Письмо о необходимости забрать трудовую книжку, образец которого приведён ниже, работодатель направляет, если в последний рабочий день уволенный работник не пришёл за книжкой или отказался её получить. Такое уведомление прямо предусмотрено ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и освобождает компанию от выплаты среднего заработка за задержку. Разберём, когда его отправлять, что в нём написать, как доказать отправку и что делать с книжкой, если бывший сотрудник так и не появился.
Образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко о главном
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Когда направлять | В день увольнения, если выдать книжку невозможно из-за отсутствия работника или его отказа получить её (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ) |
| Что предложить | Явиться за книжкой либо дать согласие на отправку её по почте |
| Последствие отправки | Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку |
| Выдача по обращению | Не позднее трёх рабочих дней со дня письменного обращения бывшего работника |
| Риск без уведомления | Средний заработок за всё время задержки (ст. 234 ТК РФ) и штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Штраф для организации | 30 000–50 000 руб.; для должностного лица и ИП предупреждение или 1 000–5 000 руб. |
| Форма | Не утверждена, письменная, лучше заказным письмом с описью вложения |
Правовая основа
Часть 4 ст. 84.1 ТК РФ обязывает работодателя в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если работник перешёл на электронную форму) и произвести с ним расчёт по ст. 140 ТК РФ.
Если в этот день выдать книжку невозможно из-за отсутствия работника либо его отказа от получения, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Та же часть статьи устанавливает: если бывший работник не получил книжку, по его письменному обращению работодатель выдаёт её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.
Детальный порядок ведения, выдачи и хранения книжек утверждён приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он действует с 01.09.2021 до 01.09.2027.
Последствия нарушения двоякие. По ст. 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику неполученный заработок за всё время задержки выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. Кроме того, задержка выдачи книжки — нарушение трудового законодательства, за которое трудовая инспекция штрафует по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Подробнее о взыскании среднего заработка — в статье о задержке трудовой книжки и ст. 234 ТК РФ.
Когда нужно уведомление
Уведомление требуется в двух ситуациях:
- Работник отсутствует в день увольнения. Например, уволился по собственному желанию, но последний день провёл на больничном, в отпуске или просто не пришёл. Сюда же относится увольнение за прогул, когда работника нет на месте с момента прогула.
- Работник отказался получить книжку. Отказ фиксируется актом за подписью двух-трёх сотрудников, а затем всё равно направляется уведомление.
Если работник присутствует и забирает книжку, расписавшись в книге учёта движения трудовых книжек, уведомление не нужно. Если же он перешёл на электронную трудовую книжку и бумажную уже получил на руки, работодатель в день увольнения выдаёт ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а уведомление о книжке не требуется.
Направлять уведомление нужно именно в день увольнения. Отправка через неделю тоже освобождает от ответственности, но только с даты отправки: за дни до неё средний заработок взыскать могут.
Письмо о необходимости забрать трудовую книжку: образец, что в нём и как заполнить
Адресат и отправитель. Справа ФИО бывшего работника и его адрес по личному делу, ниже реквизиты работодателя: наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон и e-mail. Слева исходящий номер и дата.
Сведения об увольнении. Дата и номер трудового договора, дата увольнения, основание с точной ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ, реквизиты приказа. Формулировка должна совпадать с записью в трудовой книжке.
Причина, по которой книжка не выдана. Отсутствие работника на рабочем месте в день увольнения. Если работник отказался получать книжку, впишите это и приложите копию акта.
Варианты получения. Два пункта, как требует ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ: явиться лично (адрес, кабинет, часы работы, контактное лицо) или дать письменное согласие на отправку по почте с указанием адреса. Мы предусмотрели, что книжка отправляется ценным письмом с описью вложения: так её проще отследить.
Выдача по обращению и освобождение от ответственности. Напоминание о трёх рабочих днях и прямая ссылка на ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ. Эта фраза не обязательна, но дисциплинирует обе стороны.
Приложение — бланк согласия. На отдельной странице образца находится готовое согласие на отправку книжки по почте. Вложите его в конверт: бывшему работнику останется только вписать адрес, подписать и вернуть. Это заметно ускоряет развязку.
Подпись. Уведомление подписывает руководитель или уполномоченный им работник кадровой службы; укажите исполнителя с телефоном.
Как отправить уведомление
Закон не определяет способ отправки, но доказывать факт и дату направления придётся работодателю. Надёжнее всего:
- Составьте уведомление в двух экземплярах и зарегистрируйте в журнале исходящей корреспонденции.
- Отправьте его заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес из личного дела (а если работник сообщал другой адрес проживания, то и на него).
- Сохраните кассовый чек, опись с отметкой почты и трек-номер.
- Продублируйте уведомление на e-mail или в мессенджер, если работник ими пользовался: это не заменяет письма, но подтверждает добросовестность.
Телефонный звонок уведомлением не считается: его содержание невозможно проверить. Это давно признано и в судебной практике.
Важно: работодатель освобождается от ответственности со дня направления, а не получения уведомления. Если письмо вернулось «за истечением срока хранения», уведомление всё равно считается направленным, и это стоит подтвердить, сохранив нераспечатанный конверт.
Что делать дальше
Работник пришёл. Выдайте книжку под подпись в книге учёта движения трудовых книжек и в личной карточке.
Пришло согласие на отправку. Отправьте книжку по указанному адресу ценным письмом с описью вложения. Копию согласия и почтовые документы храните в личном деле.
Работник молчит. Книжка хранится у работодателя до востребования, а затем в архиве организации по правилам архивного дела. Повторно направлять уведомление закон не требует, но при длительном молчании это полезно сделать, например через полгода.
Бывший работник обратился через несколько месяцев или лет. Книжку нужно выдать не позднее трёх рабочих дней со дня письменного обращения. Если сроки нарушены, ответственность по ст. 234 ТК РФ возникает уже за эту задержку.
Особые случаи
Электронная трудовая книжка
С 2021 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ), а бумажную книжку сохранили только те, кто подал заявление о её ведении. Если работник выбрал электронную форму, бумажную книжку ему выдали на руки ещё тогда, и при увольнении работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности за период работы у него. Задержка их выдачи по ст. 234 ТК РФ приравнена к задержке трудовой книжки. Сведения выдаются на бумаге, заверенной работодателем, или в электронном виде, в зависимости от способа, указанного в заявлении работника; если его нет в день увольнения, их стоит сразу направить почтой и сохранить подтверждение отправки.
Увольнение за прогул и дистанционный работник
При увольнении за прогул работника нет на месте ни в день прогула, ни в день издания приказа, поэтому уведомление о книжке направляют вместе с копией приказа об увольнении. О том, как суды проверяют такие увольнения, рассказано в материале об увольнении за прогул. Дистанционному работнику бумажную книжку обычно сразу высылают по почте: согласие на отправку можно предусмотреть в трудовом договоре или получить в электронном виде, если стороны обмениваются электронными документами.
Смерть работника
Если трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, трудовую книжку выдают на руки одному из его родственников по личному заявлению или направляют по почте по письменному заявлению родственника. Уведомление в этом случае адресуют семье, а при выдаче просят предъявить документы, подтверждающие родство.
Что говорят суды
Суды проверяют прежде всего, было ли уведомление направлено и когда. Если работодатель отправил его в день увольнения, требования о взыскании среднего заработка за задержку, как правило, отклоняются. Если уведомления нет или оно отправлено с опозданием, заработок взыскивают за период до даты отправки, но лишь при условии, что работник докажет: отсутствие книжки помешало ему трудоустроиться. Сама по себе задержка без этого не всегда влечёт выплату.
Верховный Суд в определении от 14.04.2025 № 18-КГ25-37-К4 поддержал работодателя в споре, где бывший работник годами не забирал книжку и не просил отправить её по почте, расценив такое поведение как злоупотребление правом, и направил дело на новое рассмотрение. Вывод для работодателя простой: доказательства направления уведомления и предложения отправить книжку почтой решают исход спора.
Письмо о необходимости: другие типовые ситуации
Структура «что произошло, что требуется, в какой срок и что будет, если нет» подходит и для других деловых писем. Например, письмо о необходимости заключения дополнительного соглашения к договору направляют, когда меняются цена или сроки; письмо о необходимости оплаты по договору фиксирует просрочку и предшествует претензии; письмо о необходимости заключения договора отправляют контрагенту, который работает «по счёту», а письмо о необходимости выполнения дополнительных работ подрядчик направляет заказчику до начала таких работ (ст. 743 ГК РФ). Письмо о необходимости проведения дополнительных работ в строительстве особенно важно: подрядчик, не сообщивший о них заказчику, лишается права требовать оплаты (п. 4 ст. 743 ГК РФ).
Как ответить бывшему работнику
Если такое письмо пришло вам, ответить можно двумя способами. Первый — прийти в отдел кадров с паспортом и получить книжку под подпись. Второй — заполнить вложенный бланк согласия или написать согласие в свободной форме, указав почтовый адрес и получателя, и отправить его работодателю заказным письмом. Сохраните копию и почтовую квитанцию: с даты получения согласия работодатель обязан отправить книжку, а если он затянет с отправкой, задержка снова будет на нём. Если вы не согласны с формулировкой увольнения в книжке, получите её, а затем оспаривайте запись: отказ забирать книжку ничего не даёт, кроме лишних месяцев без документа.
Частые ошибки
- Уведомление не отправлено в день увольнения. Средний заработок за дни до отправки могут взыскать.
- Звонок или сообщение в мессенджере вместо письма. Доказать содержание и дату сложно.
- Письмо без описи вложения. Работник может заявить, что в конверте было что-то другое.
- В уведомлении только «явитесь за книжкой». Закон требует предложить и отправку по почте.
- Книжка отправлена без письменного согласия. Если она потеряется, отвечать будет работодатель.
- Запись в книжке не совпадает с приказом. Неправильная формулировка причины увольнения тоже основание для выплаты по ст. 234 ТК РФ; о правильных формулировках см. образец приказа об увольнении.
Чек-лист
Отмечено 0 из 7
Статья носит информационный характер; нормы трудового законодательства приведены по состоянию на октябрь 2026 года, порядок ведения трудовых книжек проверяйте по актуальной редакции приказа Минтруда России № 320н.
