Служебная записка о возмещении денежных средств работнику: образец 2026 и порядок оформления

Служебная записка о возмещении денежных средств, образец которой приведён ниже, нужна работнику, который потратил личные деньги на нужды работодателя: купил картридж для офиса, оплатил срочный ремонт, заправил служебную машину или приобрёл материалы для объекта. Записка объясняет руководителю, что, когда и зачем куплено, прикладывает чеки и просит вернуть потраченную сумму.

Коротко: что нужно знать

• Что это. Письменное обращение работника к руководителю организации о возмещении расходов, понесённых из собственных средств в интересах работодателя.
• Кому подаётся. Директору (или лицу, которому по приказу переданы полномочия распоряжаться деньгами), как правило, через непосредственного руководителя, который подтверждает служебную необходимость покупки.
• Что приложить. Кассовые чеки, товарные чеки, накладные, акты, а также отчёт об израсходованных средствах, если его форма утверждена в организации.
• Срок. Закон его не устанавливает. Удобно подать записку в течение нескольких рабочих дней после покупки, пока чеки не выцвели и все помнят обстоятельства. Внутренний срок может быть закреплён в учётной политике или положении о расчётах с персоналом.
• Налоги. Возмещение затрат, понесённых в интересах работодателя и подтверждённых документами, не является доходом работника.
• Пошлины и сборы. Отсутствуют.

Почему нужна именно записка, а не авансовый отчёт

Авансовый отчёт отчитывает за деньги, выданные заранее. Порядок выдачи наличных «под отчёт» установлен п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У: деньги выдаются по распорядительному документу или по заявлению работника, после чего он отчитывается. Если аванса не было и работник заплатил своими деньгами, он формально не подотчётное лицо. Поэтому бухгалтеры рекомендуют оформлять такой случай заявлением или служебной запиской о возмещении, одобренной руководителем, с приложением отчёта об израсходованных средствах и первичных документов.

С точки зрения гражданского права работник, покупая товар для организации без доверенности, действует от её имени без полномочий. Такая сделка становится сделкой организации, если та её впоследствии одобрит (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Резолюция директора на записке и приказ о возмещении как раз и являются таким одобрением. Без него работодатель вправе отказаться от вещи и не платить.

Формы записки и отчёта организация разрабатывает сама: унифицированных бланков для этого случая нет, а самостоятельно разработанные формы первичных документов допускаются ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Общие правила оформления внутренних обращений есть в статье «Служебная записка: образец».

Чем этот случай отличается от компенсаций по ТК РФ

Важно не путать три ситуации, у которых разное правовое основание.

Если работник регулярно ездит по делам на своей машине, разовыми записками это не решается: нужно соглашение по ст. 188 ТК РФ, где закреплён размер компенсации за износ и порядок возмещения топлива. Подробно об этом — в статье о компенсации за личный автомобиль по ст. 188 ТК РФ. А для командировок с 1 сентября 2025 года действует новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое постановлением № 501 вместо прежнего постановления № 749; сам порядок направления описан в материале про приказ о командировке.

Порядок действий: пошагово

1. Согласуйте покупку заранее. Лучше всего получить письменное согласие руководителя (сообщение в рабочем мессенджере или по почте тоже подойдёт как доказательство). Это не обязательное условие, но заметно снижает риск отказа.
2. Сохраните документы. Нужен кассовый чек, а для покупок на крупную сумму также товарная накладная или УПД. Если продавец готов оформить документы на организацию, попросите об этом: тогда организация сможет принять НДС к вычету и учесть расход без вопросов.
3. Передайте покупку. Товар сдают на склад или материально ответственному лицу, работы и услуги принимает руководитель подразделения. Факт передачи стоит отразить в записке.
4. Составьте записку. Опишите повод, перечень покупок, суммы и документы, укажите реквизиты для перечисления денег.
5. Получите визу руководителя подразделения. Он подтверждает, что покупка была нужна для работы.
6. Передайте записку директору. Его резолюция или приказ о возмещении означает одобрение расходов.
7. Получите деньги. Бухгалтерия перечисляет сумму на карту работника или выдаёт её наличными в предусмотренном порядке.

Служебная записка о возмещении денежных средств образец: что в нём и как заполнить

Образец составлен от имени работника на имя генерального директора для самой типичной ситуации: срочная покупка товаров для работы подразделения за счёт личных денег.

Шапка. Справа указывают должность руководителя, наименование организации и ФИО руководителя в дательном падеже, ниже — должность, подразделение и ФИО автора в родительном падеже.

Заголовок и дата. Заголовок «Служебная записка», подзаголовок «о возмещении денежных средств». Номер ставится, если в организации ведётся журнал регистрации внутренних документов, иначе его можно оставить пустым.

Описание обстоятельств. Первый абзац отвечает на вопрос «почему пришлось платить самому»: что произошло, почему нельзя было дождаться закупки в обычном порядке, кто дал поручение. Здесь же указывают дату покупки и продавца.

Таблица расходов. В ней перечислены покупки: наименование, количество, сумма и документ, подтверждающий оплату (номер и дата чека). Итоговая сумма должна совпадать с суммой чеков. Если в одном чеке есть личные покупки, их в таблицу не включают.

Передача покупок. Абзац о том, кому и когда переданы товары или кем приняты работы. Это доказывает, что расход сделан в интересах работодателя, а не для личных нужд.

Просительная часть. Работник просит одобрить приобретение и возместить сумму. Реквизиты банковского счёта (номер счёта, банк, БИК) позволяют бухгалтерии перечислить деньги без дополнительных запросов. Если зарплата приходит на тот же счёт, можно указать «на счёт для перечисления заработной платы».

Приложения. Оригиналы чеков, накладные, отчёт об израсходованных средствах, а при необходимости переписка с руководителем о поручении.

Подписи. Подпись автора и виза непосредственного руководителя о подтверждении производственной необходимости.

Пример из практики

Офис-менеджер в пятницу вечером обнаружила, что в переговорной сломался проектор, а на понедельник назначена презентация для крупного клиента. Руководитель отдела в рабочем чате попросил купить замену в ближайшем магазине. Покупка обошлась в 24 900 руб., одновременно сотрудница купила себе продукты и попросила пробить их отдельным чеком. В понедельник проектор передан завхозу, а сотрудница составила служебную записку: описала поломку, сослалась на сообщение руководителя с датой и временем, перечислила в таблице проектор и кабель HDMI, указала номер чека и реквизиты своей зарплатной карты. Руководитель отдела поставил визу о производственной необходимости, директор написал «Согласовано, возместить». Бухгалтерия оприходовала проектор и перечислила деньги вместе с ближайшей выплатой.

В этом примере всё сработало, потому что есть три доказательства: поручение руководителя, чек и факт передачи вещи. Если бы хотя бы одного звена не было, решение о возмещении зависело бы только от доброй воли директора.

Как организация возвращает деньги и отражает покупку

Возмещение не является ни зарплатой, ни выдачей под отчёт, поэтому бухгалтеры обычно не используют для него счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». На практике применяют счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям»: покупка приходуется проводкой по дебету счетов учёта материалов или затрат (10, 20, 26, 44) в корреспонденции со счётом 73, а выплата работнику отражается по дебету счёта 73 и кредиту счёта 51 или 50.

Удобнее всего перечислить деньги на банковскую карту работника отдельным платежом с назначением «возмещение расходов по служебной записке от … №…». Так платёж не смешается с зарплатой и не вызовет вопросов при проверке. Выдача наличных из кассы тоже возможна, но порядок использования наличной выручки ограничен Указанием Банка России № 5348-У, поэтому этот вариант стоит заранее согласовать с главным бухгалтером.

Как закрепить порядок в организации

Если сотрудники регулярно оплачивают мелкие расходы сами (курьерские услуги, канцтовары, такси до клиента), разумно закрепить порядок в приказе или положении о расчётах с персоналом. В нём указывают, кто вправе совершать такие покупки, в каких пределах сумм, какую форму записки и отчёта использовать и в какой срок подавать документы. Тогда служебная записка становится обычной процедурой, а не предметом переговоров, и бухгалтерии проще обосновать расходы перед налоговыми органами.

Налоги и взносы

Сумма, которую работодатель возвращает работнику за покупки для организации, не является экономической выгодой работника: он просто возвращает свои деньги. Минфин России в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 указывал, что такое возмещение не образует облагаемого НДФЛ дохода. Условие одно: расходы должны быть подтверждены документами и сделаны в интересах организации. Страховые взносы на такое возмещение, как правило, тоже не начисляют: это не вознаграждение за труд и не выплата в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК РФ), а возврат денег, потраченных на имущество организации. Но если чеков нет или связь покупки с работой не подтверждена, проверяющие могут расценить выплату как доход работника, с которого нужно удержать НДФЛ и начислить взносы.

Для организации важно другое: если чек выписан на физическое лицо, НДС к вычету принять нельзя, а расход для налога на прибыль придётся обосновывать служебной запиской, приказом и документами о передаче покупки в использование.

Частые ошибки

• Нет связи с работой. Записка без объяснения, зачем понадобилась покупка, даёт повод отказать или признать выплату доходом работника.
• Потерян кассовый чек. Банковская выписка подтверждает списание денег, но не показывает, что именно куплено. Без чека возмещение остаётся на усмотрение руководителя.
• Смешанный чек. Личные покупки в одном чеке со служебными требуют отдельной пометки; лучше пробивать их раздельно.
• Авансовый отчёт вместо записки. Оформление «под отчёт» задним числом искажает учёт: деньги работнику фактически не выдавались.
• Крупная покупка без доверенности. Для дорогого оборудования лучше заранее оформить доверенность, чтобы продавец выписал документы на организацию.
• Устное обещание вернуть деньги. Если руководитель только сказал «купи, потом вернём», сохраните переписку: при споре она покажет, что покупка была поручена.

Если чек потерян

Утрата чека не лишает права на возмещение, но усложняет его. Кассовый чек можно восстановить: продавец по запросу покупателя нередко выдаёт копию, а при оплате картой сведения о покупке видны в банковском приложении. Кроме того, электронную копию чека можно найти в приложении ФНС России «Проверка чеков», если покупатель сканировал QR-код или указывал телефон и почту при оплате. В записке в таком случае прямо укажите, что оригинал утерян, и приложите выписку банка и полученную копию. Окончательное решение принимает руководитель.

Если работодатель отказывается платить

Отказ в возмещении при отсутствии согласования формально законен: организация не обязана одобрять сделку, совершённую без её поручения. Но если покупку поручил руководитель, а вещь используется в работе, работодатель фактически пользуется чужим имуществом, и работник может потребовать вернуть деньги или забрать вещь. Начинать стоит с повторной записки на имя директора с перечнем доказательств, затем можно обратиться в комиссию по трудовым спорам, если она создана, или в суд. Шансы зависят от доказательств поручения и передачи покупки организации.

Чек-лист перед подачей

• Указано, кто поручил покупку и почему её нельзя было отложить.
• Таблица покупок совпадает с чеками, личные покупки исключены.
• Приложены оригиналы чеков и накладных.
• Указано, кому передан товар или кем приняты работы.
• Есть виза непосредственного руководителя.
• Указаны реквизиты для перечисления денег.
• Для регулярных расходов (личный транспорт, связь) рассмотрен вариант соглашения по ст. 188 ТК РФ.

Отмечено 0 из 7

Статья носит информационный характер: порядок возмещения расходов в вашей организации может быть закреплён локальным актом или учётной политикой, поэтому перед подачей записки уточните его в бухгалтерии.