Бумажная трудовая книжка годами лежит в отделе кадров, а нужна обычно срочно: Социальному фонду для пенсии, банку для кредита, родственникам после смерти работника. Отдают её не по устной просьбе: заявление о выдаче трудовой книжки запускает срок в три рабочих дня, а от его формулировки зависит, получите вы оригинал, копию или выписку.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки на руки в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
| Ситуация | Что выдают | Основание | Срок |
|---|---|---|---|
| Оформление пенсии, пособия | оригинал на время | ч. 1 ст. 62 ТК РФ | 3 рабочих дня со дня заявления, вернуть не позднее 3 рабочих дней после получения в СФР |
| Нужна для банка, визы, суда | заверенная копия или выписка | ч. 1 ст. 62 ТК РФ | 3 рабочих дня |
| Переход на электронную трудовую книжку | оригинал насовсем | ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ | при подаче заявления о ведении сведений в электронном виде |
| Увольнение | оригинал насовсем | ч. 4 и 6 ст. 84.1 ТК РФ | в день увольнения, после увольнения — 3 рабочих дня со дня обращения |
| Смерть работника | оригинал родственнику | Порядок ведения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н) | по письменному заявлению родственника |
| Утеря книжки работодателем или работником | дубликат | Порядок ведения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н) | 15 рабочих дней |
Госпошлины нет, копии и выписки выдаются бесплатно.
Правовая основа
Статья 62 ТК РФ: выдача на время и копии
Часть первая ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а также копии документов, связанных с работой, включая выписку из трудовой книжки. Копии заверяются надлежащим образом и выдаются безвозмездно.
Часть вторая той же статьи устанавливает встречную обязанность: работник, получивший книжку, должен вернуть её работодателю не позднее трёх рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение). На практике это Социальный фонд России, когда речь идёт о пенсии или пособии.
Поэтому формулировка «на время» в заявлении не формальность. Оригинал по ст. 62 ТК РФ выдаётся только для целей социального страхования и обеспечения, а для банка, визового центра или нового работодателя по совместительству закон предусматривает копию или выписку.
Статья 84.1 ТК РФ: при увольнении
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчёт (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если в этот день работника нет или он отказывается получать книжку, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте. С этого дня он освобождается от ответственности за задержку (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Та же часть шестая содержит важное для бывшего работника правило: по письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Об оформлении самого увольнения мы рассказали в статье о заявлении на увольнение по собственному желанию.
Электронная трудовая книжка
С 2020 года работники выбирали, вести ли бумажную книжку или только сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Тем, кто подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель выдаёт бумажную книжку на руки и освобождается от ответственности за её хранение (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Книжка при этом остаётся действующим документом о стаже до перехода на электронный формат, и её нужно хранить самостоятельно.
Ответственность работодателя
- Административная: ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽ для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 ₽ для организации; при повторном нарушении (ч. 2) — до 20 000 ₽ или дисквалификация должностного лица, до 70 000 ₽ для организации.
- Материальная: ст. 234 ТК РФ обязывает работодателя возместить неполученный заработок, если он задержал выдачу трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.
Заявление о выдаче трудовой книжки образец: что в нём и как заполнить
Образец рассчитан на самую частую ситуацию: работающий сотрудник просит выдать оригинал на время для представления в Социальный фонд при оформлении пенсии. По сути это заявление о выдаче трудовой книжки на руки: образец дополнен обязательством вернуть её. Разберём, из чего он состоит.
Шапка
Справа указываются должность и ФИО руководителя в дательном падеже и наименование работодателя, ниже — должность, подразделение, ФИО работника в родительном падеже и телефон.
Основная просьба
В тексте сделана ссылка на часть первую ст. 62 ТК РФ и прямо указана цель: представление в Социальный фонд России для назначения страховой пенсии по старости. Указание цели здесь важно: именно оно делает выдачу оригинала обязательной.
Обязательство вернуть книжку
Отдельный абзац фиксирует, что работник обязуется вернуть книжку не позднее трёх рабочих дней со дня получения её в СФР (ч. 2 ст. 62 ТК РФ). Для отдела кадров это гарантия, и выдают книжку быстрее.
Способ выдачи и подтверждение
Работник просит выдать книжку лично под подпись в книге учёта движения трудовых книжек. Если вы на больничном или работаете удалённо, вместо этого укажите адрес для отправки заказным письмом.
Отметки
Внизу оставлено место для даты, подписи, отметки о принятии и отметки о возврате книжки. Последняя пригодится, если через год возникнет спор, у кого находится документ.
Заявление о выдаче трудовой книжки на руки для оформления пенсии: образец и другие цели
Этот текст подходит как заявление о выдаче трудовой книжки на руки на время, образец можно использовать не только для пенсии. Если книжка нужна для пособия, например по уходу за ребёнком, или для подтверждения стажа при перерасчёте, достаточно заменить цель в тексте. Важно, чтобы цель была связана с обязательным социальным страхованием или обеспечением.
Перед подачей уточните в клиентской службе СФР, нужен ли там оригинал. Сведения о стаже с 2002 года фонд получает из индивидуального лицевого счёта, а для более ранних периодов часто достаточно заверенной копии. Если СФР готов принять копию, проще попросить именно её: оригинал не будет покидать отдел кадров.
Заявление о выдаче копии трудовой книжки образец: когда нужен не оригинал
Для банка, визового центра, суда, нового работодателя-совместителя или органов соцзащиты обычно хватает заверенной копии. Просить о ней нужно так же, письменно по ч. 1 ст. 62 ТК РФ, и срок тот же: три рабочих дня. В заявлении достаточно заменить основную просьбу: «прошу выдать заверенную копию трудовой книжки (все заполненные страницы)». Копия заверяется на каждой странице или прошивается, с надписью «Верно», должностью, подписью и расшифровкой подписи ответственного лица, датой и отметкой «Работает по настоящее время».
Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки на руки образец при переходе на электронную
Если вы подавали заявление о ведении сведений в электронном виде, а бумажную книжку вам так и не отдали, напишите заявление о выдаче трудовой книжки на руки со ссылкой на это заявление и Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Отдавать её на время здесь не нужно: книжка выдаётся насовсем, и работодатель больше её не ведёт.
Заявление о выдаче трудовой книжки при увольнении
В день увольнения книжку обязаны выдать без всякого заявления. Заявление нужно в двух случаях:
- вы не пришли в последний рабочий день — направьте работодателю письменное согласие на отправку книжки почтой с указанием адреса или письменное обращение о выдаче. Срок — три рабочих дня со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
- работодатель задерживает книжку — письменное требование станет доказательством для трудовой инспекции и суда.
Запись об увольнении должна совпадать с формулировкой закона и ссылкой на статью (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Как выглядит правильно оформленный приказ, видно в нашем образце приказа об увольнении.
Заявление о выдаче трудовой книжки в связи со смертью работника образец: что написать родственникам
Со смертью работника трудовой договор прекращается (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), а книжка остаётся у работодателя. Заявление о выдаче трудовой книжки умершего сотрудника подаёт ближайший родственник: по Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, она выдаётся ему на руки по письменному заявлению или по такому заявлению направляется по почте.
Составляя заявление о выдаче трудовой книжки умершего родственника, образец берите за основу и укажите:
- ФИО заявителя, паспортные данные, адрес и степень родства;
- ФИО умершего работника, его должность и дату смерти;
- способ получения: лично или почтой по указанному адресу.
Приложите копию свидетельства о смерти и документ о родстве: свидетельство о рождении, о браке. Там же можно попросить выплатить невыплаченную заработную плату: по ст. 141 ТК РФ её выплачивают членам семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего, не позднее недели со дня подачи документов.
Заявление о выдаче новой трудовой книжки в связи с утерей образец
Если книжку потерял сам работник, он должен немедленно заявить об этом работодателю, у которого была сделана последняя запись. По Порядку № 320н и разъяснениям Минтруда (письмо от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180) дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. В заявлении укажите обстоятельства утраты и приложите документы о стаже, если они есть: копии приказов, справки, договоры.
Если книжку утратил работодатель, дубликат оформляется за его счёт, а задержка выдачи книжки при увольнении даёт основание требовать неполученный заработок по ст. 234 ТК РФ. Когда трудовой книжки нет при приёме на новую работу, новый работодатель по письменному заявлению обязан оформить новую книжку с указанием причины её отсутствия (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Порядок действий
- Определите, что вам нужно: оригинал на время, оригинал насовсем, копия, выписка или дубликат.
- Заполните заявление в двух экземплярах. В тексте укажите цель и норму закона.
- Подайте заявление лично с отметкой о принятии на втором экземпляре или заказным письмом с описью вложения.
- Посчитайте три рабочих дня со дня подачи (для дубликата — 15 рабочих дней).
- Получите книжку под подпись в книге учёта. Проверьте, что все записи на месте.
- Верните книжку не позднее трёх рабочих дней после получения в СФР, если брали на время, и попросите отметку о возврате.
- Если сроки нарушены, подайте жалобу в трудовую инспекцию. Как её составить, мы разобрали в статье о жалобе в трудовую инспекцию.
Частые ошибки
- Не указана цель. Без ссылки на социальное страхование работодатель вправе выдать копию вместо оригинала.
- Просьба выдать оригинал для банка. Закон этого не предусматривает. Просите заверенную копию.
- Нет отметки о принятии. Срок в три рабочих дня невозможно доказать.
- Книжку не вернули вовремя. Работник нарушает ч. 2 ст. 62 ТК РФ, и работодатель вправе потребовать объяснения.
- Отказ от получения книжки в день увольнения. Работодатель направит уведомление и освободится от ответственности за задержку.
- Родственник не приложил документы о родстве. Без них книжку умершего работника не отдадут.
- Ожидание дубликата за три дня. Для дубликата срок дольше: 15 рабочих дней.
Чек-лист перед подачей
Отмечено 0 из 8
Статья носит информационный характер и отражает нормы ТК РФ и КоАП РФ в редакции, действующей на октябрь 2026 года. Если работодатель удерживает трудовую книжку или книжка утрачена по его вине, оцените с юристом перспективы требований о возмещении неполученного заработка.
