Заявление о замене части отпуска денежной компенсацией позволяет получить деньги вместо отдыха, но только за дни сверх 28 календарных дней в году. Работодатель не обязан соглашаться, а для некоторых работников замена запрещена вовсе, поэтому перед подачей стоит проверить, на какие дни распространяется право и сколько выйдет на руки.
Образец заявления о замене части отпуска денежной компенсацией в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: главное о замене отпуска деньгами
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Норма | Ст. 126 ТК РФ |
| Какие дни можно заменить | Только часть ежегодного оплачиваемого отпуска сверх 28 календарных дней |
| Инициатива | Только по письменному заявлению работника |
| Обязан ли работодатель согласиться | Нет, это его право |
| Кому запрещено | Беременным женщинам и работникам до 18 лет; нельзя заменить дополнительный отпуск за вредные или опасные условия (кроме случаев по ст. 117 ТК РФ) |
| Размер | Средний дневной заработок, умноженный на количество дней |
| Налоги | Облагается НДФЛ и страховыми взносами |
| Срок выплаты | В ТК РФ не установлен, обычно с ближайшей зарплатой |
Правовая основа
Статья 126 ТК РФ
Часть 1 ст. 126 ТК РФ разрешает заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, по письменному заявлению работника. Ключевое слово «может»: это не обязанность работодателя, а возможность, которую стороны используют по взаимному согласию. Работодатель вправе отказать без объяснения причин.
По ч. 2 ст. 126 при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или переносе отпуска на следующий рабочий год компенсацией можно заменить часть каждого отпуска, превышающую 28 дней, или любое количество дней из этой части. Иными словами, если за прошлые годы накопились неиспользованные дополнительные дни, их тоже можно заменить, но основные 28 дней за каждый год остаются «неприкосновенными».
Часть 3 ст. 126 устанавливает запрет замены:
- основного и дополнительных отпусков беременным женщинам;
- основного и дополнительных отпусков работникам в возрасте до 18 лет;
- ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в этих условиях.
Исключения составляют выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении и случаи, прямо предусмотренные ТК РФ.
Особое правило для «вредников»
Статья 117 ТК РФ гарантирует работникам с вредными условиями 2, 3 или 4 степени либо опасными условиями дополнительный отпуск не менее 7 календарных дней. Часть такого отпуска сверх 7 дней можно заменить компенсацией, но только при одновременном соблюдении условий: это предусмотрено отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором, а работник дал письменное согласие, оформленное отдельным соглашением к трудовому договору. Порядок и размер компенсации тоже определяются соглашением и колдоговором.
У кого отпуск больше 28 дней
Заявление о замене части отпуска денежной компенсацией имеет смысл, только если общий ежегодный отпуск больше 28 дней. Чаще всего это:
- работники с ненормированным рабочим днём: дополнительный отпуск не менее 3 календарных дней (ст. 119 ТК РФ);
- работники районов Крайнего Севера и приравненных местностей: дополнительный отпуск 24 и 16 календарных дней соответственно (ст. 321 ТК РФ);
- работники-инвалиды: ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
- педагогические работники с удлинённым основным отпуском (ст. 334 ТК РФ);
- работники, которым дополнительный отпуск установлен коллективным договором или трудовым договором (например, за стаж работы в компании).
Работники до 18 лет получают удлинённый отпуск 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), но заменить его деньгами нельзя.
Как рассчитать компенсацию
Компенсация равна среднему дневному заработку, умноженному на количество заменяемых дней. С 1 сентября 2025 года средний заработок считается по Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540 (оно заменило прежнее Положение № 922). Для отпусков и компенсаций средний дневной заработок определяется так: сумма начисленной зарплаты за 12 предшествующих месяцев делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если какие-то месяцы отработаны не полностью, используется более сложная формула.
Пример. Оклад 90 000 рублей, все 12 месяцев отработаны полностью, премий нет. Работнику с ненормированным днём положено 3 дополнительных дня, он просит заменить их компенсацией.
| Показатель | Расчёт | Сумма |
|---|---|---|
| Заработок за 12 месяцев | 90 000 × 12 | 1 080 000 ₽ |
| Средний дневной заработок | 1 080 000 / 12 / 29,3 | 3 071,67 ₽ |
| Компенсация за 3 дня | 3 071,67 × 3 | 9 215,01 ₽ |
| НДФЛ 13% | 9 215,01 × 13% | 1 198 ₽ |
| К выплате | 9 215,01 − 1 198 | 8 017,01 ₽ |
В расчёт среднего заработка включаются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, надбавки, доплаты, премии с учётом особенностей их учёта по Положению № 540. Не включаются социальные выплаты, материальная помощь, пособия и суммы, выплаченные за время, когда за работником сохранялся средний заработок (например, отпускные или оплата дней диспансеризации). Поэтому при больших премиях компенсация может оказаться заметно выше, чем дневная ставка по окладу.
Компенсация за замену части отпуска не освобождается от НДФЛ: льготы ст. 217 НК РФ на неё не распространяются. Страховые взносы тоже начисляются, поскольку такая компенсация не входит в перечень необлагаемых выплат ст. 422 НК РФ. Для работодателя расходы на неё учитываются в составе оплаты труда.
Порядок действий
- Проверьте продолжительность отпуска. Посмотрите трудовой договор, коллективный договор и график отпусков: сколько дней сверх 28 вам положено и сколько осталось неиспользованных.
- Убедитесь, что запретов нет. Вы не беременны, вам больше 18 лет, а заменяемые дни не относятся к отпуску за вредные условия.
- Заполните заявление. Укажите рабочий год, общую продолжительность отпуска и точное количество дней, которые хотите заменить.
- Подайте заявление и получите отметку о принятии. Через кадровую службу или ЭДО.
- Дождитесь решения. При согласии работодатель издаёт приказ о замене части отпуска денежной компенсацией и знакомит с ним работника под подпись.
- Проверьте выплату. Сумма должна быть отражена в расчётном листке отдельной строкой.
Если заменяемые дни были запланированы в графике отпусков, после выплаты нужно скорректировать и его. О правилах составления графика можно прочитать в статье о графике отпусков на 2027 год.
Заявление о замене части отпуска денежной компенсацией образец: что в нём и как заполнить
Образец составлен для самой типичной ситуации: работник с дополнительным отпуском (например, за ненормированный рабочий день) просит заменить деньгами дополнительные дни за конкретный рабочий год.
Шапка. Справа указываются должность и ФИО руководителя, наименование организации, затем данные заявителя: ФИО, должность, подразделение, табельный номер, контакты.
Описательная часть. Первый абзац: реквизиты трудового договора, рабочий год, общая продолжительность ежегодного отпуска и его состав (28 дней основного и дополнительный отпуск с основанием и количеством дней). Второй абзац: сколько дней не использовано, сколько из них сверх 28, и подтверждение, что работник не относится к категориям, для которых замена запрещена. Эта фраза избавляет кадровую службу от дополнительных проверок.
Правовое обоснование. Три пункта: право на замену по ч. 1 ст. 126, ограничения по ч. 3 ст. 126 и порядок расчёта среднего заработка по ст. 139 ТК РФ и Положению № 540.
Просительная часть. Заменить конкретное количество дней конкретного дополнительного отпуска за конкретный рабочий год, выплатить компенсацию вместе с ближайшей зарплатой и ознакомить с приказом.
Дата и подпись. Дата подачи и подпись с расшифровкой.
Если у вас накопились дополнительные дни за несколько лет, подайте заявление по каждому рабочему году либо перечислите в пункте 1 просительной части несколько рабочих лет с количеством дней по каждому.
Практические вопросы
Можно ли заменить дни, которые ещё не заработаны
Статья 126 ТК РФ говорит о замене части отпуска, но не уточняет, должен ли рабочий год быть уже отработан. Безопаснее заменять дни, право на которые уже возникло: за отработанный рабочий год или пропорционально отработанным месяцам текущего года. Если заменить авансом все дополнительные дни будущего года, а работник уволится раньше, работодателю придётся удерживать излишне выплаченную сумму при увольнении, а такие удержания ограничены ст. 137 ТК РФ. Поэтому в образце предусмотрен конкретный рабочий год с датами начала и окончания.
Часть дней в отпуск, часть деньгами
Стороны могут договориться, что работник использует основные 28 дней и часть дополнительных, а остаток получает деньгами. Например, при отпуске 52 дня на Крайнем Севере (28 основных и 24 дополнительных) можно отдохнуть 38 дней, а 14 дней заменить компенсацией. В заявлении в этом случае указывается только количество заменяемых дней, а оставшиеся дни планируются по графику отпусков.
Как работодатель оформляет замену
После согласия руководителя издаётся приказ о замене части отпуска денежной компенсацией. Унифицированной формы нет, приказ составляется в произвольной форме и содержит ФИО работника, рабочий год, количество заменяемых дней и основание (заявление работника). Бухгалтерия рассчитывает средний заработок, отражает выплату в расчётном листке и удерживает НДФЛ. В личной карточке работника (если она ведётся) отмечается, что часть отпуска заменена деньгами: это важно при последующем расчёте компенсации при увольнении, чтобы не заплатить за те же дни дважды.
Что делать при отказе
Отказ в замене законен и не требует обоснования. Обжаловать его в инспекции труда или суде бесперспективно, если только замена не предусмотрена локальным актом или коллективным договором как обязанность работодателя. В этом случае отказ можно оспорить, сославшись на конкретный пункт документа. В остальных случаях остаётся использовать дополнительные дни как отпуск или перенести их на следующий год по ст. 124 ТК РФ.
Замена при увольнении
При увольнении вопрос решается иначе: за все неиспользованные дни отпуска, включая основные 28, работнику выплачивается компенсация по ст. 127 ТК РФ без всякого заявления. Писать заявление о замене накануне увольнения не нужно.
Частые ошибки
- Просьба заменить основной отпуск. Работник, у которого отпуск ровно 28 дней, не может получить за него деньги, пока работает. Такие дни компенсируются только при увольнении (ст. 127 ТК РФ); подробнее в материале о компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
- Замена при неиспользованных основных днях за два года. Ч. 4 ст. 124 ТК РФ запрещает не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Получение денег за дополнительные дни не освобождает работодателя от обязанности предоставить основной отпуск.
- Замена «вредного» отпуска без соглашения. Даже если работник сам просит деньги, без отраслевого соглашения, колдоговора и отдельного соглашения к трудовому договору замена дополнительного отпуска за вредные условия незаконна, и инспекция труда может оштрафовать работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Неточный рабочий год. Рабочий год считается с даты приёма на работу, а не с 1 января. Ошибка в периоде приводит к неправильному подсчёту неиспользованных дней.
- Устная договорённость. Без письменного заявления работника замена не допускается: ч. 1 ст. 126 прямо требует письменной формы.
- Ожидание обязательной выплаты. Отказ работодателя законен. Если компенсация важна, её можно предусмотреть в коллективном договоре или локальном акте как общее правило для всех работников.
Если вместо денег вы решили всё же отдохнуть, используйте образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск: дополнительные дни можно присоединить к основному отпуску.
Чек-лист
Отмечено 0 из 6
Статья носит информационный характер и отражает нормы ТК РФ и НК РФ на октябрь 2026 года; при споре о размере компенсации или незаконной замене отпуска оцените ситуацию с юристом или бухгалтером.
