Когда в компании нет отдела кадров, личные дела, трудовые книжки и согласия на обработку персональных данных обычно «живут» у бухгалтера или офис-менеджера, но ни в одном документе это не закреплено. На проверке ГИТ или при утечке данных первым делом спросят, кто именно отвечает за кадровые документы. Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства отвечает на этот вопрос: он фиксирует конкретного работника, его обязанности и доступ к персональным данным. Ниже разбираем, на каких нормах он основан и как заполнить образец.
Образец приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
- Обязателен ли приказ. Прямой нормы «назначь кадровика» нет, но несколько актов требуют назначить ответственных лиц: за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек (Порядок, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н), за организацию обработки персональных данных (ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 152-ФЗ). Один приказ закрывает обе обязанности.
- Кого назначить. Любого работника с его согласия; если кадровая работа не входит в его трудовую функцию, оформляется совмещение с доплатой (ст. 60.2, 151 ТК РФ). В микропредприятии функции часто берёт на себя руководитель.
- Форма. Свободная, это приказ по основной деятельности.
- Срок. Издаётся до того, как работник приступит к кадровой работе, и действует до отмены.
- Ответственность. Нарушения трудового законодательства, в том числе по ведению трудовых книжек: штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 ₽, для юрлиц от 30 000 до 50 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ), за повторное нарушение должностному лицу грозит дисквалификация до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства: правовая основа
Кадровое делопроизводство включает несколько участков, и на каждом есть своя норма:
| Участок | Норма | Что требуется |
|---|---|---|
| Трудовые книжки | Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н) | Назначить приказом лицо, ответственное за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек |
| Персональные данные работников | Ст. 86–88 ТК РФ, ст. 18.1, 22.1 Закона № 152-ФЗ | Назначить ответственного за организацию обработки ПДн, определить круг лиц с доступом |
| Сведения о трудовой деятельности | Ст. 66.1 ТК РФ, Закон № 27-ФЗ | Своевременно подавать в СФР форму ЕФС-1 по кадровым мероприятиям |
| Электронный кадровый документооборот | Ст. 22.1–22.3 ТК РФ | Определить порядок и лиц, работающих в системе ЭДО |
| Выдача документов работнику | Ст. 62 ТК РФ | Выдавать копии документов не позднее трёх рабочих дней со дня обращения |
| Хранение документов | Федеральный закон № 125-ФЗ, Перечень (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) | Обеспечить сохранность документов по личному составу (как правило, 50 лет) |
Ответственный за персональные данные
По ч. 1 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ оператор-юрлицо обязан назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. Это лицо получает указания непосредственно от исполнительного органа организации, осуществляет внутренний контроль и доводит до работников требования законодательства (ч. 2, 4 ст. 22.1). В небольших компаниях эту роль совмещают с кадровой работой, и тогда разумно указать её в том же приказе. Отдельно оформляется согласие работника на обработку персональных данных там, где оно требуется.
Ответственность за нарушения в сфере персональных данных установлена ст. 13.11 КоАП РФ, и с 2025 года штрафы за утечки существенно выросли. Поэтому в приказе стоит прямо записать, что ответственный обеспечивает хранение личных дел в запираемом шкафу или сейфе и доступ к электронной базе только по паролю.
Трудовые книжки
Хотя большинство работников перешли на электронные трудовые книжки, бумажные книжки остаются у работников, которые в 2020 году подали заявление об их сохранении. Работодатель обязан их вести, хранить и выдавать в день увольнения. Порядок № 320н возлагает ответственность за организацию этой работы на работодателя, а непосредственное ведение, хранение, учёт и выдачу — на специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом. Это же лицо ведёт книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если работник просит выдать книжку или её копию, документ должен быть оформлен в срок (образец на этот случай: заявление о выдаче трудовой книжки).
Кого назначить и как оформить
Работник кадровой службы
Если в штате есть инспектор по кадрам или специалист по кадрам, кадровое делопроизводство и так входит в его трудовую функцию. Приказ нужен всё равно: он прямо называет лицо, ответственное за трудовые книжки и персональные данные, без чего на проверке будет претензия.
Бухгалтер, офис-менеджер, секретарь
Самая частая ситуация в малом бизнесе. Кадровая работа для такого работника дополнительная, поэтому нужны письменное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору и доплата (ст. 60.2, 151 ТК РФ). Без доплаты работник вправе отказаться, а суд при споре о зарплате признает выполнение дополнительной работы.
Руководитель лично
Директор может взять кадровые функции на себя, тогда формулировка приказа «возлагаю на себя». Для микропредприятия, которое отказалось от локальных нормативных актов и работает по типовой форме трудового договора (ст. 309.1–309.2 ТК РФ), это наиболее простой путь.
Внешний исполнитель
Кадровый учёт можно передать на аутсорсинг по гражданско-правовому договору. Но работник, который непосредственно хранит трудовые книжки и личные дела в офисе, всё равно назначается приказом, а внешней организации поручается обработка персональных данных на основании договора поручения по ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ.
Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства образец: что в нём и как заполнить
Образец рассчитан на одного работника, которому кадровая работа поручается дополнительно к основной, с доплатой. Разберём разделы.
Шапка. Полное наименование организации, ИНН, номер и дата приказа, город.
Преамбула. Ссылки на ст. 60.2, 151 ТК РФ, Порядок № 320н и ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ. Они показывают, что приказ закрывает обязательные назначения.
Пункт 1. Кому поручается кадровое делопроизводство: должность, ФИО полностью, дата начала.
Пункт 2. Перечень обязанностей: оформление приёма, переводов, отпусков и увольнений; ведение личных карточек и личных дел; ведение и хранение трудовых книжек и книги учёта их движения; подготовка сведений о трудовой деятельности для СФР; составление графика отпусков; выдача документов по ст. 62 ТК РФ; передача документов на архивное хранение. Ненужные пункты удалите, например если сведения в СФР отправляет бухгалтерия.
Пункт 3. Назначение ответственным за организацию обработки персональных данных работников и доступ к ним.
Пункт 4. Место хранения документов: запираемый шкаф или сейф, доступ к электронной базе.
Пункт 5. Доплата. Размер вы согласуете с работником.
Пункт 6. Замещающий работник на время отпуска или болезни: трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения, даже если кадровик в отпуске.
Пункт 7. Приём трудовых книжек, книги учёта и личных дел по акту от прежнего ответственного.
Пункт 8. Поручение главному бухгалтеру подготовить дополнительные соглашения и начислять доплату.
Подпись и ознакомление. Подпись руководителя, ознакомление назначенного и замещающего работников под подпись с датой.
Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства образец 2022 года: что устарело
В интернете до сих пор популярен приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства образец 2022 года и более ранних лет. Пользоваться им без проверки не стоит:
- ссылки на Правила ведения трудовых книжек, утверждённые постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, и Инструкцию по их заполнению (постановление Минтруда России № 69) устарели, с 1 сентября 2021 года действует Порядок № 320н;
- с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в Социальный фонд по единой форме ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД;
- с 1 сентября 2022 года электронный кадровый документооборот регулируется ст. 22.1–22.3 ТК РФ, и обязанности ответственного за ЭДО стоит прописать отдельно, если вы им пользуетесь;
- требования к защите персональных данных и ответственность за их нарушение с тех пор ужесточены.
Сроки, за которые отвечает кадровик
Назначенный работник отвечает не только за бумаги, но и за сроки. Пропуск любого из них — повод для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ или санкций Социального фонда, поэтому полезно держать их перед глазами:
| Действие | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Ознакомить с приказом о приёме | В течение трёх рабочих дней со дня фактического начала работы | Ч. 2 ст. 68 ТК РФ |
| Выдать копии документов, связанных с работой | Не позднее трёх рабочих дней со дня обращения | Ст. 62 ТК РФ |
| Выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности при увольнении | В день прекращения трудового договора | Ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ |
| Утвердить график отпусков | Не позднее чем за две недели до наступления календарного года | Ч. 1 ст. 123 ТК РФ |
| Известить работника о начале отпуска | Не позднее чем за две недели | Ч. 3 ст. 123 ТК РФ |
| Подать ЕФС-1 о приёме и увольнении | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Закон № 27-ФЗ |
Отдельно стоит упомянуть сроки хранения. Документы по личному составу (приказы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки, лицевые счета), законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Приказы по основной деятельности, в том числе сам приказ о назначении ответственного, хранятся по срокам Перечня Росархива № 236. При ликвидации организации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, и именно ответственный за кадры готовит их к передаче.
Что запросит инспектор
На плановой или внеплановой проверке ГИТ, а также при проверке Роскомнадзора по персональным данным, обычно запрашивают: приказ о назначении ответственного за трудовые книжки, книгу учёта их движения, личные карточки, приказы по личному составу с подписями работников об ознакомлении, график отпусков, локальный акт о порядке обработки персональных данных и перечень лиц, имеющих к ним доступ. Если всё это закреплено за одним работником одним приказом, подготовка к проверке занимает гораздо меньше времени.
Порядок действий
- Определите работника и обсудите с ним объём кадровой работы и доплату.
- Получите письменное согласие на дополнительную работу.
- Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Издайте приказ и ознакомьте работника и его заместителя под подпись.
- Передайте по акту трудовые книжки, книгу учёта их движения, личные дела и ключи от места хранения.
- Ограничьте доступ к кадровым данным в программе только для назначенных лиц.
- При смене ответственного издайте новый приказ и снова передайте документы по акту.
Частые ошибки
- Назначение «отдела» вместо человека. Ответственное лицо должно быть конкретным работником. По позиции Роструда, ответственным за трудовые книжки назначается одно лицо.
- Нет передачи документов по акту. При смене ответственного без акта нельзя установить, кто потерял трудовую книжку.
- Не назначен заместитель. Трудовую книжку обязаны выдать в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ), отпуск кадровика не оправдывает задержку.
- Нет доплаты. Дополнительная работа без доплаты нарушает ст. 151 ТК РФ.
- Забыли про персональные данные. Кадровик фактически обрабатывает ПДн, но доступ и ответственность не оформлены.
- Устаревшие ссылки. Ссылки на постановление № 225 и СЗВ-ТД показывают проверяющему, что документы давно не обновлялись.
Чек-лист
Отмечено 0 из 6
Для оформления самих кадровых событий пригодится и образец приказа о приёме на работу.
Материал носит справочный характер и отражает нормы на октябрь 2026 года. Перед изданием приказа сверьте ссылки с действующими редакциями ТК РФ и Закона о персональных данных.
