Акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения: образец 2026 по приказу Росархива № 77

Акт об уничтожении документов, а точнее акт о выделении их к уничтожению, нужен любой организации, у которой копятся коробки с бухгалтерией, кадровыми приказами и перепиской прошлых лет. Выбросить их без экспертизы ценности нельзя: это нарушение архивных правил, а в худшем случае потеря доказательств для налоговой проверки или суда. Разбираем, какие документы можно уничтожить, кто это решает и как оформить акт по правилам Росархива.

Коротко: что нужно знать

• Что это. Документ, которым экспертная комиссия организации отбирает дела с истёкшим сроком хранения, а руководитель утверждает решение об их уничтожении.
• Основание. Правила хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (действуют с 17.09.2023), и Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
• Какие дела включаются. Те, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта (п. 26 Правил).
• Главное условие. Уничтожать до экспертизы ценности, утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу запрещено (п. 17 Правил).
• Ответственность. Нарушение правил хранения архивных документов: штраф для должностных лиц от 3 000 до 5 000 ₽, для организаций от 5 000 до 10 000 ₽ (ст. 13.20 КоАП РФ). Госпошлины за оформление акта нет.

Акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения: какой документ нужен

В обиходе говорят «акт об уничтожении», но по Правилам № 77 основной документ называется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Рекомендуемый образец приведён в приложении № 3 к Правилам. Именно этот акт утверждает руководитель, и только после этого бумаги можно передать на переработку (п. 31 Правил). Документ, подтверждающий утилизацию, прикладывается к акту.

Поэтому акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению, по сути и есть этот акт о выделении. Отдельный «акт об уничтожении» законом не предусмотрен, но многие организации его составляют, когда уничтожают документы своими силами. В нашем образце это решено проще: в конце акта о выделении есть отметка об уничтожении с реквизитами документа о передаче, способом уничтожения и подписями. Один документ вместо двух, и вся цепочка в нём видна. Тот же бланк подходит и как акт об уничтожении архивных документов: образец таблицы позволяет перечислить дела из архива организации по номенклатуре.

Какие сроки хранения нужно проверить

Срок хранения дела исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Поэтому дело с пятилетним сроком, законченное в 2020 году, можно включить в акт, составленный в 2026 году.

Сокращать установленные сроки нельзя, а продлевать можно, если документы ещё нужны. Типичный случай продления: идёт налоговая проверка, судебный спор или есть убыток, переносимый на будущее. Документы, подтверждающие убыток, нужно хранить весь срок его переноса (п. 4 ст. 283 НК РФ). Если инспекция запросит документы, которых уже нет, ответ на требование превратится в проблему; как отвечать на такие запросы, мы разбирали в материале «Ответ на требование по ст. 93.1 НК РФ вне проверки».

Порядок уничтожения: пошагово

1. Создайте экспертную комиссию. Приказом руководителя, с положением о комиссии. В неё обычно входят руководитель службы делопроизводства, главный бухгалтер, кадровик, юрист, ответственный за архив.
2. Проведите экспертизу ценности. Подразделения предлагают дела к уничтожению, служба делопроизводства сверяет их с номенклатурой и Перечнем № 236.
3. Подготовьте описи. Одновременно с актом готовятся описи дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы. Экспертная комиссия рассматривает их вместе с проектом акта (п. 28 Правил).
4. Подпишите и согласуйте проект акта. Проект подписывает руководитель службы делопроизводства и визирует руководитель архива или подразделения, отвечающего за архив (п. 26 Правил).
5. Утвердите акт. Организация, не являющаяся источником комплектования государственного или муниципального архива, утверждает документы после их согласования экспертной комиссией. Источники комплектования сначала представляют проекты в экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения (пп. 29, 30 Правил).
6. Уничтожьте документы. Передайте их на переработку или уничтожьте сами способом, исключающим восстановление.
7. Заполните отметку об уничтожении и приложите документ о передаче. Внесите изменения в учётные документы архива.

Акт об уничтожении документов образец: что в нём и как заполнить

Акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения, образец которого приложен к статье, рассчитан на коммерческую организацию, которая не сдаёт документы в государственный архив и согласует акт с собственной экспертной комиссией. Это самый частый случай для ООО и АО. Разберём, как выглядит образец заполнения по блокам.

Шапка и гриф «Утверждаю». Наименование организации, ИНН, адрес, должность и подпись руководителя с датой утверждения.

Номер, место и дата. Акт регистрируется как обычный внутренний документ.

Основание отбора. Ссылка на Перечень № 236 и номенклатуру дел, вывод о том, что документы утратили практическое значение и не имеют научно-исторической ценности, а их срок истёк к 1 января года составления акта.

Реквизиты приказа о комиссии. Без них непонятно, кто вправе был отбирать документы.

Таблица. Номер по порядку, заголовок дела или групповой заголовок однородных документов (например, «кассовые документы»), годы, индекс по номенклатуре, количество дел и срок хранения со ссылкой на статью Перечня. Заполняйте по номенклатуре: проверяющий должен по каждой строке понять, почему срок истёк.

Итог и отметка об описях. Количество дел цифрами и прописью и подтверждение того, что описи дел постоянного хранения утверждены, а по личному составу согласованы, с реквизитами протокола комиссии. Это прямое требование п. 17 Правил.

Оговорка о продлении сроков. Строка о том, что среди документов нет нужных для проверок и споров. Её стоит включить, чтобы комиссия осознанно проверила этот вопрос.

Подписи и согласование. Руководитель службы делопроизводства, ответственный за архив, отметка об одобрении экспертной комиссией.

Отметка об уничтожении. Количество дел и вес, кому переданы, по какому документу, каким способом уничтожены, кто передал, и отметка о внесении изменений в учётные документы.

Особые категории документов

Акт об уничтожении документов ДСП

С 13 марта 2026 года действует постановление Правительства РФ от 04.03.2026 № 226, которое изменило Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения (постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233). Теперь Положение прямо регулирует уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования». Основание уничтожения: акт о выделении документов к уничтожению или иное основание, установленное в организации. Способ: механическое измельчение или иной способ, исключающий восстановление содержания. Факт уничтожения отмечается в учётных формах. Электронные документы ДСП уничтожаются сертифицированными средствами.

Положение обязательно для федеральных органов исполнительной власти, а для регионов, муниципалитетов, госучреждений, госкомпаний и организаций с публичными функциями носит рекомендательный характер. Поэтому если вы работаете с ДСП-документами по госконтракту, порядок уничтожения ищите в инструкции заказчика и в договоре. Для акта об уничтожении документов ДСП образец можно взять наш, дополнив таблицу графой с учётными номерами документов.

Документы по воинскому учёту

Акт об уничтожении документов по воинскому учёту составляется в общем порядке: документы ведения воинского учёта (журналы проверок, переписка с военным комиссариатом, списки граждан) уничтожаются по истечении сроков, предусмотренных Перечнем № 236 и номенклатурой дел. Личные карточки работников в этот акт не включаются: они хранятся в составе документов по личному составу 50 или 75 лет. Перед уничтожением сверьте сроки с ответственным за воинский учёт и учтите, что военный комиссариат при проверке вправе спросить документы за проверяемый период.

Документы с персональными данными

Если в делах есть персональные данные, их уничтожение должно соответствовать ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, а факт уничтожения подтверждается по требованиям, утверждённым приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. На практике акт о выделении к уничтожению дополняют реквизитами, которые требует Роскомнадзор, либо оформляют отдельный акт об уничтожении персональных данных. Что важно учитывать при обработке персональных данных работников и клиентов, мы писали в статье «Согласие на обработку персональных данных: образец».

Акт об уничтожении документов путём сжигания

Закон не устанавливает конкретного способа уничтожения: важно лишь, чтобы восстановить содержание было невозможно. Сжигание допустимо, но на практике организации от него отказываются: жечь бумаги на своей территории мешают требования пожарной безопасности, а без отдельного помещения или договора с организацией, имеющей специальные установки, сжигание создаёт больше рисков, чем пользы. Чаще используют шредер или передачу специализированной организации по договору с выдачей документа о приёме макулатуры на переработку. В отметке об уничтожении укажите выбранный способ и приложите подтверждающий документ.

Частые ошибки

• Уничтожение без описей. Если описи дел постоянного хранения и по личному составу не утверждены и не согласованы, уничтожение запрещено (п. 17 Правил).
• Включение дел, срок которых истёк в текущем году. В акт попадают только дела со сроком, истёкшим к 1 января года составления.
• Акт не утверждён. Передать документы на переработку можно только после утверждения акта руководителем (п. 31 Правил).
• Уничтожение документов, нужных для спора или проверки. Это не только архивное нарушение, но и потеря доказательств. Последствия бывают серьёзнее штрафа: например, при спорах с бывшим директором, о которых мы писали в материале «Истребование документов у бывшего директора», суд оценивает, кто и когда распорядился документами.
• Нет подтверждения уничтожения. Без документа о передаче или отметки с подписями нельзя доказать, что документы действительно уничтожены, а не утрачены.
• Сокращение сроков «для удобства». Сроки, установленные законом и Перечнем, сокращать нельзя.

Чек-лист

• Приказ о создании экспертной комиссии и положение о ней утверждены.
• Каждое дело сверено с номенклатурой и статьёй Перечня № 236.
• Срок хранения истёк к 1 января года составления акта.
• Нет документов, нужных для проверок, споров и переноса убытков.
• Описи дел постоянного хранения утверждены, по личному составу согласованы.
• Акт подписан, согласован, одобрен комиссией и утверждён руководителем.
• Уничтожение проведено способом, исключающим восстановление, подтверждающий документ приложен.
• Для ДСП и персональных данных соблюдены специальные требования.

Отмечено 0 из 8

Статья носит информационный характер и отражает требования архивного законодательства по состоянию на октябрь 2026 года. Перед уничтожением документов сверьте сроки хранения с действующей редакцией Перечня № 236 и локальными актами организации.