Акт приема передачи документов составляют, когда дела переходят от одного человека к другому: увольняется главный бухгалтер или кадровик, меняется ответственный за воинский учёт, документы сдаются в архив или возвращаются от аутсорсера. Без такого акта потом невозможно доказать, какие документы были переданы, а какие пропали. Разбираем, когда акт обязателен, что в нём указать и как заполнить образец.
Образец акта приёма-передачи документов в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Что это | Документ, фиксирующий перечень, количество и состояние переданных документов и момент перехода ответственности за них |
| Когда составляют | Смена руководителя, главного бухгалтера, ответственного за участок; передача в архив; передача между организациями |
| Обязателен ли | При смене руководителя организация обязана обеспечить передачу бухгалтерских документов (ч. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ); в остальных случаях акт нужен как доказательство |
| Форма | Единой формы нет, порядок передачи определяет сама организация |
| Кто подписывает | Сдающий, принимающий, члены комиссии; утверждает руководитель |
| Госпошлина | Не платится |
| Хранение | В деле подразделения по номенклатуре; для бухгалтерских документов не менее 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ) |
Правовая основа
Бухгалтерские документы. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учёта, а порядок передачи организация определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Первичные документы, регистры и отчётность хранятся не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29). Закон не называет форму, но на практике единственным доказательством передачи служит подписанный акт с перечнем.
Архивные документы. Хранение, комплектование и учёт архивных документов в организациях регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (действуют с 17.09.2023). Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Воинский учёт. Положение о воинском учёте утверждено постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Руководитель организации отвечает за состояние воинского учёта, а ведение учёта поручается работнику приказом. Порядок работы детализирован в Методических рекомендациях Генерального штаба ВС РФ от 11.07.2017.
Документы с пометкой «Для служебного пользования». Порядок обращения с ними установлен Положением, утверждённым постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 (в редакции постановления от 20.02.2016 № 123), для федеральных органов власти и подведомственных организаций. Коммерческие компании, получающие такие документы, обычно закрепляют правила в собственной инструкции.
Корпоративные документы. Общество с ограниченной ответственностью обязано хранить устав, протоколы, документы о правах на имущество и другие документы по ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Если бывший директор их не передал, общество вправе истребовать их через суд: как составить иск, разобрано в статье об истребовании документов у бывшего директора. Акт приёма-передачи в таком споре либо снимает претензии, либо становится главным доказательством.
Когда составляют акт приема-передачи документов
- Смена руководителя. Новый директор принимает учредительные и корпоративные документы, печати, бухгалтерскую документацию.
- Увольнение или перевод работника. Главный бухгалтер, кадровик, секретарь, юрист, кладовщик сдают документы своего участка преемнику или комиссии.
- Смена ответственного за воинский учёт или архив. Передаются картотека, журналы, планы и переписка.
- Передача в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения передаются из подразделений в архив.
- Передача между организациями. Возврат документов от аутсорсинговой бухгалтерии, передача документов правопреемнику при реорганизации, передача дел управляющей организации.
Во всех этих ситуациях логика одна: перечень, количество листов, состояние, подписи сторон. Отличаются основание и стороны акта.
Как передать документы: пошагово
- Издайте приказ. Укажите, кто сдаёт, кто принимает, состав комиссии и срок передачи. Если преемник ещё не назначен, документы принимает комиссия или руководитель.
- Подготовьте документы. Дела должны быть сформированы по номенклатуре, листы пронумерованы, описи составлены.
- Сверьте фактическое наличие. Комиссия проверяет каждое дело по номенклатуре и описям, а не только по списку, который принёс сдающий.
- Зафиксируйте недостачу и замечания. Отсутствующие или повреждённые документы указываются в акте отдельно.
- Передайте электронные документы и доступы. Сегодня значительная часть документов существует только в электронном виде: папки на сервере, учётные системы, электронная почта.
- Подпишите и утвердите акт. Подписывают сдающий, принимающий и члены комиссии, утверждает руководитель.
- Разложите экземпляры. Один в дело подразделения, по одному сдающему и принимающему.
Акт приема передачи документов образец: что в нём и как заполнить
Образец рассчитан на самую частую ситуацию: работник увольняется или переводится, и документы его участка переходят преемнику под контролем комиссии. Многие ищут акт приёма-передачи документов образец простой, на одну-две страницы: наш документ именно такой, без лишних граф. Разберём его по разделам.
Гриф «Утверждаю» и шапка. Наименование организации, ИНН, адрес, номер акта, город и дата. Утверждение руководителем подтверждает, что передача проведена по его распоряжению.
Основание и состав комиссии. Реквизиты приказа и причина передачи. Далее состав комиссии и ФИО с должностями сдающего и принимающего. Указывается подразделение или участок и период, за который передаются документы.
Раздел 1. Перечень документов. Таблица: наименование дела и индекс по номенклатуре, период, количество листов, подлинник или копия. Количество листов обязательно: без него нельзя доказать, что из дела ничего не изъято. Итоговая строка с общим количеством дел и листов пишется цифрами и прописью.
Раздел 2. Электронные документы, носители и доступы. Место хранения электронных документов, ключи от шкафов и сейфов, сведения о незавершённых делах, даты прекращения и предоставления доступов к информационным системам. Этот раздел часто забывают, хотя именно доступы становятся предметом конфликта после увольнения.
Раздел 3. Результаты проверки. Вывод комиссии о полноте и состоянии документов и об отсутствии претензий. Если чего-то не хватает, вместо стандартной фразы перечислите недостающие документы и объяснения сдающего.
Подписи. Сдающий, принимающий, председатель и члены комиссии, дата.
Шаблон легко подстроить под другие ситуации, поэтому для повседневной работы удобнее держать один универсальный акт и менять только основание и перечень. Нужен акт приема передачи документов, образец скачать можно по ссылке в начале статьи. Это акт приёма-передачи документов, образец простой в word: скачать бесплатно и заполнить его можно за несколько минут.
Акт приема-передачи документов по воинскому учету: образец 2025 и 2026 годов
При смене работника, ответственного за военно-учётную работу, передаются: карточки учёта граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву; журналы проверок состояния воинского учёта; план работы; приказы об организации воинского учёта; переписка с военным комиссариатом; списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на учёт. Отдельно передаются документы по бронированию, если организация его ведёт.
Требования к самому акту в 2026 году не изменились по сравнению с 2025 годом, поэтому подходит тот же образец. В перечне укажите количество карточек по категориям. Если организация оформляет акт приема передачи документов по ведению воинского учета и бронирования, документы по бронированию лучше выделить в отдельный раздел таблицы: часть из них может иметь ограниченный доступ. Нового ответственного назначают приказом, о чём подробнее в статье про приказ о назначении ответственного за воинский учёт.
Акт приема передачи документов на хранение в архив: образец и правила
По Правилам Росархива дела передаются в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве. В архив поступают документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Документы со сроком хранения до 10 лет обычно остаются в подразделении и затем уничтожаются по акту: как его оформить, рассказываем в статье об акте об уничтожении документов.
Сам приём дел в архив Правила оформляют отметкой о приёме на каждом экземпляре описи дел: количество принятых дел, дата, подписи сдавшего и принявшего. Отдельный акт удобен, когда передаётся сразу несколько описей, документы без описи или архив переходит к новому ответственному. Смена ответственного за архив, кроме того, служит основанием для внеплановой проверки наличия и состояния архивных документов с составлением акта проверки. Если нужен акт приёма-передачи документов в архив, образец простой в word из этой статьи подойдёт: в графе «Наименование» укажите номер и название описи, а в примечании количество дел.
Акт приема передачи документов ДСП: образец и особенности
Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются только между работниками, допущенными к работе с ними. В акте указывают учётный номер каждого документа, количество экземпляров и листов, а сам акт регистрируют в том же порядке, что и документы ДСП. Пометка «ДСП» ставится на акте, если в нём раскрывается содержание документов. При смене ответственного за учёт документов ДСП проверка наличия обязательна, а недостача немедленно докладывается руководителю. В остальном используется тот же образец.
Сроки передачи при увольнении
Передачу дел планируют так, чтобы закончить её до последнего рабочего дня работника. После увольнения заставить бывшего работника прийти и подписать акт нельзя. При этом работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности и окончательный расчёт из-за того, что дела не переданы: в день прекращения трудового договора их выдают в любом случае (ст. 84.1 и 140 ТК РФ). Поэтому приказ о передаче дел лучше издавать сразу после получения заявления об увольнении, а при длительной процедуре проверки назначать промежуточного ответственного. Если работник уклоняется от подписания, комиссия составляет акт без его подписи и делает отметку об отказе, а перечень документов, которые не удалось найти, становится основанием для служебной проверки.
Передача документов между организациями
Когда документы передаются от одной организации другой, например от аутсорсинговой бухгалтерии клиенту или от старой управляющей компании новой, меняются стороны акта: вместо сдающего и принимающего работников указываются организации в лице уполномоченных представителей с реквизитами доверенностей. Основанием служит договор, его расторжение или решение уполномоченного органа. Комиссия в таком случае не обязательна, но каждый лист перечня лучше подписать обеим сторонам.
При реорганизации права и обязанности переходят к правопреемнику по передаточному акту (ст. 58, 59 ГК РФ), а документы передаются отдельно по описи. Если одна сторона уклоняется от передачи, акт с отметкой об отказе и перечнем невозвращённого становится основой для претензии и иска.
Частые ошибки
- Перечень без количества листов. Невозможно доказать целостность дела.
- Подпись только принимающего. Сдающий потом заявит, что передал больше.
- Нет раздела про электронные документы. Через месяц выясняется, что файлы удалены, а пароли не переданы.
- Акт составлен после ухода работника. Комиссия фиксирует то, что осталось, а не то, что было.
- Не указаны недостающие документы. Подписав акт «без претензий», принимающий берёт ответственность за их отсутствие на себя.
- Не утверждён руководителем. Сложнее доказать, что передача проведена по распоряжению организации.
Практика
В корпоративных спорах об истребовании документов у бывшего руководителя суды исходят из того, что обязанность передать документы лежит на нём, а общество должно показать, какие документы существовали и не были переданы. Подписанный акт с подробным перечнем и отметками о недостающих документах становится главным доказательством для обеих сторон: для бывшего директора он подтверждает исполнение обязанности, для общества фиксирует, чего не хватает.
В трудовых спорах акт помогает доказать, что работник при увольнении передал или не передал документы, и обосновать требования к нему. Налоговые органы при проверке запрашивают первичные документы, и ссылка на их утрату при смене главного бухгалтера без акта передачи не освобождает от ответственности.
Чек-лист
Отмечено 0 из 7
Статья носит информационный характер и отражает нормы законодательства о бухгалтерском учёте, архивном деле и воинском учёте по состоянию на октябрь 2026 года. Порядок передачи документов уточняйте по локальным актам вашей организации.
