Служебная записка о повышении заработной платы сотруднику: образец 2026 в связи с увеличением обязанностей и объема работ

Служебная записка о повышении заработной платы сотруднику, образец которой можно скачать ниже, это главный инструмент руководителя, который хочет удержать ценного работника или справедливо оплатить выросшую нагрузку. Директор редко повышает оклад «по устной просьбе»: ему нужны цифры, перечень новых обязанностей и понятное обоснование. Ниже разберём, как составить такую записку и что оформить после её согласования, чтобы повышение было законным.

Коротко: что нужно знать

• Что это. Внутренний документ, которым непосредственный руководитель просит директора повысить оклад подчинённому и обосновывает размер повышения.
• Правовая основа. Размер оклада — условие трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Его изменение возможно только по соглашению сторон в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
• Что оформить после. Изменения в штатное расписание, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ, при расширении обязанностей ещё и новую должностную инструкцию.
• Ограничения. Оклад не может быть ниже МРОТ: с 1 января 2026 года это 27 093 руб. в месяц (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ), а в регионах с региональным МРОТ ориентироваться нужно на него.
• Пошлины и сборы. Не взимаются.

Зачем нужна записка о повышении оклада

Трудовой кодекс не требует служебной записки для повышения зарплаты. Работодатель может повысить оклад и по собственной инициативе. Но в организациях, где больше одного уровня управления, без записки повышение обычно не происходит, потому что директор не знает деталей работы каждого сотрудника.

Записка решает три задачи:

1. Обосновывает решение. Показатели нагрузки и перечень новых обязанностей объясняют, почему повышение нужно именно сейчас и именно в таком размере.
2. Защищает от претензий в дискриминации. Работодатель обязан обеспечивать равную оплату за труд равной ценности (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), а зарплата должна зависеть от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (ч. 1 ст. 132 ТК РФ). Если коллега на такой же должности спросит, почему ему не повысили, у работодателя будет документальное объяснение.
3. Запускает кадровые процедуры. Виза директора даёт отделу кадров основание готовить штатное расписание, допсоглашение и приказ.

Общие правила внутренних записок мы разбирали в статье служебная записка: образец и правила.

Правовая основа

Оклад как условие трудового договора. Условия оплаты труда, включая размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, обязательно включаются в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Заработная плата устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда (ч. 1 ст. 135 ТК РФ).

Изменение условий договора. Изменение определённых сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон, и такое соглашение заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Значит, мало издать приказ: нужно подписать с работником дополнительное соглашение. Работник, конечно, против повышения не возражает, но без допсоглашения трудовой договор формально продолжает содержать старый оклад.

Изменение трудовой функции. Если сотруднику на постоянной основе добавили новые обязанности, это может означать изменение трудовой функции. Её изменение тоже требует письменного согласия работника. Поэтому новые обязанности нужно закрепить в должностной инструкции и ознакомить с ней работника под подпись, а при существенном изменении функций рассмотреть изменение наименования должности.

МРОТ. Месячная зарплата работника, полностью отработавшего норму рабочего времени, не может быть ниже МРОТ (ч. 3 ст. 133 ТК РФ). С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 руб. Если повышение связано с ростом МРОТ, служебная записка не нужна: работодатель обязан довести оплату до минимума и без неё.

Ответственность. Нарушение трудового законодательства влечёт для организации штраф от 30 000 до 50 000 руб., для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб. или предупреждение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Невыплата или неполная выплата зарплаты наказывается по ч. 6 той же статьи: для должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб. или предупреждение, для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Повышение оклада или доплата: что выбрать

Повышение в связи с увеличением обязанностей и в связи с увеличением объёма работ на практике часто путают, хотя юридически это разные ситуации, и от правильной квалификации зависит способ оформления.

Если увеличение временное (например, на время отпуска коллеги или до найма нового сотрудника), правильнее оформлять доплату: ей посвящена отдельная статья служебная записка о доплате за увеличение объёма работ. Её можно отменить, предупредив работника за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ). Повышенный оклад так просто не снизить: уменьшение оклада тоже требует согласия работника или процедуры по ст. 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца.

Служебная записка о повышении заработной платы сотруднику образец в связи с увеличением обязанностей

Наш образец рассчитан на самую распространённую ситуацию: у работника постоянно выросла нагрузка, ему передали новые функции, и руководитель просит повысить оклад. Если причина в другом (например, рост квалификации или рыночный уровень зарплат), замените абзацы с обоснованием.

Новые обязанности в записке нужно перечислить конкретно: «ведение договорной работы с поставщиками», «подготовка ежемесячной управленческой отчётности», «наставничество над двумя стажёрами». Формулировка «выполняет дополнительную работу» не убеждает и не позволяет отделу кадров обновить должностную инструкцию.

Служебная записка о повышении заработной платы сотруднику образец в связи с увеличением объема работ

Объём работ лучше показать в сравнении «было — стало»: количество договоров, клиентов, заявок, обслуживаемых объектов, сотрудников на сопровождении. Если показатели берутся из CRM или учётной системы, приложите выгрузку. Рост на 10–15 % обычно не убеждает директора, а рост в полтора-два раза при той же численности подразделения говорит сам за себя.

Служебная записка о повышении заработной платы сотруднику образец: что в нём и как заполнить

Шапка, название, номер и дата

Справа адресат (директор) и автор записки (непосредственный руководитель сотрудника). Предмет записки: «о повышении должностного оклада сотруднику». Номер и дата из журнала регистрации.

Сведения о сотруднике

ФИО полностью, должность, подразделение, дата приёма, реквизиты трудового договора и текущий оклад. Это позволяет кадровику сразу найти личное дело.

Обоснование: рост нагрузки

С какой даты и почему выросла нагрузка, показатели «было — стало».

Новые обязанности

Перечень функций, которые постоянно возложены на сотрудника и не входят в его действующую должностную инструкцию. Этот список станет основой новой редакции инструкции.

Результаты работы

Конкретные достижения за период: выполнение плана, внедрённые улучшения, сокращение сроков. Отсутствие дисциплинарных взысканий тоже стоит отметить.

Соответствие размера и источник средств

Ссылка на ст. 132 ТК РФ, сравнение с оплатой аналогичных должностей и указание, из какого фонда будет оплачиваться повышение. Финансовой службе важно знать, что повышение заложено в бюджет.

Просительная часть

Три пункта: повысить оклад с конкретной суммы до новой с конкретной даты; поручить отделу кадров изменить штатное расписание, должностную инструкцию, подготовить допсоглашение и приказ; поручить бухгалтерии начислять зарплату по новому окладу.

Приложения и подпись

Сведения о нагрузке и проект новой должностной инструкции. Дата и подпись руководителя.

Как определить размер повышения

Закон не ограничивает размер повышения, но директор будет оценивать его с точки зрения бюджета и внутренней справедливости. Чтобы предложение было принято, опирайтесь на один или несколько ориентиров:

• Пропорция роста нагрузки. Если объём работы вырос на 40 %, повышение на 15–25 % выглядит обоснованно и экономически выгодно для работодателя по сравнению с наймом второго сотрудника.
• Оклад аналогичных должностей. Если новые обязанности соответствуют должности более высокого уровня (например, ведущий специалист вместо специалиста), предложите оклад из штатного расписания для этой должности.
• Вилка по положению об оплате труда. Если в организации утверждены грейды или вилки окладов, укажите, в какую позицию попадает предлагаемый оклад.
• Рыночный уровень. Данные о вакансиях на аналогичные должности в вашем регионе помогают показать риск ухода сотрудника.

Полезно показать директору и альтернативу: сколько будет стоить найм дополнительного работника с учётом страховых взносов и времени на адаптацию.

Если о повышении просит сам работник

Работник может обратиться к работодателю сам. Обычно он пишет заявление или служебную записку на имя непосредственного руководителя, а тот уже готовит записку директору со своим мнением. Структура остаётся той же: что изменилось в работе, какие новые обязанности, какие результаты, какой оклад предлагается. Работодатель не обязан соглашаться на повышение, если иное не предусмотрено коллективным договором или локальными актами (например, обязательная индексация по ст. 134 ТК РФ). Но отказ без объяснения при очевидно выросшей нагрузке нередко заканчивается увольнением ценного сотрудника.

Пошаговый порядок

1. Руководитель готовит записку и согласовывает её, если нужно, с HR и финансовой службой.
2. Директор ставит резолюцию «Согласовано» с указанием размера и даты либо отклоняет.
3. Отдел кадров вносит изменения в штатное расписание приказом.
4. Готовится новая редакция должностной инструкции (если обязанности изменились). Шаблон есть в материале должностная инструкция: образец.
5. Подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору с новым окладом и датой вступления в силу.
6. Издаётся приказ об изменении оклада, работник знакомится с ним под подпись.
7. Бухгалтерия начисляет зарплату по новому окладу с указанной даты.

Повышение нельзя оформить задним числом так, чтобы оно уменьшило права работника. Повысить оклад с прошедшей даты можно, но тогда бухгалтерии нужно сделать перерасчёт и доплатить разницу.

Частые ошибки

• Нет допсоглашения. Издан только приказ, трудовой договор не изменён. При проверке ГИТ это нарушение ст. 72 ТК РФ.
• Новые обязанности не закреплены. Оклад повышен, а должностная инструкция старая. В споре о дисциплинарном взыскании работник может сослаться на то, что новые функции ему официально не поручали.
• Повышение оформлено как доплата без срока. Через год работодатель хочет её отменить и сталкивается с тем, что доплата стала частью условий договора.
• Размытое обоснование. «Хороший работник» не аргумент для директора и не защита от претензий других сотрудников.
• Повышение одному при равной работе других. Если несколько сотрудников выполняют одинаковую работу, повышение одному должно быть объяснимо квалификацией, результатами или объёмом.
• Записка от самого работника без визы руководителя. Работник вправе попросить о повышении, но директор, как правило, ждёт мнения непосредственного начальника.

Практика

В трудовых спорах служебная записка о повышении сама по себе не порождает у работника права на более высокий оклад. Суды исходят из того, что оклад определяется трудовым договором, дополнительными соглашениями и приказами работодателя. Поэтому если записка была подана, но директор её не согласовал, взыскать «обещанную» разницу практически невозможно. И наоборот: если повышение согласовано, издан приказ и работнику фактически начисляли зарплату по новому окладу, отсутствие подписанного допсоглашения, как правило, не даёт работодателю права в одностороннем порядке вернуться к прежнему окладу: фактическое допущение к работе на новых условиях и их исполнение работодателем свидетельствуют о согласованном изменении оплаты.

Чек-лист

• Записка составлена непосредственным руководителем и адресована директору.
• Указаны текущий оклад и предлагаемый размер.
• Рост нагрузки подтверждён показателями «было — стало».
• Новые обязанности перечислены конкретно.
• Оклад не ниже федерального или регионального МРОТ.
• Выбрана правильная форма: повышение оклада, а не временная доплата.
• После согласования изменено штатное расписание, подписаны допсоглашение и приказ, обновлена должностная инструкция.

Отмечено 0 из 7

Статья носит информационный характер и основана на нормах Трудового кодекса РФ, КоАП РФ и Федерального закона о МРОТ в редакции на октябрь 2026 года. Порядок повышения оплаты труда в вашей организации может уточняться положением об оплате труда и коллективным договором.