Когда компании нужен грузовик, автобус или фургон вместе с водителем, но не перевозка «под ключ», стороны оформляют аренду с экипажем. Ниже договор аренды транспортного средства с экипажем: образец 2026 года в Word, разбор каждого пункта, правила о форме, расходах и ответственности за ДТП по ст. 632–641 ГК РФ.
Образец договора аренды транспортного средства с экипажем в Word
Готовый шаблон: подставьте свои данные вместо полей в квадратных скобках.
Не хотите заполнять вручную?
В «Документах Про» этот документ можно сгенерировать целиком под вашу ситуацию: с вашими данными, расчётами и ссылками на нормы. Готовый документ скачивается в Word и сразу готов к подаче.
Коротко: что нужно знать
- Суть. Арендодатель передаёт транспортное средство во временное владение и пользование и своими силами оказывает услуги по управлению им и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Иначе это называют фрахтованием на время.
- Форма. Только письменная, независимо от срока и суммы (ст. 633 ГК РФ). Государственная регистрация не нужна.
- Экипаж. Водители остаются работниками арендодателя, он же оплачивает их труд (п. 2 и 3 ст. 635 ГК РФ).
- Расходы. Ремонт и обслуживание — на арендодателе (ст. 634), топливо и сборы — на арендаторе (ст. 636), если договор не распределил их иначе.
- ДТП. Перед третьими лицами отвечает арендодатель с правом регресса к арендатору при его вине (ст. 640 ГК РФ).
- Госпошлины и нотариуса нет. Договор подписывается в двух экземплярах или электронно.
Правовая основа: § 3 главы 34 ГК РФ
| Вопрос | Норма |
|---|---|
| Понятие договора, неприменение правил о пролонгации | ст. 632 ГК РФ |
| Форма | ст. 633 ГК РФ |
| Содержание и ремонт ТС | ст. 634 ГК РФ |
| Экипаж и его подчинение | ст. 635 ГК РФ |
| Расходы на коммерческую эксплуатацию | ст. 636 ГК РФ |
| Страхование | ст. 637 ГК РФ |
| Субаренда и договоры с третьими лицами | ст. 638 ГК РФ |
| Повреждение ТС | ст. 639 ГК РФ |
| Вред третьим лицам | ст. 640 ГК РФ, гл. 59 ГК РФ |
| Общие правила аренды | ст. 606–625 ГК РФ |
Общие положения об аренде применяются к транспортной аренде, если специальные правила не установили иное (ст. 625 ГК РФ). Для морских, воздушных и речных судов есть отраслевые кодексы (ст. 641 ГК РФ); в этой статье речь идёт об автотранспорте.
Чем аренда с экипажем отличается от перевозки? По договору перевозки перевозчик сам отвечает за доставку груза и сохранность, а транспорт остаётся в его владении. При аренде транспортное средство переходит во владение арендатора: он сам определяет маршрут и задания, сам заключает договоры перевозки с третьими лицами (п. 2 ст. 638 ГК РФ), а арендодатель отвечает за исправность машины и работу водителя. Если вам нужна именно доставка груза с ответственностью за его сохранность, лучше подойдёт договор перевозки груза.
В какой форме должен быть заключен договор аренды транспортного средства с экипажем
Договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, говорит ст. 633 ГК РФ. Это правило действует даже для аренды на один день и между гражданами на небольшую сумму.
Что будет, если письменного договора нет? Сделка не становится недействительной автоматически: закон не устанавливает такого последствия. Но по п. 1 ст. 162 ГК РФ стороны в споре лишаются права ссылаться на свидетельские показания, и доказывать условия придётся перепиской, платёжками, путевыми листами. Поэтому договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в форме единого документа или обмена электронными документами, позволяющими установить, кто их подписал (ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ).
Регистрировать договор в Госавтоинспекции или Росреестре не нужно: правила п. 2 ст. 609 ГК РФ о регистрации к транспортной аренде не применяются. Правила ст. 621 ГК РФ о возобновлении договора на неопределённый срок и о преимущественном праве арендатора тоже не действуют (абз. 2 ст. 632 ГК РФ). Значит, после окончания срока договор сам не продлится, даже если машина продолжает работать: продление нужно оформить дополнительным соглашением.
Договор аренды транспортного средства с экипажем 2026: что проверить
Параграф 3 главы 34 ГК РФ о транспортной аренде в 2025–2026 годах не менялся, поэтому прошлогодние шаблоны в целом рабочие. Если у вас сохранился договор аренды транспортного средства с экипажем, образец 2025 года, проверьте в нём три вещи, которые зависят от налоговых правил.
- НДС. Арендодатель на УСН с 2025 года становится плательщиком НДС, если его доход превысил порог освобождения. Ставку НДС или основание освобождения нужно указать прямо в договоре.
- НДФЛ с аренды у физлица. Организация или ИП, которые арендуют машину у гражданина, удерживают НДФЛ как налоговый агент (ст. 226 НК РФ). С 2025 года действует прогрессивная шкала: 13 % для доходов до 2,4 млн ₽ в год и выше для бо́льших сумм.
- Разделение платы. Плата за пользование транспортом и плата за услуги по управлению по-разному учитываются в налогах. Поэтому в образце арендная плата разбита на две суммы.
Отдельно проверьте документооборот: договор и ежемесячные акты можно подписывать электронной подписью, если стороны об этом договорились (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Договор аренды транспортного средства с экипажем образец: что в нём и как заполнить
Шаблон рассчитан на самую частую ситуацию: организация или ИП сдаёт грузовой автомобиль с водителем другой компании на несколько месяцев с помесячной оплатой. Разберём разделы по порядку.
Предмет и сведения о машине
Предмет — главное существенное условие любой аренды: по п. 3 ст. 607 ГК РФ из договора должно быть понятно, какое именно имущество передаётся. Без точных данных договор могут признать незаключённым. В таблицу пункта 1.2 впишите марку и модель, VIN, год выпуска, госномер, данные свидетельства о регистрации и ПТС (или номер электронного паспорта). Укажите грузоподъёмность или число мест: от этого зависит, какие задания арендатор вправе давать экипажу.
Пункт 1.4 о цели использования важен больше, чем кажется. Именно в пределах этой цели арендатор может без согласия арендодателя заключать договоры с третьими лицами (п. 2 ст. 638 ГК РФ). Пункт 1.5 о режиме работы защищает от споров о переработках: всё, что сверх графика, оплачивается по почасовой ставке.
Срок и передача по акту
Срок впишите конкретными датами. Машина передаётся и возвращается по акту приёма-передачи. Его форма вынесена в приложение: там фиксируются пробег, топливо, документы, комплектность и видимые повреждения. При споре о повреждениях именно акт становится ключевым доказательством.
Экипаж
Раздел 3 повторяет логику ст. 635 ГК РФ. Водитель — работник арендодателя, он подчиняется арендодателю в вопросах управления и техники, а арендатору — в коммерческих вопросах: куда ехать, где грузиться, когда подать машину. Укажите ФИО водителя и категорию его прав.
Отдельный пункт возлагает на арендодателя путевые листы, медосмотры и предрейсовый техконтроль. Это логично: водитель работает у арендодателя, и именно у него есть медработник или договор с медицинской организацией. Если оставить вопрос открытым, при проверке стороны начнут перекладывать ответственность друг на друга.
Права и обязанности
Арендодатель поддерживает машину в исправном состоянии, делает текущий и капитальный ремонт (ст. 634 ГК РФ) и страхует ОСАГО (ст. 637 ГК РФ). Пункт о подменной машине при поломке не обязателен по закону, но для бизнеса арендатора он часто важнее любой неустойки.
Арендатор оплачивает топливо, платные дороги и стоянки (ст. 636 ГК РФ) и не перегружает машину. По умолчанию закон разрешает арендатору сдавать машину в субаренду без согласия арендодателя (п. 1 ст. 638 ГК РФ). В образце это право ограничено письменным согласием: арендодателю важно знать, кто реально отдаёт распоряжения его водителю.
Арендная плата
Плата указывается в месяц и разделена на две части: за пользование машиной и за услуги экипажа. Отдельно указан НДС. Сроки оплаты привязаны к ежемесячному акту, а расходы на топливо прямо исключены из арендной платы, чтобы не было споров «входит или не входит».
Ответственность
Раздел 6 воспроизводит распределение рисков из ГК РФ:
- вред третьим лицам (ДТП, повреждение чужого имущества) возмещает арендодатель, а затем может взыскать выплаченное с арендатора, если докажет его вину (ст. 640 ГК РФ);
- за гибель или повреждение самой машины арендатор отвечает, только если арендодатель докажет обстоятельства, за которые отвечает арендатор (ст. 639 ГК РФ);
- штрафы за нарушения водителя платит арендодатель, а штрафы за перегруз из-за недостоверных данных о грузе возмещает арендатор.
Неустойки умеренные и ограничены 10 %: чрезмерную неустойку суд всё равно снизит по ст. 333 ГК РФ.
Расторжение, споры, реквизиты
Каждая сторона может отказаться от договора с предупреждением за установленный срок. Есть и отдельное основание для арендодателя: повторная просрочка платы или использование машины не по назначению. Претензионный срок — 10 рабочих дней, подсудность — по выбору сторон. Реквизиты оформлены таблицей с местом для подписи и печати.
Договор с ИП, между юрлицами и с физическим лицом
Договор аренды транспортного средства с экипажем между юридическими лицами
Это базовый сценарий, под который составлен образец. Проверьте полномочия подписантов (устав, доверенность), убедитесь, что машина принадлежит арендодателю или находится у него на законном основании (например, в лизинге с правом сублизинга). Споры между юрлицами рассматривает арбитражный суд; по денежным требованиям претензионный порядок обязателен: обратиться в суд можно через 30 календарных дней после направления претензии, если договор не установил иной срок (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). В образце этот срок сокращён до 10 рабочих дней.
Договор аренды транспортного средства с экипажем с ИП: образец и особенности
Если арендодатель — индивидуальный предприниматель, в преамбуле вместо устава укажите лист записи ЕГРИП, а в реквизитах — ОГРНИП. Частая ситуация: ИП сам садится за руль своей машины. Тогда «экипажем» является сам предприниматель, и пункт о водителях-работниках нужно поправить: ИП оказывает услуги по управлению лично. Медосмотры и путевые листы в этом случае ИП организует для себя сам.
Договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом
Гражданин без статуса ИП тоже может сдать машину с собой в качестве водителя. Договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом (образец можно взять тот же, исключив печать и ОГРН) имеет налоговые последствия для арендатора-организации:
- с арендной платы организация удерживает НДФЛ как налоговый агент;
- с части, которая приходится на услуги по управлению, кроме НДФЛ начисляются страховые взносы, поскольку это вознаграждение по гражданско-правовому договору об оказании услуг.
Если плата не разделена, проверяющие могут посчитать взносы со всей суммы. Поэтому разделение платы на две части особенно важно именно в сделке с гражданином. Регулярная работа одного и того же водителя-физлица по графику и под контролем заказчика может создать риск переквалификации в трудовые отношения. Подробнее о таких рисках — в статье о договоре ГПХ с физическим лицом.
Если же вам нужна машина без водителя, это другой договор с обратным распределением обязанностей (ст. 642–649 ГК РФ): ремонт, страховка и ответственность за ДТП ложатся на арендатора. Для этого случая есть отдельный договор аренды автомобиля.
Пошаговый порядок заключения
- Проверьте документы на машину: СТС, ПТС или ЭПТС, полис ОСАГО, диагностическую карту, если она нужна для этого вида транспорта.
- Проверьте водителя: права нужной категории, трудовой договор с арендодателем.
- Согласуйте цель использования, режим работы и ставки, в том числе за переработку.
- Заполните образец и приложите акт приёма-передачи.
- Подпишите договор, а в день подачи машины подпишите акт с отметкой пробега, топлива и повреждений.
- Ежемесячно подписывайте акты об оказанных услугах: они подтверждают расходы и основания оплаты.
- При возврате машины составьте акт возврата и сверьте показатели.
Частые ошибки
- Нет данных машины. Указано только «грузовой автомобиль ГАЗель» без VIN и госномера: предмет не определён.
- Ремонт возложен на арендатора без оговорки. Это допустимо, но тогда должна быть снижена цена. Иначе возникает спор, особенно при капитальном ремонте.
- Не решены путевые листы и медосмотры. При проверке обе стороны рискуют штрафами, а в случае ДТП появляется спор о том, кто допустил водителя к рейсу.
- Плата одной суммой при аренде у физлица. Налоговая может начислить взносы на всю сумму.
- Пролонгация «по умолчанию». Стороны продолжают работать после окончания срока, полагая, что договор продлился. Ст. 621 ГК РФ здесь не действует.
- Подмена договора перевозки. Если по факту арендодатель сам определяет маршрут и отвечает за груз, суд может квалифицировать отношения как перевозку с иными правилами ответственности.
- Неустойка без лимита. Высокий процент суд снизит по ст. 333 ГК РФ, а спор затянется.
Чек-лист перед подписанием
Отмечено 0 из 9
Скачать образец 2026 года можно по ссылке в начале статьи: файл открывается в Word, поля для заполнения выделены квадратными скобками, акт приёма-передачи уже приложен.
Статья носит информационный характер и основана на нормах ГК РФ и НК РФ в редакции на октябрь 2026 года. Для морских, речных и воздушных судов, а также для перевозок пассажиров по заказу действуют специальные правила: проверьте их до подписания договора.
