Акт о списании материальных ценностей: образец 2026 в Word и как составить

Акт о списании материальных ценностей нужен каждый раз, когда инвентарь, материалы или товары пришли в негодность и их нужно убрать с баланса и из подотчёта материально ответственного лица. От качества акта зависит, примет ли налоговая расходы, удастся ли взыскать ущерб с виновного работника и не придётся ли спорить об НДС. Ниже разбираем, кто составляет акт, что в нём обязательно и как заполнить образец.

Коротко: что нужно знать

• Что это. Первичный учётный документ, которым комиссия подтверждает, что конкретные ценности утратили способность приносить пользу, и определяет их стоимость и дальнейшую судьбу.
• Кто составляет. Комиссия, назначенная приказом руководителя, в присутствии материально ответственного лица. Утверждает руководитель.
• Когда. После осмотра ценностей, в момент выявления факта или сразу после него (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
• Форма. Обязательной формы нет: её утверждает руководитель (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Можно использовать унифицированные ТОРГ-15 и ТОРГ-16 или собственный бланк, как в нашем образце.
• Госпошлины нет. Это внутренний документ. Хранить его нужно не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Правовая основа

Закон о бухгалтерском учёте. Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Обязательные реквизиты перечислены в ч. 2 той же статьи: наименование документа, дата составления, наименование экономического субъекта, содержание факта, величина в натуральном и (или) денежном измерении с единицами измерения, должности ответственных лиц, их подписи с расшифровкой. Отсутствие любого из них даёт налоговой формальный повод не принять документ.

ФСБУ 5/2019 «Запасы» (приказ Минфина России от 15.11.2019 № 180н). Стандарт требует списывать балансовую стоимость запасов не только при выбытии, но и тогда, когда они перестали быть способными приносить экономические выгоды. Акт о списании и есть документ, подтверждающий это.

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н), обязательный с 2025 года. Недостачу, в том числе испорченные активы, оценивают по балансовой стоимости. Её относят на виновных лиц, если есть основания для возмещения, а при их отсутствии на расходы организации. Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49) продолжают применяться в части, не противоречащей стандарту.

Основные средства этим актом не списываются: для них действуют ФСБУ 6/2020 и отдельный акт о списании объекта ОС. Не смешивайте в одном документе станок и канцелярию.

Бланк акта: унифицированные формы или собственный документ

Многие ищут «акт о списании материальных ценностей, бланк скачать бесплатно», рассчитывая на единую государственную форму. Её нет. С 2013 года коммерческие организации и ИП вправе использовать любую форму, если в ней есть обязательные реквизиты. Варианты такие.

Если нужен акт о списании материальных ценностей, образец скачать можно по ссылке в начале статьи: он составлен как собственная форма организации. Выбранную форму закрепите в учётной политике или приложении к ней. Тогда вопрос «почему акт не по ТОРГ-16» у проверяющих не возникнет.

Как составить акт о списании материальных ценностей: пошагово

1. Издайте приказ о комиссии. Можно создать постоянно действующую комиссию на год или назначать её под конкретное списание. В составе обычно три человека: руководитель подразделения, бухгалтер, специалист, понимающий техническое состояние ценностей. Материально ответственное лицо в комиссию не включают, но оно присутствует.
2. Осмотрите ценности. Комиссия фиксирует состояние, дефекты и причину непригодности. Полезно сделать фотографии, а для техники получить заключение о техническом состоянии от сервисной организации.
3. Установите причину и виновных. Это ключевой вопрос для налогов и для взыскания ущерба. Естественный износ, истечение срока годности, авария, ошибка работника дают разные последствия.
4. Сверьте учётные данные. Наименование, номенклатурный номер, количество и стоимость берутся из учёта, а не со слов кладовщика.
5. Составьте и подпишите акт. Подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо.
6. Утвердите акт у руководителя. Только утверждённый акт служит основанием для бухгалтерской записи.
7. Утилизируйте ценности и подтвердите это. Передача специализированной организации или вывоз оформляются отдельным документом, реквизиты которого вписываются в отметку об утилизации.

Акт о списании материальных ценностей образец: что в нём и как заполнить

Образец рассчитан на самую частую ситуацию: материалы или хозинвентарь пришли в негодность при обычной эксплуатации, виновных нет. Ниже разбор по блокам, а заодно ответ на вопрос, как выглядит образец заполнения.

Гриф «Утверждаю». Должность и подпись руководителя с датой утверждения. Без него акт не основание для списания.

Шапка и номер. Наименование организации, ИНН, адрес, номер акта, город и дата составления. Номер ведите по журналу актов, чтобы акт легко находился при проверке.

Место хранения и основание. Склад или подразделение и реквизиты приказа о создании комиссии. Если приказа нет, полномочия комиссии под вопросом.

Состав комиссии. Должности и ФИО председателя и членов, а также материально ответственного лица.

Раздел 1. Результаты осмотра. Три пункта: что осмотрели и в чьём подотчёте ценности, в каком они состоянии, почему стали непригодны. Пишите конкретно: «трещина корпуса, ремонт экономически нецелесообразен по заключению сервисного центра от [дата]» убедительнее, чем «пришло в негодность».

Раздел 2. Перечень. Таблица с наименованием, номенклатурным номером, единицей измерения, количеством, ценой и суммой. Под таблицей итоговая сумма цифрами и прописью. Это и есть величина денежного измерения, без которой первичный документ неполон.

Раздел 3. Заключение. Решение о списании, вывод об отсутствии виновных, судьба пригодных деталей (их приходуют по рыночной стоимости) и способ утилизации.

Приложения, подписи, отметка об утилизации. Приказ о комиссии, фотографии, техническое заключение. Подписи комиссии и материально ответственного лица. Отдельный блок для отметки, когда и как ценности уничтожены или переданы на переработку.

Налоговые последствия

Налог на прибыль

Стоимость запасов, списанных из-за износа или порчи в ходе обычной деятельности, организации учитывают в расходах, если затраты экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Акт с понятной причиной и есть такое подтверждение.

Сложнее с недостачами и хищениями. По подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ недостача ценностей при отсутствии виновных и убытки от хищений с неустановленными виновниками включаются во внереализационные расходы, но отсутствие виновных должно быть документально подтверждено уполномоченным органом государственной власти. Минфин традиционно требует постановление о приостановлении или прекращении уголовного дела. ФНС в письме от 05.02.2024 № СД-2-3/1529 указала, что с учётом характера деятельности налогоплательщик может учесть потери от недостачи собственных товаров, выявленные при инвентаризации, если они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ. Однако позиция инспекций на местах не единообразна, поэтому без документа из полиции списание недостачи остаётся зоной риска.

НДС

Пункт 3 ст. 170 НК РФ не называет порчу, бой или недостачу основанием для восстановления НДС. Минфин в ряде старых писем настаивал на восстановлении, но ВАС РФ (решение от 19.05.2011 № 3943/11) указал, что обязанности восстанавливать налог в таких случаях закон не устанавливает. Если организация НДС не восстанавливает, акт с подробным описанием причины списания станет главным аргументом в споре.

Бухгалтерские записи

На основании утверждённого акта бухгалтерия списывает балансовую стоимость ценностей. Типичная схема для коммерческой организации:

Конкретные субсчета зависят от рабочего плана счетов организации. Главное, чтобы каждая запись опиралась на утверждённый акт, а не на служебную записку кладовщика.

Электронный акт, сроки и хранение

Закон № 402-ФЗ допускает первичные документы в электронном виде с электронными подписями (ч. 5 ст. 9). Если в организации настроен электронный документооборот, акт о списании можно подписать усиленными или простыми подписями в порядке, закреплённом учётной политикой. Документы инвентаризации, напротив, по ФСБУ 28/2023 оформляются на бумаге, поэтому если списание связано с итогами инвентаризации, бумажный комплект лучше сохранить.

Сроков составления акта закон не устанавливает, кроме общего правила: документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни или сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На практике тянуть со списанием опасно по двум причинам. Во-первых, расход может «уехать» в другой налоговый период, и придётся подавать уточнённую декларацию. Во-вторых, если виновный работник есть, для взыскания ущерба в суде действует годичный срок со дня обнаружения ущерба (ч. 3 ст. 392 ТК РФ), а для удержания из зарплаты по распоряжению работодателя месяц со дня окончательного установления размера ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Хранится акт вместе с приложениями не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Если же ценности списывались в рамках расчётов с виновным работником, комплект документов разумно хранить до окончания всех взысканий.

Если виновный есть

Если комиссия установила, что ценности испорчены по вине работника, акт о списании дополняется процедурой материальной ответственности. До решения о возмещении работодатель проводит проверку и обязательно истребует письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ). По общему правилу работник отвечает в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ), а полная ответственность возможна в случаях ст. 243 ТК РФ, прежде всего при наличии договора о полной материальной ответственности. Подробно об этих правилах мы писали в материале «Материальная ответственность работника», а образец договора есть в статье «Договор о полной материальной ответственности: образец».

Если же ценности не испорчены, а просто не найдены при приёмке, вместо акта о списании нужен другой документ, который мы разбирали в статье «Акт о недостаче товара: образец».

Частые ошибки

• Нет приказа о комиссии. Акт подписан «кем пришлось». Проверяющие ставят под сомнение и сам факт непригодности.
• Общая формулировка причины. «Пришло в негодность» без описания дефектов не доказывает, что ценность действительно нельзя использовать или отремонтировать.
• Нет стоимости или единиц измерения. Это обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
• Акт не утверждён руководителем. Бухгалтерия формально не вправе списывать.
• Нет документа об утилизации. Возникает вопрос, не продали ли «списанное» на сторону. Акт передачи на переработку или вывоза закрывает его.
• Списание недостачи как порчи. Если ценностей физически нет, это недостача с другими налоговыми последствиями, а не порча.
• Включение основных средств. Для них отдельный порядок и отдельный документ.

Чек-лист

• Приказ о создании комиссии издан до осмотра.
• Ценности осмотрены, сделаны фотографии, при необходимости получено техническое заключение.
• В акте есть все реквизиты ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
• Причина непригодности описана конкретно, вывод о виновных сделан.
• Количество и стоимость сверены с данными учёта.
• Акт подписан комиссией и материально ответственным лицом, утверждён руководителем.
• Утилизация подтверждена документом, его реквизиты внесены в акт.
• Форма акта закреплена в учётной политике.

Отмечено 0 из 8

Статья носит информационный характер и отражает нормы бухгалтерского и налогового законодательства по состоянию на октябрь 2026 года. Порядок списания и состав документов уточняйте по учётной политике вашей организации.