Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде: образец 2026 при приёме на работу

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, образец которого можно скачать ниже, пишут работники, у которых ещё есть бумажная трудовая книжка и которые хотят перейти на электронный учёт. Подаётся оно работодателю в любой момент, в том числе в день приёма на работу; в тот же день книжку должны выдать вам на руки. Решение необратимо: вернуться к бумажной книжке после такого заявления уже нельзя. Разбираем, кому и зачем это нужно, кто ещё может остаться «на бумаге» и что проверить работнику и кадровику.

Коротко о главном

Правовая основа

Электронные трудовые книжки введены Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Сам Трудовой кодекс говорит о них в ст. 66.1 «Сведения о трудовой деятельности»: работодатель формирует сведения в электронном виде и передаёт их в Социальный фонд, а работник может получить их у работодателя, в МФЦ, в СФР или на Госуслугах.

Правила выбора установлены ст. 2 Закона № 439-ФЗ:

• до 31.12.2020 все работники должны были выбрать, сохранить бумажную книжку или перейти на сведения по ст. 66.1 ТК;
• работнику, выбравшему электронный вариант, работодатель выдаёт книжку на руки в день подачи заявления и освобождается от ответственности за её ведение и хранение (ч. 3 ст. 2);
• за тем, кто выбрал бумажную книжку, это право сохраняется и при переходе к другим работодателям, но он в любое время может подать заявление о переходе на электронный учёт (ч. 4 ст. 2);
• тем, кто не подал ни одного заявления, бумажную книжку продолжают вести в обычном порядке;
• тот, кто на 31.12.2020 не работал или не смог подать заявление по уважительной причине, вправе подать одно из заявлений при последующем трудоустройстве (ч. 6 ст. 2);
• лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, бумажные книжки не оформляются (ч. 8 ст. 2).

Форма заявления законом не утверждена. Минтруд в письмах 2020 года (в частности, от 12.02.2020 № 14-2/В-150) разъяснял порядок внесения записи в книжку при её выдаче, но обязательного бланка нет.

Зачем переходить на электронную книжку

• Её нельзя потерять. Бумажную книжку теряют при пожаре, переезде, ликвидации работодателя. Восстановить записи за 20 лет работы бывает сложно, а от них зависит пенсия.
• Удобно при дистанционной работе. Не нужно отправлять книжку почтой работодателю в другом городе.
• Сведения доступны онлайн. Выписку можно получить на Госуслугах в любой момент.

Важная оговорка: в электронных сведениях СФР есть данные только с 2020 года. Всё, что было раньше, подтверждает бумажная книжка, которую вам выдадут на руки. Храните её дома: она понадобится при назначении пенсии. Если СФР отказал в зачёте периода работы до 2020 года, пригодится наша статья об отказе СФР в пенсии из-за стажа.

Как перейти на электронную книжку: пошаговый порядок

1. Проверьте, что книжка ведётся на бумаге. Если вы уже подавали заявление о переходе на электронный учёт или впервые устроились на работу после 2020 года, подавать ничего не нужно.
2. Заполните заявление по образцу в двух экземплярах.
3. Передайте заявление в отдел кадров и попросите отметить на вашем экземпляре дату получения.
4. Получите трудовую книжку в тот же день. Проверьте, что в разделе «Сведения о работе» есть запись о подаче заявления с датой, а вы расписались в книге учёта движения трудовых книжек.
5. Через 1–2 месяца проверьте выписку на Госуслугах (сведения о трудовой деятельности). В ней должна появиться отметка о поданном заявлении.

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде при приеме на работу

При трудоустройстве с бумажной книжкой у вас два пути. Если ничего не писать, новый работодатель продолжит вести бумажную книжку: право на неё сохраняется при смене работы. Если хотите перейти на электронный учёт, подайте заявление вместе с документами для приёма или в первый рабочий день. Тогда книжку можно не передавать в кадры: работодатель внесёт запись о заявлении и сразу вернёт её. О документах, которые оформляют при приёме, читайте в статье приказ о приёме на работу: образец.

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде: кто ещё может его подать

Запросы «заявление о ведении бумажной трудовой книжки в 2025 году» и в 2026 году встречаются часто, но круг тех, кто вправе выбрать бумагу, узкий:

• работник, у которого бумажная книжка уже ведётся: ему достаточно ничего не подавать, книжка продолжит вестись и у нового работодателя;
• человек, который имел бумажную книжку, но на 31.12.2020 не работал или не смог подать заявление по уважительной причине (болезнь, отпуск по уходу за ребёнком и т. п.): при трудоустройстве он вправе написать заявление о продолжении ведения трудовой книжки по ст. 66 ТК (ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Не могут выбрать бумагу те, кто впервые начал работать после 31.12.2020, и те, кто однажды уже перешёл на электронный учёт. Если работодатель требует от такого работника «завести книжку», это незаконно, но и наоборот: отказать в ведении бумажной книжки тому, у кого право сохранилось, работодатель не вправе.

Заявление работника о ведении трудовой книжки в электронном виде: что в образце и как заполнить

Шапка. Должность руководителя, полное наименование работодателя (как в трудовом договоре), фамилия и инициалы руководителя. Ниже ваши ФИО полностью, должность и подразделение, СНИЛС: по нему кадровик сверит сведения в ЕФС-1.

Название. «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Это формулировка закона: в ТК нет понятия «электронная трудовая книжка», есть «сведения о трудовой деятельности» по ст. 66.1.

Описательная часть. Два абзаца: с какой даты и по какому трудовому договору вы работаете, серия и номер бумажной книжки, которая хранится у работодателя. Серию и номер берите с первой страницы книжки.

Ссылка на закон. Статья 66.1 ТК РФ и ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

Просительная часть. Три пункта: перестать вести бумажную книжку и формировать сведения в электронном виде; внести запись о заявлении и выдать книжку в день подачи; выдавать вам сведения о трудовой деятельности на бумаге, заверенные надлежащим образом. Последний пункт определяет, в каком виде вы получите выписку при увольнении. По ч. 5 ст. 66.1 ТК работодатель выдаёт её в день увольнения, а в период работы в течение 3 рабочих дней со дня заявления.

Предупреждение о последствиях. Фраза о том, что бумажная книжка вестись не будет, защищает и работника, и работодателя: в споре видно, что выбор осознанный.

Дата и подпись работника, отметка работодателя. Внизу кадровик ставит дату получения заявления и дату выдачи книжки. Ваш экземпляр с этой отметкой подтверждает, что книжку вам выдали.

Заявление о ведении трудовой книжки в 1С 8.3 ЗУП

Для кадровика бумажное заявление — первичный документ, а в учётной программе его нужно зарегистрировать отдельно. В «1С:Зарплата и управление персоналом» 3.1 для этого есть кадровый документ о способе ведения трудовой книжки: в нём выбирают сотрудника, вид заявления и дату подачи. Именно из него сведения попадают в ЕФС-1. Если заявление не зарегистрировать, программа не включит его в отчёт и СФР не узнает о выборе работника.

Как подтвердить стаж после перехода

После перехода у вас два документа о стаже: бумажная книжка с записями до даты заявления и электронные сведения в СФР. При устройстве на новую работу по ст. 66.1 ТК предъявляют сведения о трудовой деятельности вместе с книжкой или вместо неё. Получить их можно четырьмя способами (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ):

• у последнего работодателя за период работы у него, на бумаге или в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью;
• в МФЦ, на бумаге;
• в СФР, на бумаге или в электронном виде;
• на Госуслугах, в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью.

Для банка, визы или нового работодателя обычно достаточно выписки с Госуслуг. Для назначения пенсии СФР использует данные индивидуального лицевого счёта, но периоды работы до регистрации в системе персонифицированного учёта подтверждаются прежде всего бумажной книжкой, поэтому храните её в сохранности и сделайте копию всех страниц.

Пример ситуации

Ольга, бухгалтер, 18 лет стажа, с 2023 года сидела дома с ребёнком, а в сентябре 2026 года устроилась в компанию на удалённую работу. Офис в другом городе, отправлять бумажную книжку почтой она не хотела. Вместе с документами для приёма она направила по электронной почте скан заявления по образцу, а оригинал с книжкой отдала курьеру компании.

Кадровик внёс в книжку запись о поданном заявлении, оформил приём и в ЕФС-1 о приёме на работу отразил поданное заявление. Книжку вернули Ольге тем же курьером через три дня. Ошибка компании в том, что книжку должны были выдать в день получения заявления, а не через три дня. На практике спорить из-за этого никто не стал, но работнику важно знать, что держать книжку дольше у работодателя нет оснований.

Частые ошибки

• Подавать заявление, если книжка уже электронная. Если вы впервые устроились после 2020 года или уже переходили, оно бессмысленно.
• Не забрать бумажную книжку. После заявления работодатель за неё не отвечает. Если её потеряют в архиве, восстанавливать сведения до 2020 года придётся вам.
• Нет записи о заявлении в книжке. Без неё следующий работодатель может посчитать, что книжка просто не передана, и потребовать её.
• Кадровик не отразил заявление в ЕФС-1. Проверьте выписку на Госуслугах.
• Надеяться вернуться к бумаге. Закон такой возможности не даёт.

Что делать, если работодатель отказывается

Отказать в приёме заявления или не выдать книжку работодатель не вправе. Сначала направьте письменное требование руководителю, сославшись на ч. 3 и 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ. Если не помогло, подайте жалобу в трудовую инспекцию. За нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ грозит предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП 1 000–5 000 ₽, для организаций 30 000–50 000 ₽.

Если работодатель не выдаёт сведения о трудовой деятельности, их можно получить без него: на Госуслугах, в МФЦ или в клиентской службе СФР (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ). Ошибки в сведениях работодатель обязан исправить по вашему письменному заявлению (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).

Чек-лист

• Бумажная книжка у вас ещё ведётся, а заявление о переходе раньше не подавалось.
• Заявление в двух экземплярах, на вашем стоит отметка о получении.
• Книжка выдана в день подачи заявления, в ней есть запись о заявлении.
• Вы расписались в книге учёта движения трудовых книжек.
• Через 1–2 месяца отметка о заявлении видна в выписке на Госуслугах.
• Бумажная книжка хранится дома вместе с другими документами для пенсии.

Отмечено 0 из 6

Статья носит информационный характер и отражает законодательство на октябрь 2026 года. Перед подачей заявления уточните у работодателя, как ведутся ваши сведения о трудовой деятельности сейчас.