Машина разгружена, водитель торопится, а при пересчёте выясняется, что трёх коробок нет, а в двух вскрытых не хватает единиц. Такую ситуацию закрывает акт о недостаче товара: без него требование к поставщику о допоставке или уменьшении цены превращается в спор «слово против слова». Ниже разбираем, как составить акт при приёмке, какие нормы ГК РФ и инструкции П-6 на него влияют и чем он отличается от документов инвентаризации.
Образец акта о недостаче товара в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
- Что это. Первичный документ, которым покупатель фиксирует расхождение между количеством товара по накладной (УПД) и фактически принятым. Он же служит доказательством в претензии и в суде.
- Когда составлять. В день выявления недостачи. Так требует п. 25 Инструкции П-6, и это же разумный ориентир, если договор её не упоминает.
- Кто подписывает. Комиссия покупателя, а при возможности представитель поставщика или незаинтересованной организации. Кто не согласен, подписывает с оговоркой.
- Куда направлять. Поставщику вместе с уведомлением о недостаче (п. 2 ст. 513 ГК РФ требует уведомлять незамедлительно и письменно), затем при необходимости с претензией.
- Госпошлина не нужна: это внутренний и претензионный документ. Пошлина появится только при обращении в суд.
- Обязательной формы нет. Форма ТОРГ-2 допустима, но не обязательна; можно использовать простую форму с реквизитами по ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Правовая основа приёмки по количеству
Базовая норма для поставки — ст. 513 ГК РФ. Покупатель обязан принять товар, осмотреть его и проверить количество в срок, установленный законом, иными правовыми актами, договором или обычаями делового оборота, а о выявленных несоответствиях незамедлительно письменно уведомить поставщика. Если товар привёз перевозчик, получатель сначала сверяет его с транспортными и сопроводительными документами по транспортным правилам (п. 3 ст. 513 ГК РФ).
Общие положения о купле-продаже дополняют картину:
- ст. 465–466 ГК РФ: при передаче меньшего количества покупатель вправе потребовать передать недостающее либо отказаться от переданного товара и его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата денег;
- п. 1 ст. 483 ГК РФ: о нарушении условия о количестве продавца нужно известить в срок, предусмотренный законом или договором, а если он не установлен, то в разумный срок;
- п. 2 ст. 483 ГК РФ: если извещения не было, продавец вправе отказать в допоставке, если докажет, что это сделало исполнение невозможным или повлекло несоразмерные расходы;
- ст. 520 ГК РФ: при недопоставке покупатель может купить недостающее у другого лица за счёт поставщика.
Инструкция П-6 в 2026 году: действует ли она
Инструкция о порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6 (с изменениями 1973–1975 годов). По состоянию на октябрь 2026 года её формально никто не отменял, однако обязательной она не является. Согласно п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18, покупатель может применять её только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки. Это разъяснение по-прежнему учитывается судами.
Практический вывод простой. Если в договоре есть фраза «приёмка по количеству производится в соответствии с Инструкцией П-6», то её процедура становится договорным условием, и любое отступление (не вызвали представителя, не утвердили акт) поставщик использует против вас. Если ссылки нет, действуют договор и ГК РФ, а П-6 полезна как подсказка, что именно отразить в акте.
| Вопрос | Договор ссылается на П-6 | Договор не ссылается на П-6 |
|---|---|---|
| Срок приёмки | Не позднее срока разгрузки или 10 дней при проверке по весу нетто и количеству единиц в исправной таре (п. 6) | Срок договора, а если его нет, разумный срок (ст. 513, 483 ГК РФ) |
| Вызов поставщика | Не позднее 24 часов после обнаружения (п. 17) | Только если требует договор; рекомендуется всегда |
| Явка представителя | Одногородний: на следующий день; иногородний: не позднее 3 дней без учёта проезда (п. 17) | По договору или разумный срок |
| Составление акта | В день выявления недостачи (п. 25) | Рекомендуется так же |
| Утверждение | Руководителем не позднее следующего дня (п. 26) | Не обязательно, но повышает доказательную силу |
Как составить акт о недостаче товара при приёмке
Шаг 1. Остановите приёмку и сохраните всё как есть
Обнаружив расхождение, не продолжайте разбор партии. Сохраните тару, упаковочные ярлыки, пломбы, стрейч-плёнку. Если недостача выявлена при вскрытии конкретных мест, их надо отложить отдельно. Сфотографируйте и снимите видео: состояние упаковки, маркировку, взвешивание. Фото с датой и временем суд оценивает вместе с актом.
Шаг 2. Вызовите поставщика
Направьте уведомление по каналу, указанному в договоре: электронная почта, ЭДО, телеграмма. В уведомлении укажите наименование товара, номер и дату УПД или накладной, количество и характер недостачи, состояние пломб и тары, время, к которому нужно прибыть. Даже если договор не требует вызова, его отсутствие часто становится главным аргументом поставщика: «акт односторонний, мы не могли проверить».
Шаг 3. Если представитель не явился
Зафиксируйте в акте, что поставщик уведомлён (дата, способ), но не явился или отказался. По п. 18 Инструкции П-6 в таком случае приёмку проводят с представителем другой организации или общественности, а односторонне — при согласии поставщика. Если П-6 не применяется, достаточно комиссии из нескольких работников покупателя; участие незаинтересованного лица всё равно добавляет акту веса.
Шаг 4. Пересчитайте и составьте акт
Пересчёт ведётся тем же способом, каким товар отгружал поставщик: по местам, по весу брутто или нетто, поштучно. Способ определения количества обязательно указывается в акте: от этого зависит, можно ли сравнивать ваши цифры с данными отправителя.
Шаг 5. Утвердите, направьте, предъявите требование
Руководитель утверждает акт (по П-6 не позднее следующего дня). Копию с приложениями направьте поставщику с сопроводительным письмом или сразу с претензией: допоставить недостающее, уменьшить цену или вернуть предоплату. Претензионный порядок для споров между организациями обязателен по ч. 5 ст. 4 АПК РФ, подробнее о нём в материале о досудебном порядке в арбитраже. Шаблон претензии есть в статье «Досудебная претензия: образец».
Акт о недостаче товара при приёмке образец: что в нём и как заполнить
Образец рассчитан на самую частую ситуацию: организация или ИП получили товар по договору поставки от поставщика, при приёмке на складе выявлена недостача. Документ построен так, чтобы закрыть требования п. 25 Инструкции П-6 и одновременно содержать обязательные реквизиты первичного документа по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Гриф «Утверждаю». Справа вверху место для должности, подписи и даты утверждения руководителем. Если договор ссылается на П-6, этот шаг обязателен; если нет, он всё равно полезен.
Номер, дата, место и время. Укажите точное время начала и окончания приёмки. Это позволяет показать, что приёмка уложилась в срок.
Стороны и основание. Покупатель (получатель), поставщик, договор поставки, номер и дата УПД или товарной накладной, транспортная накладная, дата прибытия товара.
Состав комиссии. ФИО и должности членов комиссии, представителя поставщика (или запись о его неявке со ссылкой на уведомление), документ о полномочиях, например доверенность.
Условия доставки и состояние груза. Кто доставил (поставщик, перевозчик, самовывоз), состояние кузова, пломб, тары, маркировки. Если тара была исправна, это важно для вывода о месте возникновения недостачи.
Таблица расхождений. По каждой позиции: наименование, единица измерения, количество по документам, фактически, недостача, цена и стоимость недостачи. Итоговая сумма считается по ценам договора или УПД. Если одновременно выявлены излишки, их тоже нужно внести: п. 25 Инструкции П-6 этого прямо требует, а поставщик при споре всё равно поднимет вопрос о пересорте.
Способ определения количества. Пересчёт, взвешивание (на каких весах, с какой поверкой), обмер.
Заключение комиссии. Вывод о том, где и почему, по мнению комиссии, образовалась недостача: например, недовложение при упаковке у поставщика при исправной таре.
Требования к поставщику. Образец содержит один базовый вариант: допоставить недостающий товар в срок. Если вам выгоднее уменьшить сумму оплаты, замените формулировку пункта.
Приложения и подписи. Перечень по п. 27 Инструкции П-6: копии УПД и транспортной накладной, упаковочные ярлыки, фото- и видеоматериалы, копия уведомления поставщику. Подписи всех членов комиссии.
Форма ТОРГ-2 или простая форма
Форма ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей» утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны: формы утверждает руководитель экономического субъекта (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Поэтому акт о недостаче товара простая форма, разработанная организацией, ничем не хуже ТОРГ-2, если в ней есть семь обязательных реквизитов:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование составившего его лица;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения с единицами;
- должности лиц, совершивших и оформивших операцию;
- подписи этих лиц.
Минус ТОРГ-2 в том, что её графы не подсказывают про вызов поставщика, способ пересчёта и заключение о причинах. Поэтому, если в организации принята ТОРГ-2, к ней обычно прикладывают описательную часть. Наш образец написан как самостоятельный документ и в дополнительных листах не нуждается.
Акт о недостаче товара при инвентаризации: это другой документ
Запросы «акт о недостаче товара при инвентаризации» и «на складе при инвентаризации образец» относятся к иной ситуации. Здесь недостачу выявляет не покупатель при приёмке, а сама организация при сверке фактических остатков с учётными данными. Спор идёт не с поставщиком, а с материально ответственным лицом или о списании.
С 1 апреля 2025 года порядок инвентаризации определяет ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», а Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина № 49 1995 года) утратили силу. Результаты оформляют инвентаризационной описью и документом, отражающим расхождения (сличительной ведомостью или иной формой, утверждённой в учётной политике). Если по итогам планируется взыскание с работника, обязательна проверка по ст. 247 ТК РФ с истребованием письменного объяснения.
Таким образом, для приёмки от поставщика используйте акт по нашему образцу, а для инвентаризации — формы, закреплённые учётной политикой. Смешивать их не стоит: акт приёмки, оформленный «как по инвентаризации», не содержит сведений о поставке и вызове поставщика.
Частые ошибки
- Акт составлен через неделю. Поставщик заявит, что недостача могла возникнуть на вашем складе. Составляйте в день выявления.
- Поставщика не уведомили. Односторонний акт без доказательств вызова суды нередко оценивают критически, а при ссылке договора на П-6 — как нарушение порядка приёмки.
- Подписали УПД «без замечаний». Если при выгрузке видно, что мест меньше, делайте отметку в УПД и транспортной накладной сразу. Чистая подпись под полным количеством — сильный аргумент поставщика.
- Не указан способ пересчёта. Без этого нельзя сопоставить данные получателя и отправителя.
- Нет стоимости недостачи. Без суммы акт не превращается в денежное требование.
- Перепутали недостачу и пересорт. Если пришёл другой артикул вместо заказанного, это вопрос ассортимента (ст. 468 ГК РФ), а не количества. Отразите это в акте отдельно.
Отдельные ситуации
Доставил перевозчик. Если недостача связана с повреждением тары в пути, кроме акта для поставщика нужна отметка в транспортной накладной или акт с перевозчиком: по п. 3 ст. 513 ГК РФ приёмка от перевозчика идёт по транспортным правилам.
Маркетплейсы. Для поставок на склады маркетплейсов расхождения оформляет сама площадка по своим правилам, а продавец оспаривает акт в личном кабинете в короткий срок. Этот образец подходит для отношений «поставщик — покупатель», а не для споров с площадкой.
Казахстан и Беларусь. Образец акта для Казахстана ищут часто, но наш документ составлен по праву России. В других государствах ЕАЭС действуют собственные правила приёмки, сверяйте их отдельно.
Если поставщик в итоге не допоставил товар и не вернул деньги, следующий шаг — иск; о тактике взыскания читайте в статье «Взыскание долга с контрагента в арбитраже».
Чек-лист
Отмечено 0 из 8
Скачать бесплатно образец можно по ссылке в начале статьи: это рабочий документ, который достаточно заполнить и подписать.
Статья носит информационный характер и отражает законодательство на октябрь 2026 года; условия конкретного договора поставки могут менять сроки и порядок приёмки, поэтому сверяйтесь с ним.
