С 1 сентября 2025 года командировки оформляются по новому Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, а старое Положение № 749 утратило силу. Приказ о направлении работника в командировку остался главным документом поездки: без него нет ни командировки, ни законного основания для выплаты суточных и сохранения среднего заработка. Ниже разбираем, что должно быть в приказе в 2026 году, обязательна ли форма Т-9 и какие ошибки чаще всего находят проверяющие.
Скачать образец приказа о направлении работника в командировку в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную? В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
- Что это за документ. Письменное решение работодателя о том, что работник едет на определённый срок выполнять служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения № 501).
- Форма. Свободная. Унифицированная форма Т-9 разрешена, но не обязательна: с 2013 года формы первичных документов утверждает сам работодатель (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
- Когда издавать. До начала поездки. Командировочное удостоверение и служебное задание не нужны с 2015 года и в Положении № 501 не предусмотрены.
- Срок командировки. Определяет работодатель с учётом объёма и сложности поручения (п. 4 Положения № 501). Максимального срока закон не устанавливает.
- Отчёт. В течение 3 рабочих дней после возвращения работник сдаёт авансовый отчёт и окончательно рассчитывается по авансу (п. 23 Положения № 501).
- Налоги. Суточные не облагаются НДФЛ и взносами в пределах 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ в день за границей (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Правовая основа командировки
Нормы о командировках разбросаны по нескольким актам, и для приказа важна каждая:
| Акт | Что регулирует |
|---|---|
| Ст. 166 ТК РФ | Понятие командировки; разъездная работа командировкой не считается |
| Ст. 167 ТК РФ | Гарантии: сохранение места работы и среднего заработка |
| Ст. 168 ТК РФ | Возмещение проезда, жилья, суточных и иных расходов; порядок и размеры устанавливаются коллективным договором или локальным актом |
| ПП РФ от 16.04.2025 № 501 | Положение об особенностях направления в командировки, действует с 01.09.2025 по 01.09.2031 |
| ПП РФ № 540 | Расчёт среднего заработка с 01.09.2025 (заменило Положение № 922) |
| Ст. 259, 264, 268 ТК РФ | Кого нельзя направлять или можно только с согласия |
| П. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ | Необлагаемые лимиты суточных |
Ключевое отличие нового Положения в части оформления: оно прямо говорит о письменном решении работодателя (п. 3) и даёт иерархию документов, подтверждающих фактический срок поездки (п. 6). Основной документ — проездные билеты. Если их нет, срок подтверждают документы о найме жилья (для гостиницы — договор, кассовый чек или бланк строгой отчётности), а при отсутствии и их — служебная записка работника и (или) документ принимающей стороны о датах прибытия и убытия. Поездка в собственный филиал или представительство в другом городе тоже считается командировкой.
Приказ о направлении работника в командировку образец: что в нём и как заполнить
Образец рассчитан на самую частую ситуацию: один работник едет по России на несколько дней, работодатель выдаёт аванс. Если едут несколько человек, просто добавьте строки в таблицу. Разберём документ по блокам.
Шапка и реквизиты. Полное наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя) и ИНН, номер приказа по журналу регистрации кадровых приказов, город и дата издания. Дата должна быть не позже дня отъезда: приказ «задним числом» — первое, что вызывает вопросы у налоговой при проверке расходов.
Преамбула. Ссылки на ст. 166–168 ТК РФ и Положение № 501. Если в организации утверждено своё Положение о служебных командировках, на него ссылается пункт об авансе: именно в локальном акте закрепляется размер суточных.
Пункт 1: кто едет. ФИО, табельный номер, подразделение и должность — так, как они записаны в трудовом договоре и штатном расписании. Это нужно, чтобы бухгалтерия и табельщик однозначно идентифицировали работника.
Пункт 2: куда. Город и принимающая организация с адресом, а также вид транспорта. Транспорт важен для бухгалтерии: если работник поедет на личном автомобиле, расходы возмещаются только с согласия работодателя, и это лучше зафиксировать заранее.
Пункт 3: срок. Укажите количество календарных дней и даты «с… по…» с учётом дороги. По п. 4 Положения № 501 днём выезда считается дата отправления поезда, самолёта или автобуса от места постоянной работы, днём приезда — дата прибытия обратно. Отправление до 24:00 включительно относится к текущим суткам, с 00:00 — к следующим. Если вокзал или аэропорт за чертой города, учитывается время на дорогу до него.
Пункт 4: цель. Конкретное служебное поручение: «переговоры и подписание договора поставки», «монтаж оборудования на объекте заказчика», «участие в судебном заседании по делу № …». Формулировка «по производственной необходимости» плоха: из неё не видно связи поездки с деятельностью компании, а это условие признания расходов по налогу на прибыль.
Пункт 5: аванс. Сумма на проезд, жильё и суточные, а также размер суточных за день. Аванс выдаётся при направлении в командировку (п. 8 Положения № 501). Суточные платятся за каждый день, включая выходные, праздники и дни в пути (п. 9).
Пункт 6: гарантии. Средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, приходящиеся на командировку, включая дни в пути и вынужденной остановки (ст. 167 ТК РФ, п. 7 Положения № 501). Средний заработок считается по правилам ПП № 540.
Пункт 7: отчёт. Срок 3 рабочих дня взят прямо из п. 23 Положения № 501. Письменный отчёт о выполнении поручения закон больше не требует, но если руководителю он нужен, это можно добавить отдельной строкой.
Пункт 8, основание и подписи. Ответственный за ознакомление, основание (обычно служебная записка руководителя подразделения), подпись руководителя и подпись работника с датой. Как составить такую записку, мы разбирали в материале «Служебная записка: образец».
Пример формулировки цели и срока
Типичный пример для менеджера по продажам: «Направить в служебную командировку менеджера отдела продаж Петрова И. С. в г. Екатеринбург, ООО «Уралснаб», на 4 календарных дня, с 10.11.2026 по 13.11.2026, с целью проведения переговоров и подписания договора поставки». В образце эти данные разнесены по отдельным пунктам, так их проще заполнить и проверить.
Форма Т-9: нужна ли она в 2026 году
Унифицированные формы Т-9 (на одного работника) и Т-9а (на группу) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма т-9 приказ о направлении работника в командировку по-прежнему встречается в кадровых программах, и пользоваться ею можно. Но с 1 января 2013 года она не обязательна: работодатель вправе утвердить собственную форму в учётной политике или приказе о формах документов.
Форма т9: скачать или составить свою
Если вам привычна структура Т-9, ориентируйтесь на неё: она требует тех же сведений, что и наш образец (ФИО, табельный номер, подразделение, должность, место назначения, срок, цель, источник финансирования, основание). В форме т-9 есть устаревшая графа о командировочном удостоверении, её можно оставить пустой. Наш образец построен на тех же реквизитах, но без лишних полей, и сразу содержит поручение бухгалтерии об авансе.
Т-9 приказ распоряжение о направлении работника в командировку: образец для группы
Название формы звучит как «приказ (распоряжение)»: юридической разницы между этими видами документов для командировки нет, это вопрос внутреннего делопроизводства. Приказ распоряжение о направлении работника в командировку на несколько человек оформляется либо по форме Т-9а, либо одним приказом с таблицей, где у каждого работника свои даты и цель.
Как оформить командировку в 1С
Приказ о направлении работника в командировку в 1с 8.3 бухгалтерия формирует документом «Командировка» в разделе «Зарплата и кадры» (журнал начислений), печатная форма по умолчанию соответствует Т-9. В «1С:ЗУП» документ находится в разделе «Зарплата». Путь к документу может отличаться в зависимости от релиза, поэтому сверяйтесь с вашей версией программы. Помните: печатная форма из программы — это тот же приказ, и его всё равно нужно подписать у руководителя и дать на подпись работнику.
Пошаговый порядок
- Утвердите правила. Если в организации нет Положения о командировках, суточные, лимиты на жильё и порядок отчёта лучше закрепить в нём или в коллективном договоре (ст. 168 ТК РФ).
- Получите служебную записку руководителя подразделения о необходимости поездки.
- Проверьте, можно ли направить работника. Беременных и несовершеннолетних направлять нельзя (ст. 259, 268 ТК РФ; для несовершеннолетних есть исключения для творческих работников и спортсменов). Женщин с детьми до трёх лет, одиноких родителей детей до пяти лет, родителей детей-инвалидов и работников, ухаживающих за больными родственниками, можно направить только с письменного согласия и после ознакомления с правом отказаться (ч. 2 ст. 259, ст. 264 ТК РФ).
- Издайте приказ до начала поездки и ознакомьте с ним работника под подпись.
- Выдайте аванс на проезд, жильё и суточные.
- Оформите билеты и бронирование на имя работника. Сохраните электронные билеты и маршрутные квитанции.
- Отметьте командировку в табеле (код «К» или 06).
- Примите авансовый отчёт в течение 3 рабочих дней после возвращения и рассчитайтесь с работником.
Особые ситуации
Командировка в выходной. Если день отъезда или работы приходится на выходной, оплата производится по трудовому законодательству, то есть по ст. 153 ТК РФ (п. 5 Положения № 501). Привлечение к работе в выходной оформляется отдельно, с письменного согласия работника.
Однодневная поездка. Если работник может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются (п. 9 Положения № 501). Для однодневной поездки за границу суточные платят в размере 50% нормы.
Болезнь в командировке. Расходы на жильё и суточные возмещаются за дни нетрудоспособности, кроме времени стационарного лечения (п. 22 Положения № 501).
Совместители. Средний заработок сохраняет тот работодатель, который направил в командировку. Если направили оба работодателя, расходы делятся по соглашению между ними (п. 7). Особенности оформления совместительства мы разбирали в статье «Трудовой договор: образец 2026».
Разъездной характер работы. Поездки водителей-экспедиторов, курьеров, работников с разъездной работой командировками не являются (ч. 2 ст. 166 ТК РФ). Им компенсируют расходы по ст. 168.1 ТК РФ, и приказ о командировке им не нужен.
Частые ошибки
- Приказ подписан после поездки. Налоговая и трудовая инспекция видят расхождение дат с билетами. Нужно издавать документ до отъезда.
- Цель размыта. «Служебная необходимость» не доказывает производственный характер расходов.
- Не учтён день в пути. Если отправление в 23:50, это день выезда, и за него положены суточные.
- Суточные не закреплены в локальном акте. Тогда размер выплат спорен, а работник может требовать возмещения в разумном размере.
- Командировка без письменного согласия работника, которому оно требуется по ч. 2 ст. 259 или ст. 264 ТК РФ. Это нарушение, за которое грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Ссылка на утратившее силу Положение № 749. С 1 сентября 2025 года ссылайтесь на постановление № 501.
Пример из практики проверок
Типичная ситуация: сотрудник уехал в командировку по устному распоряжению, приказ оформили задним числом после возвращения, а билеты и гостиница датированы раньше приказа. При проверке налоговый орган ставит под сомнение обоснованность расходов, а при споре с работником о среднем заработке суд оценивает всю совокупность доказательств. Шансы работодателя существенно выше, когда приказ, билеты и авансовый отчёт согласуются между собой.
Чек-лист
- Есть Положение о командировках с размером суточных.
- Получена служебная записка с целью поездки.
- Проверено, нет ли у работника запретов или ограничений по ст. 259, 264, 268 ТК РФ.
- Приказ подписан до отъезда, работник ознакомлен под подпись.
- В приказе указаны место, срок с учётом дороги, цель, аванс.
- Выдан аванс, проставлен код командировки в табеле.
- Авансовый отчёт принят не позднее 3 рабочих дней после возвращения.
Статья носит информационный характер и отражает правила командировок на октябрь 2026 года. Перед оформлением сверьте ваш локальный акт о командировках и учётную политику с действующей редакцией ТК РФ и постановления № 501.
