Заявление на смену фамилии после замужества в отдел кадров: образец 2026

Заявление на смену фамилии после замужества в отдел кадров, образец которого можно скачать ниже, запускает обновление всех кадровых и бухгалтерских данных: трудовой книжки, личной карточки, сведений о трудовой деятельности и отчётности. Разбираем, когда его подавать, какие документы приложить, что обязан сделать работодатель и где кадровики чаще всего ошибаются.

Коротко: что нужно знать

• Кому подавать. Руководителю организации (ИП) через отдел кадров или лицу, ответственному за кадровое делопроизводство.
• Когда подавать. Срок в законе не установлен. Разумно подать заявление сразу после получения нового паспорта, иначе зарплатные, налоговые и пенсионные данные разойдутся с паспортными.
• Что приложить. Копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта. Оригиналы показывают кадровику для сверки.
• Что делает работодатель. Издаёт приказ об изменении учётных данных, вносит запись в бумажную трудовую книжку (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н), исправляет личную карточку и отражает новые данные в отчётности.
• Чего делать не нужно. Перезаключать трудовой договор или увольнять и принимать заново. Роструд признаёт такие требования работодателя неправомерными.
• Пошлины нет. Форма заявления свободная.

Правовая основа

Фамилия при заключении брака меняется по выбору супругов (ст. 32 Семейного кодекса РФ). Свидетельство о заключении брака является документом, на основании которого меняются все остальные документы. Смена фамилии влечёт замену паспорта: это прямо предусмотрено Положением о паспорте гражданина РФ. Пока паспорт не заменён, работодатель вправе ориентироваться на свидетельство о браке, но для отчётности и банков потребуется новый паспорт.

Трудовой кодекс не содержит отдельной статьи о смене фамилии работника. Основания для действий работодателя складываются из нескольких норм:

• ст. 86 ТК РФ. Работодатель обрабатывает персональные данные работника и должен обеспечивать их точность. Фамилия является персональными данными, и устаревшие сведения нужно актуализировать.
• ст. 66 ТК РФ и п. 7 Порядка № 320н. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения в бумажной трудовой книжке производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, о перемене имени и других документов. В записи указываются номер, дата и орган, выдавший документ.
• ст. 66.1 ТК РФ. Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка) формируются работодателем и передаются в Социальный фонд. Эти сведения должны соответствовать паспортным данным работника.

Прямой обязанности работника сообщать о смене фамилии в ТК нет, и ответственность за непредставление этих сведений закон не устанавливает. Однако правила внутреннего трудового распорядка или трудовой договор часто обязывают работника сообщать об изменении персональных данных в определённый срок. Нарушение такого локального требования формально может стать поводом для дисциплинарного взыскания, поэтому затягивать с заявлением не стоит.

Заявление на смену фамилии: порядок действий для работницы

1. Получите свидетельство о заключении брака. Его выдаёт орган ЗАГС в день регистрации брака.
2. Замените паспорт. Подайте заявление через Госуслуги или МФЦ. Новый паспорт понадобится для работодателя, банка и налоговой.
3. Подготовьте копии. Свидетельство о браке и страницы паспорта с личными данными и регистрацией.
4. Заполните заявление. Используйте образец: в нём перечислены все документы и данные, которые должен изменить работодатель.
5. Подайте заявление в отдел кадров. Попросите отметку о принятии на вашем экземпляре или зарегистрируйте заявление в системе электронного документооборота.
6. Ознакомьтесь с приказом. Проверьте, правильно ли указаны новая фамилия и реквизиты документов.
7. Проверьте расчётный листок и банк. Если зарплата приходит на карту, отдельно обновите данные в банке, иначе выплата может быть заблокирована из-за несовпадения ФИО получателя.

Заявление на смену фамилии после замужества в отдел кадров образец: что в нём и как заполнить

Образец составлен для типичной ситуации: работница вышла замуж, взяла фамилию мужа и уже получила новый паспорт.

Шапка. Справа укажите должность руководителя, наименование работодателя и ФИО руководителя. Ниже приведите свои данные: ФИО по новой фамилии, должность и подразделение, телефон. Заявление подписывается уже новой фамилией.

Заголовок. «Заявление об изменении фамилии в кадровых документах». Такая формулировка точнее отражает суть, чем «о смене фамилии»: фамилию меняет ЗАГС, а работодатель лишь обновляет учётные данные.

Описательная часть. Два абзаца. Первый: дата заключения брака, ФИО супруга, орган ЗАГС, номер записи акта, серия и номер свидетельства, прежняя и новая фамилия. Второй: реквизиты нового паспорта (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения). Реквизиты нужно переписать точно: кадровик перенесёт их в трудовую книжку и в отчётность.

Ссылка на нормы. Абзац «На основании изложенного…» ссылается на ст. 66.1 и 86 ТК РФ и п. 7 Порядка № 320н. Этого достаточно, длинное правовое обоснование в кадровом заявлении не нужно.

«Прошу». Четыре пункта:

• внести изменения в трудовую книжку, личную карточку и иные кадровые документы;
• обновить фамилию и паспортные данные в сведениях о трудовой деятельности, учётных данных и отчётности;
• переоформить пропуск и другие выданные работодателем документы;
• ознакомить с приказом об изменении учётных данных под подпись.

«Приложения». Копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Дата и подпись. Подпись ставится новой фамилией с расшифровкой.

Если фамилия меняется не из-за замужества, а, например, после развода или по заявлению о перемене имени, структура та же: меняется только документ-основание (свидетельство о расторжении брака или о перемене имени).

Что должен сделать работодатель

Приказ

Решение работодателя оформляется распорядительным документом: приказом (распоряжением) об изменении учётных данных работника. Унифицированной формы нет, работодатель составляет его в свободной форме. Работника знакомят с приказом под подпись. В приказе обычно указывают прежнюю и новую фамилию работника, его должность и табельный номер, документы-основания с реквизитами (свидетельство о заключении брака, паспорт) и перечень документов, в которые вносятся изменения. Исполнение поручают специалисту кадровой службы, а копию приказа передают в бухгалтерию, чтобы новая фамилия появилась в расчётном листке уже за текущий месяц.

Бумажная трудовая книжка

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, запись вносится на титульный лист: прежняя фамилия зачёркивается одной чертой, рядом записывается новая. Ссылки на документы-основания (свидетельство о браке, паспорт) делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью (при наличии), как предусмотрено п. 7 Порядка № 320н. Запись вносит текущий работодатель, у которого хранится книжка. Если книжку нужно получить на руки, пригодится наш материал «Заявление о выдаче трудовой книжки: образец».

Личная карточка и прочие документы

В личной карточке работника прежняя фамилия зачёркивается, вписывается новая с указанием документа-основания и даты. Обновляются также табель, штатная расстановка, расчётные листки, пропуска, доверенности, выданные работнику. Доверенность на прежнюю фамилию лучше переоформить: контрагенты могут отказаться её принимать.

Трудовой договор

Фамилия работника относится к сведениям о сторонах, а не к условиям трудового договора, перечисленным в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Поэтому перезаключать договор не нужно. Многие работодатели всё же оформляют дополнительное соглашение, чтобы реквизиты в договоре совпадали с паспортом: это допустимо, но не обязательно. Если решили его составить, используйте структуру из статьи «Дополнительное соглашение к трудовому договору: образец».

Отчётность, СФР и налоговая

Номер СНИЛС не меняется при смене фамилии. Сведения о новой фамилии СФР, как правило, получает в порядке межведомственного обмена с органами ЗАГС, но работнику стоит проверить данные в личном кабинете на Госуслугах или в СФР. Работодатель начинает отражать новую фамилию в отчётности в СФР и налоговую с момента получения документов. Если работник состоит на воинском учёте, организация, ведущая воинский учёт, сообщает об изменении учётных данных в военный комиссариат, а сам работник обязан сообщить туда об изменении фамилии самостоятельно.

Согласие на обработку персональных данных

Новое согласие на обработку персональных данных при смене фамилии не требуется: согласие дано конкретным лицом, а не фамилией. Но если работодатель обновляет пакет согласий, удобно воспользоваться нашим образцом согласия на обработку персональных данных.

Если паспорт ещё не заменён

На практике заявление часто подают в промежутке между регистрацией брака и получением нового паспорта. Закон не запрещает работодателю внести изменения на основании одного свидетельства о браке: п. 7 Порядка № 320н называет его самостоятельным основанием для записи в трудовой книжке. Однако для отчётности в СФР и налоговую нужны паспортные данные, поэтому многие работодатели обновляют сведения в два этапа: сначала фамилию в кадровых документах по свидетельству о браке, затем реквизиты паспорта после его замены. Удобнее подать одно заявление уже с новым паспортом, а если замена затягивается, подать заявление по свидетельству и потом донести копию паспорта сопроводительным письмом.

Пока паспорт не заменён, в документах, которые работница подписывает от имени работодателя (например, по доверенности), возможны расхождения. В этот период лучше подписываться прежней фамилией, соответствующей действующему паспорту, а после замены переоформить доверенности.

Стаж и справки на разные фамилии

Смена фамилии не прерывает стаж и не влияет на права работницы. Но документы за прошлые периоды останутся на прежнюю фамилию: справки о доходах, расчётные листки, приказы, записи в трудовой книжке до изменения. Чтобы не возникало вопросов при назначении пенсии, оформлении пособий, ипотеки или визы, храните копию свидетельства о заключении брака вместе с трудовыми документами. Справка с места работы, выданная после смены фамилии, обычно содержит оговорку о прежней фамилии: при необходимости попросите кадровика её добавить. Для пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком, которые часто совпадают по времени со сменой фамилии, данные в СФР должны совпадать с паспортом, иначе выплата может задержаться.

Заявление на смену фамилии в отдел кадров образец: частые ошибки

• Требование уволиться и устроиться заново. Смена фамилии не является основанием для прекращения или перезаключения трудового договора.
• Отказ принять заявление до замены паспорта. Свидетельство о браке подтверждает новую фамилию, и п. 7 Порядка № 320н прямо называет его основанием для записи в трудовой книжке.
• Новая трудовая книжка вместо исправления. Смена фамилии не является основанием для оформления новой книжки или вкладыша: запись вносится в существующую.
• Исправление без указания документа-основания. Без реквизитов свидетельства о браке запись в трудовой книжке считается оформленной неправильно.
• Забытая отчётность. Данные в СФР и налоговой расходятся с паспортом, что затрудняет учёт стажа и выдачу справок о доходах.
• Старые доверенности. Доверенность на прежнюю фамилию вызывает вопросы у банков и контрагентов.
• Работница не обновила данные в банке. Зарплата может не дойти, если ФИО получателя не совпадает с данными счёта.

Заявление на смену фамилии после замужества в отдел кадров: образец заполнения и сверка реквизитов

Перед подачей сверьте заявление с документами. Дата брака, номер записи акта, серия и номер свидетельства, серия и номер паспорта, код подразделения должны совпадать с оригиналами символ в символ. Прежнюю и новую фамилию пишите в именительном падеже и в кавычках, чтобы кадровик не исказил их при склонении. Заявление подписывается новой фамилией: если подписать старой, в деле окажется документ с подписью лица, которого по паспорту больше нет.

Чек-лист

• Свидетельство о заключении брака получено.
• Паспорт заменён или подано заявление на замену.
• Копии свидетельства и паспорта подготовлены.
• Заявление заполнено новой фамилией, реквизиты документов сверены.
• Заявление принято с отметкой о дате.
• Издан приказ, работница ознакомлена под подпись.
• В трудовую книжку и личную карточку внесены изменения со ссылкой на документ-основание.
• Обновлены данные в отчётности, СФР, банке и на воинском учёте.

Отмечено 0 из 8

Статья носит информационный характер и отражает законодательство на октябрь 2026 года. Внутренние правила конкретного работодателя о сроках сообщения об изменении персональных данных уточняйте в отделе кадров.