Ознакомление с архивным делом в суде: новая инструкция СД № 185

С 2 июля 2026 года работа архивов федеральных судов общей юрисдикции идёт по новой Инструкции, утверждённой приказом Судебного департамента при ВС РФ от 02.07.2026 № 185. Порядок ознакомления с архивным делом и выдачи копий в целом перенесён из прежней Инструкции № 56: копии судебных актов, аудиозаписи и архивные справки изготавливаются не позднее 15 календарных дней, копия аудиозаписи пишется на ваш носитель и не заверяется. Новое касается в основном уничтожения дел и уголовных дел с засекреченными данными участников: эти пункты стоит знать до того, как истечёт срок хранения дела по вашему клиенту.

Что за акт и с какой даты он действует

Приказом от 02.07.2026 № 185 утверждена Инструкция о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции (п. 1 приказа). Приказ вступил в силу со дня подписания (п. 4), то есть 2 июля 2026 года.

Одновременно утратил силу приказ СД от 19.03.2019 № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» вместе с изменяющими его приказами от 16.07.2019 № 147, от 14.06.2022 № 97, от 09.01.2024 № 1 и от 29.05.2024 № 124 (п. 3 приказа).

На какие суды распространяется

Инструкция применяется в кассационных и апелляционных судах общей юрисдикции, верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, суде автономной области и судах автономных округов, районных, городских и межрайонных судах (п. 2 приказа, п. 1.2 Инструкции).

Исключения:

• документы со сведениями, составляющими государственную тайну (п. 1.8);
• окружные (флотские) и гарнизонные военные суды: для них порядок определяется инструкцией по делопроизводству в военных судах (п. 1.9).

Мировые судьи и арбитражные суды в перечне п. 1.2 не названы. Решения и материалы, поступившие из третейских судов, хранятся и используются по этой Инструкции (п. 1.10).

Когда дело попадает в архив и сколько там хранится

Пока дело не сдано в архив, ознакомление и выдача копий идут по инструкции по судебному делопроизводству соответствующего суда. После сдачи действуют правила раздела 11 Инструкции № 185.

Сроки, которые помогают понять, где сейчас дело:

• дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив суда не позднее шести месяцев после завершения в делопроизводстве; момент окончания производства определяется инструкцией по судебному делопроизводству (абз. 2 п. 7.1);
• дела временного (до 10 лет) хранения и «до минования надобности» по общему правилу в архив не передаются; в исключительных случаях их передают по распоряжению председателя суда (п. 7.5);
• судебные дела постоянного хранения после 15 лет временного хранения в архиве суда передаются в государственный архив, если суд является источником его комплектования или заключён договор с архивным учреждением (п. 13.1).

Сам срок хранения конкретной категории дел Инструкция не устанавливает: он определяется Перечнем документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения (п. 2.3, 6.1).

Ознакомление с архивным делом

Основание и документы

Право знакомиться с материалами дела и снимать копии закреплено процессуальными кодексами (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 45 КАС РФ). Инструкция определяет, как это право реализуется, когда дело уже в архиве.

Порядок такой (п. 11.1, 11.5):

• любое использование документов архива допускается только с разрешения председателя суда или уполномоченного им заместителя;
• дело для ознакомления выдаётся лицам, участвующим в деле, их представителям и иным лицам по письменному заявлению;
• при подаче заявления предъявляются документы по приложению № 39 к Инструкции;
• конкретный порядок устанавливает председатель суда.

Приложение № 39 впервые дано в самой архивной Инструкции. Раньше п. 11.5 отсылал к приложениям № 1 к инструкциям по судебному делопроизводству № 36, 161, 224 и 225. В новом перечне прямо названы удостоверение адвоката и редакционное удостоверение журналиста, а также паспорт, военный билет, документы иностранных граждан и лиц без гражданства.

Представителю, кроме документа о личности, нужен документ о полномочиях: при предъявлении доверенности её копия приобщается к делу (п. 11.8, 11.17.1, 11.18.2).

Как проходит ознакомление

Ознакомление проводится в специально оборудованном помещении суда в присутствии работника архива или иного уполномоченного работника аппарата (абз. 1 п. 11.6). Условия должны исключать изъятие, повреждение и уничтожение материалов, внесение исправлений и дописок, передачу дела другому лицу.

Факт ознакомления отражается в листе использования документов (приложение № 28). Если лицо отказывается расписаться, запись делает работник архива (абз. 2 п. 11.6).

Если после возврата дела в архив обнаружено изъятие, повреждение, исправления или дописки, об этом немедленно сообщают председателю суда или его заместителю (абз. 2 п. 11.3). Лист использования документов фиксирует, кто и когда работал с делом.

Ознакомление с аудиозаписью заседания

С аудиозаписью, приобщённой к делу, знакомятся по письменному заявлению в том же порядке, что и с делом. Ознакомление проходит в помещении суда в присутствии работника архива путём прослушивания (п. 11.7).

Для защиты это значимо в двух ситуациях: проверка протокола перед жалобой и поиск расхождений между протоколом и фактическим ходом заседания. Как сопоставлять протокол и аудиозапись перед обжалованием приговора, разобрано в статье о проверке протокола и аудиозаписи заседания по ст. 389.17 УПК.

Копии из архивного дела

Кто вправе снимать копии своими средствами

Право снимать копии за свой счёт, в том числе техническими средствами, по п. 11.8 имеют:

• обвиняемые, осуждённые, оправданные, их защитники и представители;
• потерпевшие;
• гражданский истец и его представитель — в части процессуальных решений по гражданскому иску;
• гражданский ответчик и его представитель — в части материалов, касающихся гражданского иска;
• стороны и иные лица, участвующие в гражданском деле, и их представители;
• лица, участвующие в административном деле;
• лица, участвующие в деле об административном правонарушении;
• реабилитированные лица, а с их согласия или после их смерти — родственники (иждивенцы), в части прекращённых уголовных и административных дел (ст. 11 Закона РФ от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).

Копии снимаются по письменному заявлению. Заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или председательствующего судьи подшивается в дело и вносится во внутреннюю опись. Копии, снятые своими средствами, судом не заверяются (п. 11.8).

Копии, которые изготавливает суд

Копии документов из архивного дела лицам, участвующим в деле, выдаются по письменному заявлению с разрешения судьи, у которого было дело, или председателя суда. Иным лицам и организациям — по запросу или заявлению на основании резолюции председателя (п. 11.9).

Требования к заверенной копии судебного акта (п. 11.10–11.12):

• подпись председательствующего судьи (при его отсутствии — председателя суда, заместителя или уполномоченного лица), секретаря или иного уполномоченного работника;
• штамп «Копия верна» и гербовая печать на лицевой стороне последнего листа под текстом;
• штамп «Копия» в правом верхнем углу первого листа;
• многолистовая копия прошивается, на обороте последнего листа — заверительная надпись с печатью;
• отметка, если акт изменён вышестоящим судом, отметка о дате вступления в законную силу и указание, в каком деле подшит подлинник.

Если на копии нет отметки об изменении акта или о вступлении в силу, это нарушение п. 11.12, а не усмотрение работника архива. Для исполнительного производства и регистрационных действий такую копию стоит сразу вернуть на доработку. Структура заявления о выдаче копии решения разобрана в статье о заявлении на выдачу копии решения суда.

Срок — 15 календарных дней

Копии судебных актов, копии аудиозаписей заседаний и архивные справки изготавливаются в срок не более 15 календарных дней со дня поступления заявления (п. 11.13). Срок перенесён из прежней Инструкции без изменений.

Неполученные копии судебных актов и справки отправляются почтой (абз. 1 п. 11.14). Получение копии подтверждается распиской; при отправке почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма (абз. 2 п. 11.14).

При наличии технической возможности архивные справки и выписки выдаются в электронной форме на носителе или направляются по сети; электронная справка подписывается электронной подписью председателя суда или заместителя (п. 11.3.3).

Иные лица и повторная выдача

Лицо, не участвовавшее в деле, может получить копию судебного акта, если акт непосредственно затрагивает его интересы. Заявление подаётся по форме приложения № 32 и должно указывать, какие права или законные интересы нарушены актом. Решение принимает председательствующий судья или председатель суда (п. 11.15).

Повторная выдача копий лицам, участвующим в деле, их представителям и лицам, чьи интересы затронуты, — по письменному мотивированному заявлению (п. 11.16). Причину повторного обращения указывайте в самом заявлении: без мотивировки оно не соответствует п. 11.16.

Копия аудиозаписи

Порядок выдачи копии аудиозаписи (п. 11.17–11.17.5):

• заявление по форме приложения № 33, на нём председатель суда или заместитель делает отметку о поручении архиву;
• заявитель приносит свой носитель (флеш-карта, диск и другие, на которые суд технически может записать);
• носитель должен быть пустым; перед записью его могут отформатировать, предварительно уведомив заявителя;
• запись делается на компьютере, не подключённом к локальной сети суда и интернету;
• копия аудиозаписи судом не заверяется;
• неполученная копия почтой не направляется.

Практический вывод: носитель приносят вместе с заявлением, а не после резолюции. Иначе 15-дневный срок теряет смысл, а копию всё равно придётся забирать лично.

Подлинники и невозвращённые доказательства

Подлинники документов, представленных участниками, их заверенные копии и справки выдаются по письменному заявлению. Другим судам, органам дознания и следствия — по мотивированному запросу. На заявлении нужна разрешающая резолюция председателя суда или заместителя (п. 11.18).

Взамен подлинника в деле остаётся копия, заверенная судьёй и гербовой печатью (п. 11.18.1). На копии указываются ФИО получателя, его процессуальное положение и данные документа о личности; получатель расписывается и ставит дату (п. 11.18.2).

Сроки выдачи подлинников устанавливает председатель суда (абз. 1 п. 11.18.4). В том же порядке выдаются письменные доказательства, не возвращённые представившим их лицам до сдачи дела в архив (абз. 2 п. 11.18.4). Это рабочий инструмент, когда подлинник договора, расписки или векселя остался в деле после окончания спора.

Истребование дела и исполнительные документы

По письменному требованию органа, которому законом предоставлено право истребовать дело, и по распоряжению председателя суда архивное дело направляется в трёхдневный срок (п. 11.19). Органам дело выдаётся на срок до шести месяцев, продление — с разрешения председателя (п. 11.3.4).

Заявления взыскателя о выдаче или направлении исполнительных документов по делам, находящимся в архиве, исполняются в порядке и сроки инструкции по судебному делопроизводству (п. 11.21). Если исполнительный лист утрачен, нужен уже процессуальный механизм — см. образец заявления о выдаче дубликата исполнительного листа.

Уголовные дела с засекреченными данными участника

Новый п. 11.22: ознакомление и снятие копий с уголовного дела, к которому приобщён опечатанный конверт с постановлением о сохранении в тайне данных о личности участника следственного действия, осуществляются с учётом ч. 9 ст. 166 УПК РФ. В прежней Инструкции № 56 такого пункта не было. Защитнику при работе с таким архивным делом стоит заранее учитывать, что конверт остаётся опечатанным и ознакомление с его содержимым ограничено правилами ч. 9 ст. 166 УПК РФ.

Уничтожение дел: что сохраняется, а что нет

Дела с истёкшим сроком хранения отбираются к уничтожению ежегодно; в акт включаются дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта (п. 6.1).

Из отбираемых к уничтожению гражданских, административных, уголовных дел и дел об АП изымаются (п. 6.6, 6.7):

• подлинники судебных актов по существу дела;
• акты апелляционной, кассационной и надзорной инстанций по результатам рассмотрения жалоб (представлений);
• по прекращённым делам и искам без рассмотрения — подлинники определений (постановлений) о прекращении производства и об оставлении без рассмотрения;
• при необходимости — иные документы, например мировое или медиативное соглашение.

Невостребованные личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки) из уничтожаемых дел хранятся в архиве 75 лет (п. 6.9).

Электронные носители, приобщённые к делу (диски, флеш-карты), уничтожаются одновременно с делом (абз. 4 п. 6.6). Вместе с ними исчезают аудиопротоколы и электронные доказательства, если их копии не получены заранее.

Было и стало

Вывод для практики

1. Проверяйте, где дело. До сдачи в архив действует инструкция по делопроизводству; после — Инструкция № 185. Дела длительного хранения сдаются в архив не позднее шести месяцев после завершения (п. 7.1).
2. Подавайте одно заявление на всё. Ознакомление, копии, аудиозапись, подлинники — всё требует резолюции председателя, поэтому одно письменное заявление с перечнем запрашиваемого экономит время. Для иных лиц указывайте, какие права затрагивает акт (п. 11.15).
3. Ссылайтесь на 15 дней. Срок изготовления копий и справок — не более 15 календарных дней со дня поступления заявления (п. 11.13). Его нарушение — повод для обращения к председателю суда.
4. Приносите носитель. Копия аудиозаписи пишется только на ваш пустой носитель, не заверяется и почтой не отправляется (п. 11.17.2, 11.17.5).
5. Забирайте подлинники и носители до уничтожения. После истечения срока хранения диски и флешки уничтожаются вместе с делом, а сохраняются только документы, перечисленные в п. 6.6, и личные документы (п. 6.9). Невозвращённые письменные доказательства можно получить по заявлению (п. 11.18.4).
6. Проверяйте заверение. Копия акта без отметки о вступлении в силу и об изменении вышестоящим судом не соответствует п. 11.12.

Для дел в кассационных судах порядок ознакомления и выдачи копий до сдачи в архив регулирует отдельная инструкция — см. разбор приказа СД № 253 об инструкции по делопроизводству в кассационных судах. Если дело ещё не сдано в архив, используйте образец заявления об ознакомлении с материалами гражданского дела.

Соберите заявление об ознакомлении с архивным делом, выдаче копий, аудиозаписи или подлинников по материалам вашего дела в «Документы Про»: со ссылками на пункты Инструкции № 185 и процессуальные нормы. Результат в Word. Уже есть черновик? Сервис доработает документ и усилит аргументацию; подача и общение с судом остаются за юристом.

Источники

• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 02.07.2026 № 185 «Об утверждении Инструкции о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции» (скан, cdep.ru)
• Перечень ведомственных актов Судебного департамента (cdep.ru)
• Приказ СД при ВС РФ от 19.03.2019 № 56 (утратил силу), ред. от 29.05.2024 (legalacts.ru)
• Статья 35 ГПК РФ
• Статья 45 КАС РФ
• Статья 166 УПК РФ