Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец 2026 и сроки взыскания

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец которой приведён ниже, запускает процедуру дисциплинарного взыскания: из неё работодатель узнаёт о проступке, и с её даты начинает течь месячный срок по ст. 193 ТК РФ. От того, насколько точно руководитель описал нарушение, зависит, устоит ли выговор или увольнение в суде.

Коротко: что нужно знать

• Кто пишет. Непосредственный руководитель работника, реже коллега или сотрудник смежного подразделения, который столкнулся с последствиями нарушения.
• Кому. Руководителю организации или лицу, наделённому правом применять дисциплинарные взыскания.
• Когда. Как можно быстрее после обнаружения нарушения. Месяц на взыскание отсчитывается не от даты записки, а от дня, когда о проступке узнал непосредственный руководитель, поэтому затягивать с запиской опасно.
• Форма. Свободная, законом не установлена.
• Что дальше. Запрос письменного объяснения (два рабочих дня), оценка причин, приказ о взыскании или решение не наказывать, ознакомление с приказом под подпись в течение трёх рабочих дней.

Правовая основа

Обязанность работника. Работник обязан добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать трудовую дисциплину и выполнять установленные нормы труда (ч. 2 ст. 21 ТК РФ).

Дисциплинарный проступок. Это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). За проступок работодатель вправе применить замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям. При выборе взыскания учитываются тяжесть проступка и обстоятельства его совершения (ч. 5 ст. 192 ТК РФ).

Порядок. До взыскания у работника запрашивают письменное объяснение; если через два рабочих дня его нет, составляют акт. Взыскание применяется не позднее месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни, отпуска и учёта мнения представительного органа работников, и не позднее шести месяцев со дня его совершения (два года, если проступок выявлен ревизией, проверкой или аудитом). За один проступок допускается только одно взыскание. Приказ объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней со дня издания (ст. 193 ТК РФ). Взыскание действует год, если его не сняли досрочно (ст. 194 ТК РФ).

Позиция Верховного суда. Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 содержит ключевые для этой темы разъяснения:

• неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин означает неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника обязанностей, установленных трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, приказами работодателя (п. 35);
• днём обнаружения проступка считается день, когда о нём стало известно лицу, которому работник подчинён по работе, независимо от того, наделено ли это лицо правом налагать взыскания (п. 34);
• увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ возможно, если у работника уже есть неснятое и непогашенное взыскание, а проступок продолжается или совершён новый (п. 33);
• работодатель должен доказать, что при применении взыскания учитывались тяжесть проступка, обстоятельства, предшествующее поведение работника и его отношение к труду (п. 53).

Из п. 34 следует практический вывод: дата в служебной записке руководителя почти всегда становится датой обнаружения проступка. Если руководитель узнал о нарушении 1 марта, а записку написал 25 марта, у кадровой службы останется меньше недели на всю процедуру.

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей сотрудником: когда её писать

Записку составляют, когда работник:

• не выполнил конкретное поручение руководителя в установленный срок;
• выполнил работу с существенными ошибками, которые пришлось исправлять;
• отказался выполнять обязанность, прямо предусмотренную должностной инструкцией;
• нарушил регламент, стандарт или порядок, с которым ознакомлен под подпись;
• систематически не выполняет нормы выработки или показатели, закреплённые в трудовом договоре.

Важное условие: обязанность должна быть возложена на работника документально. Если её нет в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном акте, с которым работник ознакомлен под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), то и проступка нет. Суды последовательно отменяют взыскания, когда работодатель не может показать, где именно закреплена нарушенная обязанность и знал ли о ней работник. Поэтому перед тем как писать записку, найдите конкретный пункт должностной инструкции и лист ознакомления.

Если нарушение заметил не руководитель

Записку может написать любой работник, который столкнулся с последствиями: коллега из смежного отдела, главный бухгалтер, юрист, получивший претензию контрагента. Такая записка тоже допустима как доказательство, но с двумя оговорками.

Во-первых, срок. Если автор записки не является руководителем нарушителя, месячный срок по п. 34 Пленума № 2 начинает течь с момента, когда о нарушении узнал непосредственный руководитель работника. Поэтому записку от коллеги стоит сразу направить и руководителю подразделения, а он ставит на ней отметку о дате ознакомления. Иначе работник в суде будет утверждать, что начальник знал о проблеме раньше, а работодатель не сможет это опровергнуть.

Во-вторых, достоверность. Коллега часто не видит должностной инструкции и не знает, какое поручение давалось. В его записке достаточно описать факт: что произошло, когда, какие последствия. Ссылки на нарушенные пункты инструкции добавит руководитель в своей записке или кадровая служба при подготовке приказа.

Электронная служебная записка

Во многих компаниях записки подают через систему электронного документооборота. Это допустимо: форма служебной записки законом не установлена, и электронный документ с подтверждённой датой создания и данными автора выполняет ту же роль, что и бумажный. Важно, чтобы порядок электронного документооборота был закреплён в локальном акте, а система сохраняла историю: кто создал документ, когда его получил адресат. Для суда распечатка карточки документа с датами и маршрутом согласования обычно убедительнее бумажной записки без входящего номера.

Порядок действий руководителя

1. Зафиксируйте нарушение в день обнаружения. Сохраните письма, скриншоты из системы документооборота, документы с ошибками.
2. Найдите основание обязанности. Пункт должностной инструкции, трудового договора, приказа или регламента и подпись работника об ознакомлении.
3. Составьте служебную записку. Опишите факты, даты, время, последствия. Не давайте юридической квалификации вроде «совершил грубый проступок»: это решает работодатель.
4. Зарегистрируйте записку. Входящий номер и дата подтверждают, когда руководство узнало о нарушении.
5. Передайте материалы в кадровую службу. Она готовит требование о письменном объяснении и следит за сроками.
6. Участвуйте в оценке объяснения. Если работник называет уважительные причины (болезнь, отсутствие доступа, противоречивые указания), руководитель должен прокомментировать их по существу.
7. Решение о взыскании. Принимает работодатель приказом. Записка и объяснение становятся основанием приказа.

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей образец: что в нём и как заполнить

Шапка. Справа: должность, организация и фамилия руководителя, которому адресована записка, затем должность, подразделение и полное имя автора.

Заголовок, номер и дата. Номер по журналу регистрации и дата. Дату ставьте реальную: она фиксирует момент, когда о нарушении узнал непосредственный руководитель.

Кто нарушил. Работник указывается полностью: подразделение, ФИО, должность, реквизиты трудового договора и указание на подчинённость автору.

Какая обязанность нарушена. Пункт должностной инструкции с дословным текстом обязанности, дата утверждения инструкции и дата ознакомления работника под подпись. Это центральная часть документа: без неё нет состава проступка.

Что было поручено. Дата, содержание и срок поручения, способ передачи (электронная почта, система документооборота, письменное задание) и доказательство получения работником.

Что именно не сделано. Классическая формула «Довожу до вашего сведения, что…» плюс конкретика: что не выполнено, когда истёк срок, когда и при каких обстоятельствах это выяснилось. Отдельной фразой отметьте, что работник был на рабочем месте и о препятствиях не сообщал: это предупреждает довод об уважительных причинах.

Последствия. Срыв сроков, претензии контрагентов, штрафы, дополнительные затраты. Они не обязательны для привлечения к ответственности, но важны для выбора меры взыскания по ч. 5 ст. 192 ТК РФ.

Просьба. Затребовать объяснение и решить вопрос о взыскании. Руководитель подразделения не предлагает конкретную меру наказания: выбор между замечанием, выговором и увольнением остаётся за работодателем.

Приложения и подпись. Копия должностной инструкции с листом ознакомления, копия поручения, документы о последствиях. Дата и подпись автора с расшифровкой.

Образец служебной записки о невыполнении должностных обязанностей скачать можно по ссылке в начале статьи. Это классическая служебная записка, образец «довожу до вашего сведения» о невыполнении должностных обязанностей в ней уже выстроен по порядку: остаётся вписать факты.

После записки: объяснение, приказ и сроки

Работник может не дать объяснение, и это не препятствует взысканию. Но если объяснение получено, работодатель обязан оценить изложенные в нём причины. Порядок запроса и типичные формулировки разобраны в статье про объяснительную записку, а оформление самого взыскания в материале о приказе о дисциплинарном взыскании.

Что проверяет суд, если работник оспаривает взыскание

Работник вправе обжаловать взыскание в государственную инспекцию труда или в суд (ч. 7 ст. 193 ТК РФ); для спора о взыскании действует трёхмесячный срок обращения в суд (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Бремя доказывания законности взыскания лежит на работодателе. Суд проверяет:

• была ли обязанность закреплена документально и ознакомлен ли с ней работник;
• было ли поручение конкретным, с понятным сроком, и получил ли его работник;
• есть ли вина работника, то есть не было ли объективных препятствий: отсутствия доступа, ресурсов, противоречивых указаний, болезни;
• соблюдены ли сроки и порядок ст. 193 ТК РФ;
• соответствует ли мера взыскания тяжести проступка (п. 53 Пленума № 2).

Служебная записка в этом споре одно из главных доказательств. Расплывчатая записка («систематически не выполняет обязанности, относится к работе халатно») работает против работодателя: из неё не видно, какой проступок совершён и когда. Подробнее о том, как работники оспаривают взыскания из-за процедурных нарушений, читайте в статье об оспаривании выговора.

Частые ошибки

• Несколько нарушений в одной записке без дат. Если за каждое нарушение нужно отдельное решение, а даты не указаны, невозможно посчитать месячный срок.
• Записка через месяц после нарушения. Срок по п. 34 Пленума № 2 начал течь в день, когда узнал руководитель; поздняя записка не продлевает его.
• Ссылка на обязанность, которой нет в инструкции. Или инструкция есть, но работник с ней не ознакомлен.
• Устное поручение без следов. Если задание давалось на словах, подтвердите его хотя бы последующим письмом или показаниями свидетелей.
• Оценки вместо фактов. «Безответственный», «некомпетентный» не доказывают проступок и выглядят как личная неприязнь.
• Два взыскания за одно нарушение. За один проступок можно применить только одно дисциплинарное взыскание (ч. 5 ст. 193 ТК РФ). Если после замечания руководитель пишет новую записку о том же самом эпизоде, второй приказ суд отменит.

Чек-лист

• Записка составлена в день обнаружения нарушения или сразу после.
• Указаны ФИО, должность работника, реквизиты трудового договора.
• Приведён пункт должностной инструкции и дата ознакомления под подпись.
• Описаны поручение, срок, способ передачи и доказательство получения.
• Указано, что именно не выполнено и когда это выяснилось.
• Перечислены последствия.
• Приложены инструкция с листом ознакомления, поручение, документы о последствиях.
• Записка зарегистрирована, кадровая служба запросила объяснение.
• Если нарушение повторное, к материалам приложена копия приказа о предыдущем неснятом взыскании: без неё увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ невозможно.

Отмечено 0 из 9

Статья носит информационный характер: законность конкретного взыскания зависит от доказательств и соблюдения процедуры, поэтому в спорных случаях стоит проконсультироваться с юристом по трудовому праву.