Заявление о выдаче документов, связанных с работой: образец пригодится, когда для банка, суда, СФР, визы или нового работодателя нужны справка о зарплате, копии приказов или сведения о стаже. Работодатель обязан выдать их бесплатно и не позднее трёх рабочих дней, но только по письменному заявлению. Ниже шаблон и разбор того, что можно потребовать, как подать заявление и что делать, если документы не выдают.
Скачать образец заявления о выдаче документов, связанных с работой, в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную? В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
- Основание. Статья 62 ТК РФ: по письменному заявлению работника работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой.
- Срок. Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- Бесплатно. Копии выдаются безвозмездно и должны быть заверены надлежащим образом.
- Сведения о стаже. Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка) выдаются по ст. 66.1 ТК РФ: в период работы в течение трёх рабочих дней, при увольнении в день увольнения, на бумаге или в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью работодателя.
- Куда подавать. Руководителю организации или ИП, через отдел кадров или канцелярию; можно почтой.
- Пошлины нет. Если работодатель отказывает, жалоба в трудовую инспекцию бесплатна; в суде по трудовому спору работник госпошлину не платит.
- Ответственность. Невыдача документов — нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 ₽ (для должностного лица возможно предупреждение), для организации от 30 000 до 50 000 ₽.
Заявление о выдаче документов, связанных с работой: правовая основа
| Ситуация | Что выдаётся | Срок | Норма |
|---|---|---|---|
| Работник продолжает работать | Копии документов, справки | 3 рабочих дня со дня заявления | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Работник продолжает работать | Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | 3 рабочих дня со дня заявления | ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ |
| Увольнение | Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, расчёт | В день увольнения | ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ |
| Увольнение | Заверенные копии документов, связанных с работой | По заявлению, в день увольнения | ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ |
| Трудовая книжка для соцстраха | Оригинал бумажной книжки | 3 рабочих дня; вернуть работодателю за 3 рабочих дня | ч. 1, 2 ст. 62 ТК РФ |
Перечень в ст. 62 ТК РФ открытый: копии приказов о приёме, переводах, увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя «и другое». Значит, работник может запросить и другие документы, которые касаются именно его работы: трудовой договор с дополнительными соглашениями, расчётные листки, приказы об отпусках, о премировании, о взысканиях, табели в части своего рабочего времени.
Что изменилось за последние годы
С 1 января 2023 года работодатель больше не обязан выдавать при увольнении справку о сумме заработка по форме 182н: эту обязанность исключили из Федерального закона № 255-ФЗ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Пособия теперь назначает СФР по своим данным. Справку о зарплате в свободной форме работник по-прежнему вправе получить по ст. 62 ТК РФ.
Заявление работодателю о выдаче документов, связанных с работой: порядок
- Определите список. Запросите сразу всё, что может понадобиться, с периодами. Справка «о зарплате за полгода» и справка «о зарплате за 2024–2026 годы» — разные документы.
- Заполните заявление. Адресат — руководитель организации (или ИП), от кого — ФИО и должность, перечень документов, просьба выдать в трёхдневный срок, дата и подпись.
- Подайте в двух экземплярах. На вашем экземпляре должна быть отметка о принятии: дата, подпись, ФИО принявшего или входящий номер. С этой даты считается срок.
- Если отметку не ставят — отправьте заявление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на юридический адрес. Можно и по электронной почте, если работодатель установил такой порядок (для сведений о трудовой деятельности он прямо предусмотрен ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
- Получите документы и проверьте заверение. Если сроки нарушены — подавайте жалобу.
Срок считается в рабочих днях: заявление, принятое в пятницу, работодатель должен исполнить не позднее среды следующей недели (при пятидневке и отсутствии праздников).
Заявление о выдаче документов связанных с работой образец: что в нём и как заполнить
Шапка. Справа — кому: должность руководителя, наименование организации, ФИО руководителя. Ниже — от кого: ваши ФИО полностью, должность и подразделение, телефон и e-mail для связи. Если вы уже уволились, вместо должности укажите «бывший работник, [должность] до [дата увольнения]» и почтовый адрес.
Заголовок. «Заявление о выдаче документов, связанных с работой».
Ссылка на закон. В тексте указаны ст. 62 и 66.1 ТК РФ. Это не формальность: отдел кадров видит, что вы знаете о сроке и бесплатности.
Перечень документов. В образце восемь типовых позиций: приказ о приёме, приказы о переводах, трудовой договор с допсоглашениями, справка о зарплате, справка о страховых взносах, справка о периоде работы, расчётные листки и сведения о трудовой деятельности. Удалите лишнее и проставьте периоды. Если на вас ведётся бумажная трудовая книжка, вместо СТД-Р запросите заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
Способ выдачи. В шаблоне — лично на руки по месту работы. Если удобнее получить документы почтой, замените фразу на адрес для отправки.
Дата и подпись. Ставятся в день подачи.
Заявление о выдаче копий документов, связанных с работой
Чаще всего работнику нужны именно копии: подлинники приказов и договоров хранятся у работодателя. Заявление о выдаче копий документов, связанных с работой, ничем не отличается по форме, но важно проверить, как копии заверены. Надлежаще заверенная копия содержит отметку «Верно», должность, подпись и расшифровку подписи заверившего работника, дату заверения и печать организации, если она используется. Для многостраничного документа копии прошивают или заверяют каждый лист. Копия без заверения может не принять банк, суд или СФР.
Какие документы обычно нужны и для чего
| Для чего | Что запросить |
|---|---|
| Кредит, ипотека | Справка о заработной плате за 6–12 месяцев, заверенная копия трудовой книжки или СТД-Р, справка о периоде работы |
| Виза, консульство | Справка с места работы с должностью, окладом и стажем, копия приказа об отпуске |
| Суд по трудовому спору | Трудовой договор и допсоглашения, приказы, расчётные листки, табели, положение о премировании в части, касающейся работника |
| Назначение пенсии, подтверждение льготного стажа | Справка о периоде работы, уточняющая особый характер работы, копии приказов о приёме и переводах |
| Новый работодатель | Сведения о трудовой деятельности, справка о периоде работы |
| Налоговый вычет | Справка о доходах и суммах налога физического лица за нужный год |
Справку о доходах и суммах налога работодатель выдаёт по заявлению работника на основании п. 3 ст. 230 НК РФ; её тоже удобно включить в общий перечень, чтобы не писать два заявления.
Может ли работодатель отказать
Работодатель вправе не выдавать документы, которые не относятся к работе конкретного заявителя. Например, копии приказов о других сотрудниках, штатное расписание целиком или документы с персональными данными коллег: их передача без согласия нарушила бы закон о персональных данных. Спорный вопрос — локальные нормативные акты. Работник имеет право знакомиться с актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ), но обязанность выдать их копию по ст. 62 ТК РФ работодатели оспаривают. Если положение о премировании или правила внутреннего трудового распорядка нужны для суда, проще заявить ходатайство об истребовании доказательств: суд обяжет работодателя представить их.
Отказ по формальным причинам незаконен. Нельзя требовать, чтобы заявление было написано на «фирменном бланке», от руки или завизировано начальником отдела. Нельзя ставить выдачу в зависимость от причины запроса: указывать, зачем нужны документы, работник не обязан.
Можно ли получить документы в электронном виде
Сведения о трудовой деятельности по выбору работника выдаются на бумаге или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, если она у него есть (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Если работодатель перешёл на электронный кадровый документооборот, работник с его согласия может получать и другие кадровые документы в электронном виде (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Для банков и судов, впрочем, надёжнее бумажные заверенные копии.
Если вы уже уволились
В день увольнения работодатель должен выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и по заявлению заверенные копии документов (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому заявление о выдаче документов лучше подать вместе с заявлением об увольнении — шаблон есть в статье про заявление на увольнение по собственному желанию.
Если документы понадобились позже, направьте такое же заявление почтой. На практике трудовые инспекции исходят из того, что обязанность выдать копии документов, связанных с работой, сохраняется и после увольнения, ведь документы касаются периода трудовых отношений. Работодатель хранит кадровые документы десятилетиями, поэтому ссылка на «архив» не освобождает от ответа.
Что делать, если документы не выдали
- Жалоба в государственную инспекцию труда. Через Госуслуги или «Онлайнинспекцию», с копией заявления с отметкой о принятии или почтовой квитанцией. Готовая форма — в статье с образцом жалобы в трудовую инспекцию.
- Иск в суд. Об обязании выдать документы и компенсации морального вреда (ст. 237 ТК РФ). Срок для индивидуального трудового спора — три месяца со дня, когда работник узнал о нарушении (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Госпошлину работник не платит.
- Запрос в СФР. Сведения о стаже и страховых взносах можно получить и без работодателя: выписка из индивидуального лицевого счёта и сведения о трудовой деятельности доступны на Госуслугах. Это пригодится, если документы нужны для пенсии; о спорах со СФР — в статье об отказе в пенсии из-за стажа.
Отказ в выдаче документов часто сопровождает другие нарушения: «серую» зарплату, незаконное увольнение, задержку расчёта. Полученные копии потом становятся основными доказательствами в споре, поэтому запрашивайте их заранее.
Частые ошибки
- Устная просьба. Срок по ст. 62 ТК РФ запускает только письменное заявление.
- Нет отметки о принятии. Без неё работодатель скажет, что заявления не было.
- Расплывчатый перечень. «Все документы» дают повод выдать не то или затянуть. Перечисляйте конкретно и с периодами.
- Требование оригиналов. Подлинники кадровых документов работник забрать не может, только копии. Исключение — трудовая книжка при увольнении и для целей соцстраха.
- Оплата копий. Работодатель не вправе брать плату за копирование и заверение.
- Просьба в мессенджере. Сообщение руководителю в рабочем чате сложно доказать как заявление, а работодатель вправе сослаться на то, что такой порядок у него не установлен. Используйте бумагу с отметкой о принятии, заказное письмо или официальный e-mail, если он закреплён в локальном акте.
- Пропуск срока на обращение в суд. Три месяца отсчитываются с момента, когда истёк срок выдачи документов, а не с даты, когда они понадобились.
- Ожидание справки 182н. С 2023 года работодатель не обязан её выдавать; просите справку о заработной плате за нужный период.
Чек-лист
- Составлен конкретный перечень документов с периодами.
- В заявлении указаны ст. 62 и 66.1 ТК РФ и трёхдневный срок.
- Указан способ получения: на руки или почтой по адресу.
- Заявление подано в двух экземплярах, на вашем есть отметка о принятии с датой.
- Если отметку не поставили, отправлено заказное письмо с описью.
- Через три рабочих дня документы получены и проверено заверение.
- При нарушении срока — жалоба в инспекцию или иск в суд.
Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию юриста. Порядок подачи заявлений у конкретного работодателя может быть закреплён в его локальных актах.
