Приказ об изменении штатного расписания оформляют каждый раз, когда в организации меняется структура, наименование должностей, количество штатных единиц или оклады. Сам приказ составить несложно, но от того, какое изменение он вносит, зависит порядок дальнейших действий: где-то достаточно дополнительного соглашения, а где-то нужно предупредить работников за два месяца.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
- Кто издаёт. Руководитель организации или ИП-работодатель (либо лицо, которому это право передано доверенностью или локальным актом).
- Форма. Свободная. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) с 2013 года не обязательна, но многие работодатели продолжают её использовать.
- Куда подавать. Никуда: приказ хранится в организации вместе со штатным расписанием. Госпошлины нет.
- Сроки. Сам приказ можно подписать в любой момент. Сроки возникают в последствиях: при ухудшении условий по ст. 74 ТК РФ и при сокращении по ст. 180 ТК РФ работников предупреждают не менее чем за два месяца.
- Что важно. Приказ меняет штатное расписание, но не трудовые договоры. Условия договора меняются только дополнительным соглашением (ст. 72 ТК РФ) или в порядке ст. 74 ТК РФ.
Правовая основа
ТК РФ не содержит отдельной статьи о штатном расписании, но опирается на него в ряде норм:
- абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ: трудовая функция в договоре определяется работой по должности «в соответствии со штатным расписанием»;
- ст. 72 ТК РФ: изменение определённых сторонами условий договора, в том числе наименования должности и оклада, допускается по соглашению сторон в письменной форме;
- ст. 74 ТК РФ: одностороннее изменение условий договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, с уведомлением работника не позднее чем за два месяца;
- п. 2 ч. 1 ст. 81 и ст. 180 ТК РФ: сокращение численности или штата;
- ст. 134 ТК РФ: обязанность индексировать заработную плату;
- ч. 3 ст. 133 ТК РФ: месячная зарплата при полностью отработанной норме не может быть ниже МРОТ (с 01.01.2026 он составляет 27 093 рубля в месяц по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ, региональный минимум может быть выше).
Пленум Верховного Суда в п. 21 Постановления от 17.03.2004 № 2 указал, что при споре об изменении условий договора по ст. 74 ТК РФ именно работодатель должен доказать, что изменение вызвано изменением организационных или технологических условий труда и не ухудшает положение работника по сравнению с коллективным договором и соглашением. Поэтому в преамбуле приказа причина изменений не формальность: она становится главным доказательством в возможном споре.
Приказ об изменении штатного расписания: типовые ситуации
Порядок действий после подписания приказа зависит от характера изменения.
| Изменение | Что делать с работниками | Срок |
|---|---|---|
| Ввод новой должности или новых штатных единиц | Ничего, если не затрагиваются занятые должности | Сразу |
| Повышение оклада | Дополнительное соглашение к трудовому договору | С даты, указанной в соглашении |
| Переименование должности без изменения функции | Дополнительное соглашение; при несогласии возможен порядок ст. 74 ТК РФ | По соглашению либо через два месяца |
| Снижение оклада, изменение системы оплаты | Порядок ст. 74 ТК РФ: письменное уведомление | Не позднее чем за два месяца |
| Исключение занятой должности | Сокращение по ст. 180 ТК РФ, уведомление профсоюза и центра занятости | Не позднее чем за два месяца, при массовом сокращении до трёх месяцев |
Если изменение затрагивает только вакантные должности, никаких уведомлений не требуется: приказ вступает в силу с даты, которую вы в нём укажете.
Приказ о изменении штатного расписания в связи с изменением оклада
Повышение оклада улучшает положение работника, поэтому двухмесячное предупреждение не нужно. Но оклад, закреплённый в трудовом договоре, является его условием, и простого приказа недостаточно: с каждым работником подписывается дополнительное соглашение с новой суммой и датой, с которой она применяется. Если повышение проводится в порядке индексации по ст. 134 ТК РФ, это стоит прямо указать в преамбуле приказа.
Снижение оклада возможно только по соглашению сторон или по ст. 74 ТК РФ. Во втором случае нужна реальная организационная или технологическая причина (изменение структуры, техники, технологии производства), письменное уведомление за два месяца и предложение другой работы, если работник не согласен. Причина вроде «ухудшения финансового положения» сама по себе к таким условиям не относится, и суды регулярно признают такие изменения незаконными.
Учтите МРОТ: при полностью отработанной норме времени месячная зарплата с учётом доплат и надбавок не может быть ниже минимума. Новый оклад, установленный ниже МРОТ, допустим только при условии доплаты до минимума.
Приказ о переименовании должности и изменении штатного расписания
Переименование часто проводят, чтобы привести наименования в соответствие с профстандартами или квалификационными справочниками. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения (например, досрочная пенсия), наименование обязательно должно соответствовать справочникам или профстандартам (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Порядок такой:
- Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание с новым наименованием и датой.
- Предложить работнику подписать дополнительное соглашение об изменении наименования должности.
- Внести запись в трудовую книжку, если она ведётся на бумаге (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, Порядок ведения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
- Подать сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 в СФР. Отдельного кода для переименования должности нет, на практике используют мероприятие «ПЕРЕВОД».
Специальную оценку условий труда при одном лишь переименовании, без изменения условий, проводить не требуется. Если же вместе с названием меняется трудовая функция, это уже перевод, и он возможен только с письменного согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ). Для такого случая подойдёт наш образец приказа о переводе работника.
Исключение должностей из штата
Если приказ исключает занятые должности, по сути это решение о сокращении. Тогда приказ об изменении штатного расписания обычно издают заранее, а изменения вводят в действие не раньше, чем истечёт двухмесячный срок предупреждения работников. О порядке и выплатах подробно в статье компенсации при сокращении штата, а сам приказ можно подготовить по нашему образцу приказа о сокращении штата.
Изменения или новое штатное расписание
Закон не определяет, когда штатное расписание нужно утверждать заново, а когда достаточно приказа об изменениях. Это решает сам работодатель. На практике ориентируются на объём изменений:
- точечные изменения (одна-две должности, оклад, переименование) удобнее вносить приказом с перечнем изменений: действующее штатное расписание сохраняет номер и дату, а приказ становится его неотъемлемой частью;
- масштабные изменения (реорганизация структуры, новые подразделения, пересмотр всех окладов) лучше оформить новым штатным расписанием, утвердив его приказом и указав, что прежнее утрачивает силу с той же даты;
- несколько приказов об изменениях за год со временем затрудняют работу: проверяющему или суду придётся восстанавливать актуальную редакцию по цепочке документов. Если изменений накопилось много, разумно утвердить сводную редакцию.
Штатное расписание и приказы об изменениях имеют значение доказательства. В спорах о сокращении суды проверяют, было ли реальное сокращение, сравнивая редакции штатного расписания до и после: исключена ли должность, не введена ли та же функция под другим названием, были ли вакансии, которые следовало предложить работнику. Поэтому приказы нумеруют по журналу регистрации приказов по основной деятельности и хранят вместе с той редакцией штатного расписания, которую они меняют. Срок хранения штатных расписаний и изменений к ним в организации, по общему правилу, постоянный (Перечень, утверждённый Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Отдельный вопрос: кто подписывает. Если в уставе или локальном акте предусмотрено согласование штатного расписания с советом директоров или учредителем, приказ без такого согласования внутри организации может быть оспорен. Учёт мнения профсоюза при утверждении штатного расписания по общему правилу не требуется, но при сокращении профсоюзную организацию уведомляют по ч. 1 ст. 82 ТК РФ.
Пошаговый порядок
- Определить причину изменений и зафиксировать её: служебная записка руководителя подразделения, решение об изменении структуры, приказ об индексации.
- Проверить, какие изменения затрагивают занятые должности, а какие только вакансии.
- Подготовить приказ с перечнем изменений и датой их введения в действие.
- Ознакомить с приказом работников кадровой службы и бухгалтерии.
- По занятым должностям: подписать дополнительные соглашения или вручить уведомления по ст. 74 или ст. 180 ТК РФ.
- Утвердить штатное расписание в новой редакции или внести изменения в действующее.
- Обновить трудовые книжки, личные карточки и отчётность в СФР.
Приказ о изменении штатного расписания образец: что в нём и как заполнить
Наш образец построен как универсальный приказ о внесении изменений в действующее штатное расписание: все изменения сводятся в одну таблицу, поэтому документ подходит и для повышения окладов, и для переименования, и для ввода новых единиц.
Реквизиты работодателя. Наименование, ОГРН, ИНН и адрес, ниже место, дата и номер приказа.
Преамбула. Конкретная причина изменений. Не ограничивайтесь словами «в связи с производственной необходимостью»: укажите, что именно произошло (например, «в связи с приведением наименований должностей в соответствие с профессиональным стандартом» или «в связи с индексацией заработной платы»), и сошлитесь на документ-основание.
Пункт 1. Указание, какое штатное расписание изменяется (номер и дата приказа об его утверждении), и дата, с которой изменения вступают в силу. Для занятых должностей эта дата должна совпадать с датой допсоглашений или быть не раньше истечения двух месяцев после уведомления.
Таблица изменений. По каждой позиции: структурное подразделение, должность до и после изменения, количество штатных единиц, оклад до и после. Если меняется только оклад, в графах наименований указывается одна и та же должность.
Пункт 2: кадровой службе. Ознакомить работников, занимающих изменяемые должности, подготовить дополнительные соглашения, внести записи в трудовые книжки и подать сведения в СФР.
Пункт 3: бухгалтерии. Начислять зарплату по новым окладам с даты вступления изменений в силу.
Пункт 4: контроль и подпись. Подпись руководителя и лист ознакомления исполнителей.
Частые ошибки
- Оклад изменён приказом без допсоглашения. Приказ работодателя не меняет условия трудового договора. При снижении оклада без согласия и без процедуры ст. 74 ТК РФ работник взыщет разницу.
- Причина изменений не указана или сформулирована общими словами. В суде работодатель должен доказать организационные или технологические изменения, и пустая преамбула этому не поможет.
- Изменения вводятся раньше срока. Если занятые должности исключаются или условия ухудшаются, дата вступления изменений в силу не может наступить раньше двух месяцев после уведомления работников.
- Переименование вместо перевода. Когда меняются обязанности, это перевод, и нужно согласие работника.
- Оклад ниже МРОТ без доплаты. Это нарушение ч. 3 ст. 133 ТК РФ и основание для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Не обновлены ЕФС-1 и трудовые книжки. Сведения о трудовой деятельности при переименовании должности подаются в общем порядке, не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем изменения.
Чек-лист
Отмечено 0 из 6
Статья носит информационный характер и учитывает трудовое законодательство на октябрь 2026 года. При сокращении или ухудшении условий труда проверьте требования коллективного договора и порядок учёта мнения профсоюза.
