Акт об отсутствии работника на рабочем месте и требование о предоставлении письменного объяснения

[Полное наименование работодателя, например: Общество с ограниченной ответственностью «[наименование]» / Индивидуальный предприниматель [ФИО]]

ИНН [ИНН], ОГРН [ОГРН / ОГРНИП], адрес: [адрес места нахождения работодателя]

[Наименование структурного подразделения, если есть]

АКТ № [номер]

об отсутствии работника на рабочем месте

[Населённый пункт]

[дата составления акта], [время составления акта, например: 18 ч 15 мин]

Мы, нижеподписавшиеся:

• [должность], [ФИО полностью] — [председатель комиссии / непосредственный руководитель работника];
• [должность], [ФИО полностью];
• [должность], [ФИО полностью],

составили настоящий акт о нижеследующем.

1. [Дата отсутствия] работник [ФИО работника полностью], [должность (профессия)], [наименование структурного подразделения], табельный номер [номер], отсутствовал на рабочем месте, расположенном по адресу: [адрес места работы, этаж, номер кабинета / участок / цех — так, как рабочее место определено в трудовом договоре № [номер] от [дата] или локальном нормативном акте], [в течение всего рабочего дня (смены) — с [время начала] до [время окончания] / с [время] до [время], то есть более четырёх часов подряд — [количество] ч [количество] мин].

2. Режим рабочего времени работника установлен [трудовым договором № [номер] от [дата] / Правилами внутреннего трудового распорядка, утверждёнными [приказом от [дата] № [номер]] / графиком сменности на [месяц, год]]: начало работы — [время], окончание работы — [время], перерыв для отдыха и питания — с [время] до [время].

3. Факт отсутствия работника установлен [путём личного осмотра рабочего места членами комиссии в [время], [время] и [время] / по данным системы контроля и управления доступом (СКУД) [наименование], согласно которым вход работника на территорию [дата] не зафиксирован / иным способом — укажите].

4. О причинах отсутствия работник на момент составления акта работодателя не уведомил. [Вариант: Работник сообщил [непосредственному руководителю [ФИО] / в отдел кадров] [дата] в [время] [по телефону / в мессенджере [наименование] / по SMS / по электронной почте] о том, что [изложите сообщение работника дословно]. Документы, подтверждающие уважительность причины отсутствия, не представлены.] Сведениями о временной нетрудоспособности работника, его нахождении в отпуске, использовании дня отдыха, приостановлении работы в порядке статьи 142 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель на момент составления акта не располагает.

5. Попытки связаться с работником: [дата] в [время] — звонок на номер [номер телефона], [не ответил / абонент недоступен / ответил, что [содержание ответа]]; [дата] в [время] — сообщение в [мессенджере / по электронной почте [адрес]], [не прочитано / прочитано, ответ не получен / ответ: [содержание]].

6. Отсутствие работника отражено в табеле учёта рабочего времени за [месяц, год] [кодом «НН» (неявка по невыясненным причинам)] до выяснения причин.

Подписи членов комиссии:

[должность] _______________ / [ФИО] /

[должность] _______________ / [ФИО] /

[должность] _______________ / [ФИО] /

С актом ознакомлен(а):

[ФИО работника] _______________ / [подпись] / [дата]

Вариант — при отказе работника от ознакомления или его отсутствии:

Ознакомить работника с актом под подпись не представилось возможным в связи с [его отсутствием на рабочем месте / отказом от ознакомления, выраженным [дата] в [время] в присутствии членов комиссии]. Копия акта направлена работнику [дата] [почтовым отправлением с идентификатором [номер] / по адресу электронной почты [адрес]].

[должность] _______________ / [ФИО] /

[должность] _______________ / [ФИО] /

[ФИО работника полностью]

[должность (профессия), структурное подразделение]
адрес регистрации: [адрес места жительства]
адрес фактического проживания: [адрес, если отличается]

от [полное наименование работодателя]
ИНН [ИНН], ОГРН [ОГРН / ОГРНИП]
адрес: [адрес места нахождения]
тел.: [номер телефона], e-mail: [адрес электронной почты]

Исх. № [номер] от [дата]

ТРЕБОВАНИЕ

о предоставлении письменного объяснения

Уважаем[ый / ая] [имя и отчество работника]!

[Дата отсутствия / период отсутствия: с [дата] по [дата] включительно] Вы отсутствовали на рабочем месте [в течение всего рабочего дня (смены) / с [время] до [время], то есть более четырёх часов подряд], что зафиксировано [актом (актами) об отсутствии работника на рабочем месте от [дата] № [номер]] [и табелем учёта рабочего времени].

О причинах своего отсутствия Вы работодателя [не уведомили / уведомили [дата] [способ], однако документы, подтверждающие уважительность причины, не представили].

В соответствии с частью 1 статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего требования представить письменное объяснение причин Вашего отсутствия на рабочем месте [дата / в период с [дата] по [дата]], а также документы, подтверждающие уважительность этих причин (листок нетрудоспособности, справку медицинской организации, документы органов власти, транспортной организации и т.п.), при их наличии.

Объяснение можно представить одним из следующих способов:

• лично в [отдел кадров / приёмную] по адресу: [адрес, номер кабинета], в рабочие дни с [время] до [время];
• почтовым отправлением по адресу: [почтовый адрес работодателя];
• [по адресу электронной почты [адрес] / через систему электронного документооборота [наименование], если такой способ взаимодействия предусмотрен трудовым договором или локальным нормативным актом].

Прошу также сообщить, намерены ли Вы приступить к работе, и при наличии возможности явиться в [отдел кадров] для дачи объяснения лично. Справки по телефону: [номер телефона], [ФИО и должность ответственного сотрудника].

Разъясняем, что в соответствии с частью 1 статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации, если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение не будет представлено, работодателем будет составлен соответствующий акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (часть 2 статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации). Отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) либо более четырёх часов подряд в течение рабочего дня является прогулом (подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации). Решение о применении (неприменении) дисциплинарного взыскания и его виде будет принято с учётом тяжести проступка, обстоятельств, при которых он совершён, Вашего предшествующего поведения и отношения к труду (часть 5 статьи 192 Трудового кодекса Российской Федерации), а также представленных Вами объяснений.

Вариант — для дистанционного работника:

Настоящее требование направлено Вам [дата] в [время] [по адресу электронной почты [адрес] / через [наименование информационной системы или мессенджера]] в соответствии с порядком взаимодействия, установленным [трудовым договором № [номер] от [дата] / локальным нормативным актом [наименование]] (часть 9 статьи 312.3 Трудового кодекса Российской Федерации). Разъясняем, что неосуществление без уважительной причины взаимодействия с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя является основанием для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (часть 1 статьи 312.8 Трудового кодекса Российской Федерации).

Приложение: копия акта об отсутствии работника на рабочем месте от [дата] № [номер] на [количество] л.

[должность руководителя или уполномоченного лица]

_______________ / [ФИО] /

М.П. (при наличии)
[дата]

Требование получил(а), экземпляр на руки получен:

[ФИО работника] _______________ / [подпись] / [дата получения]

Вариант — при отказе от получения или направлении по почте:

Требование направлено работнику [дата] ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу [регистрации / фактического проживания] (почтовый идентификатор [номер]) [и продублировано [дата] по адресу электронной почты [адрес] / в мессенджере [наименование]]. [Вариант: От получения требования работник отказался [дата] в [время] в присутствии [должность, ФИО] и [должность, ФИО], о чём составлен акт от [дата] № [номер].]

[должность] _______________ / [ФИО] /