Служебная записка о списании дебиторской задолженности: образец 2026 и порядок по п. 77 Положения 34н

Служебная записка о списании дебиторской задолженности, образец которой можно скачать ниже, нужна главному бухгалтеру, когда по итогам инвентаризации на балансе висят долги, которые уже не вернуть: истёк срок давности, контрагент ликвидирован или пристав вернул исполнительный лист. Записка (её ещё называют бухгалтерской справкой или письменным обоснованием) объясняет директору, почему долг безнадёжен, и становится основанием для приказа о списании.

Коротко: что нужно знать

• Что это. Внутренний документ главного бухгалтера (или финансового директора) на имя руководителя с перечнем безнадёжных долгов и обоснованием их списания.
• Зачем. Бухгалтерский учёт требует три документа: данные инвентаризации, письменное обоснование и приказ руководителя (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учёта, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Записка и есть письменное обоснование.
• Когда. В том отчётном периоде, в котором долг стал безнадёжным: истёк срок исковой давности, внесена запись о ликвидации должника, окончено исполнительное производство.
• Куда. Руководителю организации; после его резолюции бухгалтерия готовит приказ и делает проводки.
• Сроки хранения. Записку, акт инвентаризации и приказ храните вместе с первичкой не менее пяти лет; сам списанный долг пять лет учитывается за балансом.
• Пошлины. Не взимаются: это внутренний документ.

Когда долг можно признать безнадёжным

Для бухгалтерского учёта п. 77 Положения № 34н называет два вида задолженности, которую списывают: долги с истёкшим сроком исковой давности и «другие долги, нереальные для взыскания». Для налога на прибыль закрытый перечень оснований дан в п. 2 ст. 266 НК РФ. На практике основания совпадают, и записку удобно строить именно по налоговым критериям: тогда одна и та же сумма уйдёт и в бухгалтерские, и в налоговые расходы.

Обратите внимание на одну частую ловушку: исключение индивидуального предпринимателя из ЕГРИП не делает долг безнадёжным, потому что гражданин продолжает отвечать по обязательствам всем своим имуществом. Такую позицию Минфин России высказывал в письме от 16.09.2015 № 03-03-06/53157.

Как считать срок исковой давности

Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ) и по обязательствам с определённым сроком исполнения начинает течь по окончании срока исполнения (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если договор устанавливает оплату «в течение 10 рабочих дней с даты поставки», срок давности начнёт течь после истечения этих 10 дней, а не с даты отгрузки.

Срок прерывается, если должник совершил действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ): частично оплатил, подписал акт сверки, попросил отсрочку, письменно признал претензию. Пленум Верховного Суда РФ в п. 20 постановления от 29.09.2015 № 43 прямо относит к таким действиям акт сверки взаимных расчётов, подписанный уполномоченным лицом. После перерыва срок начинает течь заново, поэтому старый долг, по которому в прошлом году подписали сверку, списывать ещё рано. Подробнее о подсчёте сроков читайте в статье «Исковая давность: как считать», а о роли сверки — в материале про акт сверки и перерыв исковой давности.

Напротив, обращение в суд с иском приостанавливает, а не прерывает давность (ст. 204 ГК РФ). Если по долгу есть решение суда, давность по самому требованию уже не важна: смотрите, что происходит с исполнительным листом.

Порядок списания: пошагово

1. Инвентаризация расчётов. Проводится перед годовой отчётностью и в других случаях, установленных учётной политикой; правила закреплены в ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Комиссия составляет акт инвентаризации расчётов с дебиторами (можно использовать форму ИНВ-17 или собственный бланк).
2. Сверка с документами. Бухгалтер поднимает договоры, первичку, переписку, проверяет поступления на расчётный счёт и подписанные акты сверки за последние три года.
3. Подтверждение основания. Для ликвидированных должников заказывают выписку из ЕГРЮЛ, по исполнительным производствам берут постановления пристава.
4. Служебная записка. Главный бухгалтер готовит записку с перечнем долгов по каждому обязательству, суммами и основаниями.
5. Резолюция и приказ. Руководитель визирует записку, затем подписывает приказ о списании. Без приказа бухгалтер списать долг не вправе.
6. Проводки. Долг списывают за счёт резерва сомнительных долгов (Дт 63 Кт 62, 76), а не покрытую резервом часть относят на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 62, 76). Одновременно сумму отражают на забалансовом счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов».
7. Налоговый учёт. Безнадёжный долг уменьшает налоговую базу через резерв (п. 5 ст. 266 НК РФ) или напрямую в составе внереализационных расходов (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Служебная записка о списании дебиторской задолженности образец: что в нём и как заполнить

Образец составлен как служебная записка главного бухгалтера на имя генерального директора. Он подходит для самой частой ситуации: по итогам годовой инвентаризации выявлены несколько долгов с разными основаниями безнадёжности.

Шапка. Справа указывают должность и ФИО руководителя в дательном падеже и наименование организации, ниже — от кого записка: должность, подразделение, ФИО автора в родительном падеже. Если в компании принят единый бланк служебных записок, перенесите текст на него.

Заголовок, номер и дата. Номер ставится по журналу внутренних документов. Дата должна быть не раньше даты акта инвентаризации: записка опирается на его результаты.

Вводная часть. В ней указаны реквизиты приказа о проведении инвентаризации, дата, на которую она проведена, и реквизиты акта. Это связывает записку с первым обязательным документом по п. 77 Положения № 34н.

Таблица долгов. Это центральная часть. Закон требует списывать задолженность «по каждому обязательству», поэтому одна строка равна одному договору или одной отгрузке, а не одному контрагенту. В графах указывают должника с ИНН, документ, из которого возник долг, дату, когда его должны были погасить, сумму с НДС и основание безнадёжности. Итоговая строка нужна для приказа.

Обоснование. Пронумерованные пункты с нормами: для долгов с истёкшей давностью нужно прямо написать, что в течение трёх лет не было ни оплат, ни подписанных актов сверки, ни других признаний долга. Для ликвидированных должников и окончания исполнительного производства указывают реквизиты выписки или постановления.

Просительная часть. Директора просят признать задолженность безнадёжной, списать её с указанием суммы, распределить между резервом и прочими расходами, поставить на забалансовый учёт на пять лет и издать приказ. Сумму за счёт резерва и сумму в прочих расходах впишите по данным учёта; если резерв не создавался, в первой графе ставится ноль.

Приложения. Акт инвентаризации, расчёт сроков давности, выписки из ЕГРЮЛ, постановления пристава, копии договоров и первички по каждому долгу.

Подписи. Подпись автора и визы согласования (например, юриста, который подтверждает, что взыскание невозможно). Резолюцию руководитель ставит на записке или переносит решение в приказ.

Пример: как определить дату списания

ООО отгрузило товар по УПД от 12.03.2023, договор предусматривает оплату в течение 30 календарных дней. Последний день оплаты приходится на 11.04.2023, срок давности начинает течь со следующего дня и истекает 11.04.2026. Оплат не было, акт сверки за 2024 год покупатель не подписал. Значит, долг становится безнадёжным во втором квартале 2026 года: в этом периоде его и нужно списать, оформив записку и приказ не позднее последнего дня квартала. Если бы покупатель подписал акт сверки, скажем, 20.01.2025, давность начала бы течь заново и истекла бы только в январе 2028 года.

Тот же подход действует для остальных оснований. Должник исключён из ЕГРЮЛ 15.08.2026: долг списывается в третьем квартале 2026 года. Постановление пристава об окончании производства вынесено в октябре: списание приходится на четвёртый квартал. Дата в графе «Основание признания безнадёжной» таблицы как раз фиксирует этот момент, и по ней проверяющие сверяют период расхода.

Кто подписывает записку и как связать её с приказом

Закон не определяет, кто именно составляет письменное обоснование. Обычно это главный бухгалтер, поскольку он отвечает за достоверность учёта, но в крупных компаниях записку готовит финансовый директор или руководитель отдела по работе с дебиторской задолженностью. Хорошая практика: виза юриста, который подтверждает, что претензионная и судебная работа по долгу проведена или не имеет перспектив.

Приказ руководителя должен ссылаться на записку и акт инвентаризации, повторять перечень обязательств и суммы, указывать, за счёт чего списывается долг, и назначать ответственного за забалансовый учёт. Если руководитель согласен со всем перечнем, он ставит на записке резолюцию «Согласовано, подготовить приказ», и бухгалтерия оформляет приказ тем же днём. Если часть долгов директор решает ещё попытаться взыскать, исключённые строки нужно убрать и из приказа, и из проводок.

Что делать с НДС

При списании безнадёжной задолженности покупателя списывается вся сумма долга, включая НДС, выделять налог не нужно (на это указывал Минфин России в письме от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726). НДС, начисленный при отгрузке, обратно не возвращается и не восстанавливается: закон такого механизма не предусматривает. Иначе обстоит дело с авансами, выданными поставщику, который так и не поставил товар: здесь есть нюансы с НДС, принятым к вычету с аванса, и эту часть стоит согласовать с налоговым консультантом.

Частые ошибки

• Списание одной суммой по контрагенту. Если у должника пять отгрузок с разными датами оплаты, давность по ним истекает в разное время. Сводить их в одну строку нельзя.
• Пропуск периода. Расход признаётся в том отчётном периоде, когда долг стал безнадёжным. Попытка «придержать» долг и списать его в удобном квартале оспаривается налоговыми органами.
• Нет приказа. Записка без приказа руководителя не даёт оснований для проводки, а приказ без записки и акта инвентаризации не показывает, почему долг безнадёжен.
• Не учтён перерыв давности. Бухгалтерия забывает о подписанных менеджерами актах сверки или о частичной оплате, и срок оказывается не истёкшим.
• Списали и забыли. Долг пять лет числится на счёте 007. Если должник неожиданно заплатит, деньги отражают как прочий доход.
• Путаница с ИП. Как сказано выше, исключение предпринимателя из ЕГРИП само по себе основанием для списания не является.

Практика и разъяснения

Минфин России в письмах неоднократно указывал, что безнадёжный долг учитывается в расходах того периода, в котором возникло основание (истёк срок давности, внесена запись о ликвидации). Исключение из ЕГРИП предпринимателя таким основанием не считается (письмо от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). ФНС России в письме от 19.02.2016 № СА-4-9/2782@ сообщила, что при списании безнадёжной задолженности покупателя ранее исчисленный НДС не корректируется.

При проверках налоговые органы смотрят прежде всего на документальное подтверждение: акт инвентаризации, расчёт давности по каждому обязательству и отсутствие признания долга. Поэтому именно таблица и обоснование в записке защищают расходы компании. Общие правила составления внутренних записок есть в статье «Служебная записка: образец и правила».

Чек-лист перед подписанием

• Проведена инвентаризация расчётов, есть подписанный комиссией акт.
• По каждому долгу проверены поступления и акты сверки за последние три года.
• Для ликвидированных должников приложены выписки из ЕГРЮЛ, для исполнительных производств — постановления пристава.
• В таблице одна строка соответствует одному обязательству, суммы указаны с НДС.
• Распределение между резервом и прочими расходами сходится с данными учёта.
• Подготовлен проект приказа о списании.
• Предусмотрен забалансовый учёт на счёте 007 в течение пяти лет.

Отмечено 0 из 7

Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию бухгалтера или юриста по конкретной ситуации: перед списанием крупных сумм проверьте учётную политику организации и актуальные разъяснения Минфина России.