Акт об опоздании на работу: образец 2026 в Word и порядок по ст. 193 ТК РФ

Акт об опоздании на работу, образец которого можно скачать ниже, нужен работодателю не для галочки: это первое доказательство дисциплинарного проступка, без которого выговор или увольнение за систематические опоздания суд почти наверняка отменит. Разбираем, кто и когда составляет акт, как связать его с объяснением и приказом и какие ошибки чаще всего губят позицию работодателя в трудовом споре.

Коротко: что нужно знать

• Что это. Внутренний документ работодателя, которым комиссия из двух-трёх работников фиксирует, что сотрудник пришёл позже установленного начала рабочего дня, во сколько именно и без уведомления о причинах.
• Когда составлять. В день опоздания, сразу после прихода работника. Акт «задним числом» через неделю убедительность теряет.
• Обязателен ли. Трудовой кодекс прямо его не требует, но работодатель обязан доказать сам факт проступка (ст. 192, 193 ТК РФ). Акт вместе с данными пропускной системы и объяснением работника и есть такое доказательство.
• Что дальше. Затребовать письменное объяснение (два рабочих дня), затем решить вопрос о взыскании в пределах месяца со дня обнаружения проступка.
• Госпошлины нет: это локальный кадровый документ. Унифицированной формы тоже нет, акт составляется в свободной форме.

Правовая основа: почему опоздание считается проступком

Работник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Время начала и окончания работы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, а для отдельных работников может быть закреплено трудовым договором (ст. 100, 189, 190 ТК РФ). Опоздание означает, что работник не выполнил это условие, то есть совершил дисциплинарный проступок в смысле ч. 1 ст. 192 ТК РФ: неисполнение по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Отсюда три вывода, важных для практики:

1. Нужна вина. Если работник опоздал из-за аварии в метро, задержки рейса или вызова в суд, проступка нет. Поэтому акт должен фиксировать не только время прихода, но и то, что о причинах работник не сообщил, а документов, оправдывающих опоздание, у работодателя нет.
2. Нужно знание правил. Если работник не был ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), привлечь его к ответственности за их нарушение будет сложно. Ссылка на пункт ПВТР и дату ознакомления в акте закрывает этот вопрос.
3. Штрафы запрещены. Перечень взысканий закрытый: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Денежный «штраф за опоздание» незаконен, а лишить премии можно только если это прямо следует из положения о премировании.

Опоздание, отсутствие и прогул: где граница

Если работник отсутствовал на рабочем месте более четырёх часов подряд в течение рабочего дня, это уже прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), и оформлять нужно акт об отсутствии на рабочем месте. Опоздание на пять часов не «опоздание», а прогул со всеми последствиями. Для отсутствия меньшей продолжительности действует общий порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.

Позиции Верховного Суда, которые нужно учитывать

Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 остаётся главным ориентиром судов по дисциплинарным спорам.

• Неоднократность (п. 33). Уволить по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ можно, если к работнику ранее применено дисциплинарное взыскание, и на момент повторного неисполнения обязанностей оно не снято и не погашено. Взыскание действует год (ч. 1 ст. 194 ТК РФ). Поэтому акт об опоздании, по которому вынесен приказ, становится «первым кирпичом» будущего увольнения, а акт, по которому взыскание не применено, для неоднократности ничего не даёт.
• Тяжесть проступка (п. 53). Работодатель должен доказать, что учёл тяжесть проступка, обстоятельства его совершения, предшествующее поведение и отношение к труду. Увольнение за единственное опоздание на десять минут после безупречной работы суды расценивают как несоразмерное.
• Бремя доказывания. Обязанность доказать факт проступка и соблюдение порядка лежит на работодателе. Акт, составленный в день опоздания и подписанный людьми, которые лично видели время прихода, плюс объективные данные (выгрузка СКУД, журнал охраны, видеозапись) и есть стандарт, который выдерживает проверку в суде.

Как составить акт об опоздании на работу сотрудника: пошагово

1. Зафиксируйте время прихода. Сделайте выгрузку из системы контроля доступа или копию записи в журнале охраны за этот день. Если пропускной системы нет, время подтверждают сами члены комиссии.
2. Соберите комиссию. Двух-трёх работников, лично видевших время прихода: непосредственный руководитель, кадровик, коллега из подразделения. Подчинённого опоздавшего брать не стоит, его показания легко оспорить.
3. Составьте акт в тот же день. Укажите дату, время и место составления, кто подписывает, во сколько пришёл работник при каком начале рабочего дня, каким пунктом ПВТР это время установлено, что работник не предупредил о причинах.
4. Вручите уведомление об объяснении. По ч. 1 ст. 193 ТК РФ работодатель обязан затребовать письменное объяснение. Удобно вручить уведомление одновременно с актом и отметить это в акте. Как выглядит такое объяснение, мы разбирали в материале «Объяснительная записка: образец».
5. Ознакомьте работника с актом. Работник ставит подпись и получает второй экземпляр. Если отказывается, составьте отдельный акт об отказе от подписи.
6. Подождите два рабочих дня. Если объяснение не представлено, составляется акт о непредставлении объяснения. Отказ работника объясниться сам по себе не мешает применить взыскание.
7. Решите вопрос о взыскании. Не позднее месяца со дня обнаружения проступка, не считая болезни и отпуска работника (ч. 3 ст. 193 ТК РФ), и не позднее шести месяцев со дня его совершения (ч. 4 ст. 193 ТК РФ). Приказ объявляется под роспись в течение трёх рабочих дней (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Структура такого приказа разобрана в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании: образец».

Помните правило ч. 5 ст. 193 ТК РФ: за один проступок только одно взыскание. Если по одному опозданию уже вынесено замечание, объявить за него же выговор нельзя.

Акт об опоздании на работу: образец, что в нём и как заполнить

Образец рассчитан на самую частую ситуацию, ради которой составляют акт об опоздании работника на работу: работник офиса или производства пришёл позже начала смены, не предупредив руководителя. Документ состоит из нескольких блоков.

Шапка. Полное наименование организации или ИП, ИНН и адрес. Для первичных кадровых документов это базовые реквизиты, по которым видно, кто составил акт.

Номер, дата, место и время составления. Время составления важно: оно должно быть позже времени прихода работника, но в тот же день. Номер присваивается по журналу регистрации актов, если такой ведётся.

Состав комиссии. Должности и полные ФИО всех, кто подписывает акт. Тех, кто опоздание лично не видел, в акт не включайте.

Пункт 1: факт опоздания. ФИО, должность и подразделение работника, реквизиты трудового договора, дата, фактическое время прихода, установленное время начала работы и продолжительность опоздания в часах и минутах. Это центральная часть акта, её сверяют с табелем и приказом.

Пункт 2: какое время работник нарушил. Ссылка на пункт ПВТР или трудового договора и дату ознакомления работника с правилами. Если у работника гибкий график или сменный режим, указывайте время начала, действовавшее именно в этот день.

Пункт 3: чем подтверждено время прихода. Выгрузка из системы контроля доступа, журнал охраны, запись камеры. Подтверждающий документ прикладывается к акту.

Пункт 4: отсутствие уважительных причин на момент составления. Формулировка «на момент составления акта» принципиальна: работодатель не утверждает, что причин не было вообще, а фиксирует, что о них не известно. Окончательный вывод делается после объяснения.

Пункт 5: устные пояснения. Если работник сразу что-то сказал, запишите кратко и своими словами. Это пригодится, если позже он изложит другую версию.

Пункт 6: требование объяснения. Дата и время вручения уведомления. С этого момента считаются два рабочих дня.

Пункт 7: табель. До получения объяснения время отражается как неявка по невыясненным причинам. Если причина окажется уважительной, отметку исправляют.

Подписи, ознакомление, приложения. Подписи членов комиссии, строка для подписи работника о получении экземпляра и перечень приложений.

Акт об опоздании на работу сотрудника: образец 2025 и 2026, есть ли разница

Нормы о порядке дисциплинарных взысканий (ст. 192–194 ТК РФ) за последние годы по существу не менялись, поэтому образец 2025 года и образец 2026 года совпадают по содержанию. Отличия касаются формы. Если работодатель ведёт кадровый электронный документооборот по ст. 22.1–22.3 ТК РФ, акт можно подписывать электронными подписями, но ознакомить работника всё равно нужно, причём в порядке, предусмотренном локальным актом об ЭДО. На практике, пока работник не подключён к ЭДО или отказывается от него, надёжнее оформлять акт на бумаге.

Частые ошибки

• Акт составлен через несколько дней. Суд оценит его критически, особенно если подписанты путаются в показаниях. Составляйте в день опоздания.
• Один акт на несколько опозданий. Каждое опоздание отдельный проступок, и на каждое нужен отдельный акт и отдельное объяснение. Сводный акт «за месяц» не позволяет проверить сроки по каждому эпизоду.
• Нет ссылки на время начала работы. Без пункта ПВТР или трудового договора непонятно, что именно нарушено. Особенно это опасно при гибком графике.
• Работник не ознакомлен с ПВТР. Тогда спорно само наличие обязанности приходить к определённому времени.
• Акт без объяснения. Даже идеальный акт не заменяет процедуру ст. 193 ТК РФ: без затребования объяснения взыскание незаконно.
• Пропуск месячного срока. Его отсчёт начинается со дня, когда о проступке узнал непосредственный руководитель, а не директор (п. 34 Постановления Пленума № 2). Акт в день опоздания одновременно фиксирует и дату обнаружения.
• «Штраф» или удержание из зарплаты как наказание. Незаконно. Работодатель вправе оплатить только фактически отработанное время, но это следствие табеля, а не взыскание.
• Увольнение после серии опозданий без единого приказа. Для п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ нужна неоднократность, то есть действующее взыскание. Пять актов без приказов основанием для увольнения не станут.

Что говорит практика

Суды проверяют три вещи: доказан ли факт и продолжительность опоздания, соблюдена ли процедура ст. 193 ТК РФ и соразмерна ли мера тяжести проступка. Типичный сценарий отмены увольнения: работодатель собрал папку актов об опозданиях за полгода, но взыскание применил лишь однажды, причём за пределами месячного срока. Работника восстанавливают, взыскивают средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Если спор доходит до увольнения, полезно изучить подходы судов к смежному основанию в статье «Увольнение за прогул: практика»: требования к доказательствам там во многом те же.

Обратная ситуация: работник ссылается на уважительную причину (пробки, болезнь ребёнка), но не может её подтвердить и не сообщил о ней в день опоздания. Здесь акт с отметкой «о причинах не уведомил» и вручённым уведомлением об объяснении работает на работодателя.

Чек-лист для работодателя

• Время прихода подтверждено объективными данными (СКУД, журнал, видео).
• Акт составлен в день опоздания, отдельно по каждому эпизоду.
• В акте указаны время начала работы и пункт ПВТР или трудового договора.
• Работник ознакомлен с ПВТР под подпись до опоздания.
• Уведомление об объяснении вручено, два рабочих дня выдержаны.
• Взыскание применено в пределах месяца со дня обнаружения проступка.
• Мера соответствует тяжести проступка и прежнему поведению работника.
• Приказ объявлен под роспись в течение трёх рабочих дней.

Отмечено 0 из 8

Статья носит информационный характер и отражает нормы трудового законодательства по состоянию на октябрь 2026 года. Перед увольнением за неоднократные опоздания проверьте всю цепочку документов по каждому эпизоду или обратитесь к юристу.