Служебная записка (бухгалтерская справка) главного бухгалтера о списании безнадёжной дебиторской задолженности
Главный бухгалтер оформляет её после инвентаризации расчётов, когда часть долгов уже не взыскать. Таблица по каждому должнику содержит ИНН, договор и первичку, срок оплаты, сумму с НДС и основание признания безнадёжным. Ниже разобраны три типичных случая: истёкшая давность без оплат и актов сверки, исключение организации из ЕГРЮЛ и окончание исполнительного производства из-за отсутствия имущества. Просят списать сумму за счёт резерва и прочих расходов, пять лет учитывать её на счёте 007 и издать приказ. Записку согласует юрист, а к ней прикладывают расчёт давности и выписки.
DOCX, 40 КБ, обновлён 22 октября 2026 г.
Генеральному директору
[полное наименование организации]
[ФИО руководителя в дательном падеже]
от главного бухгалтера
[ФИО главного бухгалтера в родительном падеже]
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о списании дебиторской задолженности
№ [номер записки] [дата составления] г.
На основании приказа от [дата] № [номер] проведена инвентаризация расчётов с покупателями, заказчиками и прочими дебиторами по состоянию на [дата, на которую проведена инвентаризация] г. По её результатам (акт инвентаризации расчётов от [дата] № [номер]) выявлена дебиторская задолженность, нереальная для взыскания, по следующим обязательствам:
| № | Должник, ИНН | Основание возникновения долга | Срок погашения | Сумма, руб. (в т. ч. НДС) | Основание признания безнадёжной |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [наименование должника], ИНН [номер] | договор от [дата] № [номер], УПД от [дата] № [номер] | [дата оплаты по договору] | [сумма] | истёк срок исковой давности [дата] |
| 2 | [наименование должника], ИНН [номер] | договор от [дата] № [номер], акт от [дата] № [номер] | [дата оплаты по договору] | [сумма] | исключение из ЕГРЮЛ, запись от [дата] ГРН [номер] |
| 3 | [наименование должника], ИНН [номер] | решение арбитражного суда от [дата] по делу № [номер] | [дата вступления решения в силу] | [сумма] | окончание исполнительного производства, постановление от [дата] № [номер] |
| Итого | [сумма] |
Взыскание указанной задолженности невозможно по следующим основаниям:
1. По обязательству № 1 срок исковой давности, составляющий три года (ст. 196 Гражданского кодекса Российской Федерации), начал течь по окончании срока оплаты (п. 2 ст. 200 ГК РФ) и истёк [дата] г. В течение этого срока должник не производил оплат, не подписывал актов сверки взаимных расчётов и иным образом долг не признавал, поэтому течение срока не прерывалось (ст. 203 ГК РФ). Иск к должнику не предъявлялся.
2. По обязательству № 2 должник исключён из Единого государственного реестра юридических лиц, что подтверждается выпиской из ЕГРЮЛ от [дата] г. Обязательство прекращено ликвидацией юридического лица (ст. 419 ГК РФ).
3. По обязательству № 3 исполнительное производство № [номер] окончено, исполнительный лист возвращён взыскателю в связи с отсутствием у должника имущества, на которое может быть обращено взыскание (п. 4 ч. 1 ст. 46 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).
4. В соответствии с п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утверждённого приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, дебиторская задолженность с истёкшим сроком исковой давности и другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации.
5. Указанная задолженность отвечает признакам безнадёжного долга по п. 2 ст. 266 Налогового кодекса Российской Федерации и учитывается в расходах при налогообложении прибыли за счёт резерва по сомнительным долгам, а в непокрытой резервом части — в составе внереализационных расходов (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
На основании изложенного, руководствуясь п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, ст. 265 и 266 НК РФ,
ПРОШУ:
1. Признать безнадёжной и списать дебиторскую задолженность по обязательствам, указанным в настоящей записке, в общей сумме [сумма цифрами] ([сумма прописью]) руб.
2. Списать задолженность за счёт резерва сомнительных долгов в сумме [сумма] руб., оставшуюся сумму [сумма] руб. отнести на прочие расходы [отчётный период] [год] г.
3. Учитывать списанную задолженность на забалансовом счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания.
4. Издать приказ о списании дебиторской задолженности.
Приложения
1. Акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами от [дата] № [номер] на [количество] л.
2. Расчёт сроков исковой давности по каждому обязательству на [количество] л.
3. Выписка из ЕГРЮЛ в отношении [наименование должника] от [дата] на [количество] л.
4. Копия постановления об окончании исполнительного производства от [дата] № [номер] на [количество] л.
5. Копии договоров и первичных документов по каждому обязательству на [количество] л.
[дата]
[подпись] / [ФИО главного бухгалтера]
Согласовано: [должность юриста]
[подпись] / [ФИО]
Похожие образцы
Все: деловые документыДоверенность родителя на право забирать ребенка из детского сада
Родитель как законный представитель указывает до двух доверенных лиц с датой рождения, степенью родства, паспортом и телефоном. Каждое из них может забирать ребёнка у воспитателя и приводить его, расписываться в журнале приёма и передачи детей и узнавать о самочувствии ребёнка за день. Отдельной фразой закреплено, что после передачи ребёнка ответственность за него несёт сам родитель. Передоверие исключено, срок действия вписывается датой. Приложите копии страниц паспортов с фотографиями: по ним воспитатель сверит личность. Сдайте доверенность заведующему лично и попросите отметку о принятии на своём экземпляре.
DOCX37 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Доверенность на управление автомобилем от организации водителю
Подписывается руководителем от имени общества с указанием основания полномочий; автомобиль описан по VIN, госномеру и СТС, а также документу о праве владения, что подходит и для лизинговых машин. Водитель вправе оформлять ДТП, в том числе по европротоколу, проходить техосмотр, сдавать машину в ремонт по договорам компании и забирать её со штрафстоянки. Прямо запрещены продажа, аренда, залог, снятие с учёта и распоряжение деньгами компании. Предусмотрено удостоверение подписи водителя; срок — один год, путевой лист доверенность не заменяет.
DOCX38 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Доверенность на получение справки о наличии (отсутствии) судимости
Доверитель перечисляет прежние фамилии, имена и годы их ношения — без этих сведений информационный центр не сможет полностью проверить учёты. Представитель подписывает заявление о выдаче справки о судимости и факте уголовного преследования, сдаёт копии документов, получает расписку, уведомления о готовности, справку в двух экземплярах или письменный отказ. Отдельным абзацем дано согласие на обработку персональных данных, включая сведения о судимости. Срок — один год без передоверия. Уточните заранее в МФЦ, примут ли простую письменную форму или потребуют нотариальную.
DOCX38 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Согласие супруга на продажу квартиры, нажитой в браке (проект для нотариуса)
Проект для нотариуса, когда квартира зарегистрирована на одного супруга, но нажита в браке. Указываются реквизиты свидетельства и актовой записи о браке, кадастровый номер, площадь и номер записи ЕГРН. Согласие даётся на продажу по цене и на условиях по усмотрению собственника и распространяется на предварительный договор, задаток или аванс, передаточный акт, получение денег и регистрацию. Есть заверение об отсутствии брачного договора и раздела имущества, срок действия — до регистрации перехода права. Без нотариального удостоверения Росреестр сделку не зарегистрирует.
DOCX38 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Доверенность на получение заработной платы и иных выплат за работника
Работник указывает работодателя с ИНН и свою должность и поручает другому лицу получать наличными в кассе зарплату, премии, отпускные, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и окончательный расчёт. Представитель расписывается в расходных кассовых ордерах и ведомостях, берёт расчётные листки и справки о начислениях. Нотариус не нужен: заверить подпись бесплатно может сам работодатель или больница, где лечится работник. Кассир приложит доверенность к РКО, поэтому подготовьте оригинал, а на каждое получение денег лучше иметь отдельный экземпляр.
DOCX37 КБобновлён 22 окт. 2026 г.
Доверенность от индивидуального предпринимателя на получение товарно-материальных ценностей
Разовая доверенность под конкретную отгрузку: в ней указываются поставщик с ИНН, адрес склада, договор, счёт или заказ, а сам товар перечисляется в таблице с единицами измерения и количеством прописью, чтобы его нельзя было дописать. Представитель проверяет количество и упаковку, подписывает товарные и транспортные накладные, УПД и акт о расхождениях, забирает счета-фактуры и сертификаты. Бланк М-2 для ИП не обязателен, печать тоже. Не забудьте вписать дату окончания срока и получить образец подписи водителя или работника заранее, до выезда на склад.
DOCX38 КБобновлён 22 окт. 2026 г.