнее динамика и выполнение крупных целей, чем перечень отдельных задач. Рекомендуем:
- дать сводную таблицу показателей по месяцам или кварталам;
- выделить три-пять главных результатов периода;
- указать, какие цели не достигнуты и почему;
- предложить цели на следующий период, согласованные со стратегией подразделения.
Годовой отчёт часто используется при ежегодной оценке персонала и пересмотре окладов, поэтому его стоит готовить особенно тщательно.
Если отчёт требуют без оснований
Бывает, что руководитель внезапно требует ежедневные подробные отчёты от одного конкретного работника. Если такая обязанность не предусмотрена трудовым договором, должностной инструкцией или локальным актом, работник может предложить закрепить её документально. Распоряжение руководителя в пределах трудовой функции работник по общему правилу выполнять обязан, но избирательное и явно избыточное требование может свидетельствовать о давлении. В такой ситуации полезно отвечать письменно, сохранять переписку и сдавать отчёты в разумном объёме.
Пошаговый порядок
- Уточните требования. Есть ли в организации утверждённая форма, срок сдачи, перечень показателей.
- Соберите данные за период: задачи, показатели, документы.
- Заполните образец по разделам.
- Приложите подтверждения.
- Сдайте отчёт в срок и зарегистрируйте его либо отправьте через систему документооборота.
- Сохраните копию или скриншот отправки: это пригодится, если возникнет спор о том, сдавался ли отчёт.
Частые ошибки
- Перечень действий без результатов. «Проводил встречи, звонил клиентам» не показывает, чего удалось добиться.
- Нет сравнения с планом. Отчёт без плана невозможно оценить.
- Скрытые срывы. Руководитель всё равно узнает, а доверие к последующим отчётам снизится.
- Слишком длинный текст. Главное теряется среди мелочей.
- Нет плана на следующий период. Отчёт превращается в формальность.
- Отчёт по охране труда без цифр. «Обучение проводится регулярно» не подтверждает выполнение обязанностей при проверке.
Практика
В трудовых спорах регулярные отчёты работника нередко используются как доказательство. Работник с их помощью подтверждает выполнение трудовых обязанностей и показателей для премии или оспаривает дисциплинарное взыскание за «невыполнение работы». Работодатель, в свою очередь, ссылается на отсутствие отчётов как на нарушение трудовой дисциплины, но только если обязанность их сдавать была закреплена в документах, с которыми работник ознакомлен под подпись. Без такого закрепления взыскание за несданный отчёт суды, как правило, признают незаконным.
Чек-лист
Отмечено 0 из 8
Статья носит информационный характер и основана на нормах Трудового кодекса РФ, КоАП РФ, Правилах обучения по охране труда и иных актах в редакции на октябрь 2026 года. Порядок и форма отчётности в вашей организации определяются её локальными актами.
