Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание: образец 2026

Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание, образец которой можно скачать ниже, это первый шаг к расширению штата: руководитель подразделения объясняет директору, зачем нужен ещё один работник и сколько это будет стоить. Закон такой записки не требует, но без неё изменение штатного расписания выглядит произвольным, а у директора нет данных для решения.

Коротко: что нужно знать

• Кто пишет. Руководитель структурного подразделения, в котором появится новая штатная единица. Иногда инициатором выступает кадровая служба или финансовый директор.
• Кому адресуют. Руководителю организации или лицу, которому по уставу и локальным актам предоставлено право утверждать штатное расписание.
• Форма. Свободная. Обязательных реквизитов законом не установлено, но в записке должны быть: адресат, автор, дата, обоснование, параметры новой должности, расходы, просьба и подпись.
• Что дальше. Резолюция директора, затем приказ о внесении изменений в штатное расписание, должностная инструкция, при необходимости специальная оценка условий труда, и только после этого приём работника.
• Сроки и пошлины. Не установлены. Практический ориентир: записку подают заранее, чтобы приказ об изменении штатного расписания был издан до даты приёма работника.

Правовая основа: зачем вообще оформлять новую должность

Штатное расписание и трудовая функция. Трудовой кодекс прямо связывает трудовую функцию с штатным расписанием: трудовая функция может определяться как работа по должности «в соответствии со штатным расписанием» (ст. 15 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Принять человека на должность, которой в штатном расписании нет, формально можно, но это создаёт риски: инспекция труда может квалифицировать это как нарушение порядка оформления, а в споре о сокращении или переводе работодателю будет трудно доказать, какая штатная единица существовала.

Форма штатного расписания. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы не обязательны (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), но большинство работодателей продолжает использовать Т-3 или её модификацию. Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя.

Наименование должности. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения (например, досрочная пенсия, вредные условия труда), её наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Профстандарты обязательны в части квалификационных требований, если они установлены ТК РФ, федеральными законами или иными нормативными актами (ст. 195.3 ТК РФ). Поэтому в записке стоит сразу указать профстандарт, на который опирается предлагаемое название.

Совмещение как альтернатива. Дополнительную работу можно поручить действующим сотрудникам в порядке совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания или увеличения объёма работ за доплату (ст. 60.2 и 151 ТК РФ). В записке стоит коротко объяснить, почему этот вариант не подходит: объём работ постоянный, соответствует полной ставке, нужна иная квалификация.

Охрана труда. Новое рабочее место должно пройти специальную оценку условий труда. Ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест является основанием для внеплановой СОУТ, которую по общему правилу проводят в течение 12 месяцев (ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Пункт об этом в просительной части записки помогает не забыть о СОУТ на этапе планирования.

Когда нужна такая записка: типичные поводы

Типичные поводы:

• рост объёма работы, который не покрывается текущим штатом без систематических переработок;
• новое направление деятельности: открытие склада, филиала, запуск продукта;
• появление требований закона, для которых нужен отдельный специалист (например, ответственный за охрану труда при численности свыше 50 работников по ст. 223 ТК РФ);
• реорганизация функций: выделение из обязанностей нескольких сотрудников отдельной роли.

Записка нужна и тогда, когда в организации действует порядок согласования изменений штатного расписания, закреплённый в положении об оплате труда или регламенте документооборота. В бюджетных учреждениях записка обычно проходит дополнительное согласование с планово-экономическим отделом, поскольку фонд оплаты труда жёстко ограничен.

Как обосновать необходимость: аргументы, которые работают

Директор оценивает записку как инвестиционное предложение: сколько стоит новая единица и что компания получит взамен. Поэтому сильнее всего действуют аргументы, выраженные в цифрах и проверяемые по документам.

Нагрузка. Количество операций, договоров, заявок, отгрузок или клиентов на одного сотрудника до и после роста. Если в организации есть нормы труда или нормативы численности, сравните фактическую нагрузку с ними (ст. 159–160 ТК РФ допускают введение норм труда локальными актами).

Переработки. Сверхурочная работа ограничена 4 часами в течение двух дней подряд и 120 часами в год на каждого работника (ч. 6 ст. 99 ТК РФ) и оплачивается в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ). Если сотрудники подразделения систематически выходят за этот лимит, работодатель уже нарушает закон, а новая штатная единица становится способом устранить нарушение. Табели учёта рабочего времени здесь лучшее доказательство.

Потери. Сорванные сроки, штрафы контрагентов, возвраты, жалобы клиентов, неустойки. Сумма потерь за квартал рядом с годовой стоимостью новой единицы часто снимает вопрос о целесообразности.

Риски соответствия требованиям. Если без нового специалиста компания не выполняет обязательные требования (охрана труда, защита персональных данных, воинский учёт), это аргумент, который вообще не требует экономического расчёта: штрафы и предписания обойдутся дороже.

Перспектива. Новая функция может давать доход: продажи, новое направление, обслуживание дополнительных клиентов. Укажите ожидаемый результат и срок, через который он должен быть виден. Это дисциплинирует и автора записки: через полгода директор вправе спросить, оправдались ли ожидания.

Порядок действий

1. Соберите аргументы. Табели учёта рабочего времени с переработками, статистику роста нагрузки, перечень функций, которые некому выполнять, примеры сбоев.
2. Определите параметры должности. Название по профстандарту, подразделение, подчинённость, оклад, надбавки, режим, требования к квалификации.
3. Посчитайте расходы. Оклад и надбавки в месяц и в год, страховые взносы. Без расчёта директор, скорее всего, вернёт записку.
4. Подготовьте проект должностной инструкции. Он показывает, что функции продуманы, и ускоряет оформление после решения.
5. Подайте записку. Зарегистрируйте её в системе документооборота или канцелярии, чтобы была фиксированная дата.
6. Получите резолюцию. При положительном решении кадровая служба готовит приказ о внесении изменений в штатное расписание.
7. Оформите изменения. Приказ, новая редакция или изменения штатного расписания, утверждение должностной инструкции, организация СОУТ, затем приём работника.

Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание образец: что в нём и как заполнить

Шапка. Справа указывают адресата (должность руководителя, наименование организации, фамилию и инициалы), ниже автора записки с должностью и подразделением.

Заголовок, номер и дата. «Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание», номер по журналу регистрации внутренних документов и дата составления.

Описание проблемы. Первый абзац: в каком подразделении возникла постоянная потребность в работнике и по какой должности. Второй абзац содержит факты: с какого момента и насколько вырос объём работы, какие функции сейчас выполняют сотрудники, у которых это не входит в трудовую функцию, сколько допущено сбоев и сколько часов переработки. Конкретные цифры здесь важнее любых общих слов.

Почему не совмещение. Короткий абзац о том, что вариант по ст. 60.2 ТК РФ не подходит. Это снимает очевидный вопрос директора: «А почему нельзя доплатить кому-то из своих?»

Параметры должности. Таблица: наименование должности со ссылкой на профстандарт или квалификационный справочник, подразделение, количество штатных единиц, непосредственный руководитель, оклад цифрами и прописью, надбавки, режим работы, требования к квалификации, дата введения.

Расходы. Дополнительные расходы на оплату труда с учётом страховых взносов в месяц и в год и источник их покрытия.

Просьба. Нумерованный список: ввести должность с конкретной даты, поручить кадровой службе подготовить приказ, утвердить должностную инструкцию, организовать СОУТ.

Приложения и подпись. Проект должностной инструкции, расчёт расходов, данные о загрузке. Внизу дата и подпись автора с расшифровкой.

Как директору принять решение и что делать дальше

Резолюцию ставят прямо на записке: «Согласен. Отделу кадров подготовить приказ» с датой и подписью. Если директор не согласен, разумно письменно указать причину (например, «Рассмотреть вариант совмещения»): это защищает руководителя подразделения, если позднее возникнут претензии за сорванные сроки.

После положительного решения кадровик готовит приказ об изменении штатного расписания. В нём указывают наименование подразделения и должности, количество единиц, оклад, надбавки и дату, с которой изменения вступают в силу. Параллельно утверждают должностную инструкцию, с которой нового работника знакомят под подпись до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

При приёме работника на новую должность в сведениях о трудовой деятельности, которые направляются в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1, указывают наименование должности так, как оно записано в штатном расписании. Расхождения между штатным расписанием, трудовым договором, приказом о приёме и сведениями о трудовой деятельности потом приходится исправлять, поэтому название стоит выверить уже на этапе записки.

Особые ситуации

Введение должности вместо существующей. Если новую должность вводят одновременно с исключением старой (например, переименование «менеджер по закупкам» в «специалист по закупкам» с изменением функций), это не просто введение новой единицы. Для работника, занимающего прежнюю должность, такое изменение может означать изменение условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца или даже сокращение штата. В записке такую ситуацию лучше описать отдельно, а решение согласовать с юристом.

Временная потребность. Если работа нужна на конкретный срок (проект, сезон), вводить постоянную единицу необязательно. Можно ввести должность на период проекта и заключить срочный трудовой договор при наличии оснований по ст. 59 ТК РФ. Это стоит указать в записке.

Неполная ставка. Если объём новой работы меньше полной нагрузки, в штатное расписание можно ввести 0,5 или 0,25 штатной единицы. Работник тогда принимается на условиях неполного рабочего времени (ст. 93 ТК РФ), а оплата производится пропорционально отработанному времени. В записке так и указывают: «в количестве 0,5 штатной единицы», а в расчёте расходов берут половину оклада. Такой вариант директору согласовать проще, а при росте нагрузки ставку позже увеличивают тем же порядком: записка, приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору.

Дистанционная работа. Если новый работник будет трудиться удалённо, это не требует отдельной должности: дистанционный характер работы фиксируется в трудовом договоре (ст. 312.1–312.2 ТК РФ). Но в записке полезно упомянуть формат, поскольку от него зависят расходы на рабочее место и оборудование.

Должность с особыми условиями. Для должностей с вредными условиями, правом на досрочную пенсию или ограничениями (работа с детьми, на транспорте) наименование нужно сверить со списками и профстандартами особенно тщательно: ошибка в названии потом лишает работника льгот, а работодателя ставит под риск споров с Социальным фондом.

Частые ошибки

• Нет цифр. «Сотрудники перегружены» без табелей и статистики не убеждает. Директор видит только дополнительные расходы.
• Название «из головы». Должность «менеджер по всему» не соответствует ни профстандарту, ни квалификационному справочнику и создаёт проблемы при оформлении льгот и в отчётности.
• Нет расчёта расходов. Записка без суммы фонда оплаты труда и страховых взносов почти всегда возвращается на доработку.
• Приём раньше изменений. Работника оформляют на должность, которой ещё нет в утверждённом штатном расписании. Это легко выявляется при проверке.
• Забыли про СОУТ. Новое рабочее место остаётся без специальной оценки, а это отдельное нарушение требований охраны труда.

Общие правила составления любых служебных записок, включая реквизиты и регистрацию, разобраны в статье о служебной записке.

Чек-лист

• Указаны адресат и автор с должностями.
• Описано, с какого момента и насколько выросла нагрузка, приведены цифры.
• Объяснено, почему не подходит совмещение или доплата.
• Название должности сверено с профстандартом или квалификационным справочником.
• Указаны подразделение, количество единиц, оклад, надбавки, режим, требования, дата введения.
• Посчитаны расходы с учётом страховых взносов.
• Приложены проект должностной инструкции и расчёт.
• После резолюции изданы приказ об изменении штатного расписания и запланирована СОУТ.

Отмечено 0 из 8

Статья носит информационный характер: решение о введении новой должности остаётся за работодателем, а порядок согласования зависит от локальных актов конкретной организации.