Заявление о выдаче копий документов, связанных с работой: образец по ст. 62 ТК РФ

Копии приказов, справки о зарплате и периоде работы нужны для банка, визы, пенсии, нового работодателя или для суда, и получить их работник может без объяснения причин. Работает это через одно письменное заявление о выдаче копий документов, связанных с работой: работодатель обязан ответить на него в течение трёх рабочих дней и бесплатно. Ниже есть образец в Word, перечень документов, которые можно запросить, и порядок действий при отказе.

Коротко: что нужно знать

• Основание — ст. 62 ТК РФ: по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать заверенные копии документов, связанных с работой.
• Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
• Плата — копии выдаются безвозмездно. Требовать оплату за ксерокопирование или «услуги отдела кадров» незаконно.
• Объяснять цель не нужно. Закон не требует указывать, зачем нужны документы.
• При увольнении — копии выдаются в последний день работы по письменному заявлению (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
• Ответственность работодателя — ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф 1 000–5 000 ₽ для должностных лиц и ИП, 30 000–50 000 ₽ для организаций.

Правовая основа

Статья 62 ТК РФ — центральная норма. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать трудовую книжку для обязательного социального страхования (если она ведётся на работника) и копии документов, связанных с работой. Закон приводит открытый перечень: копии приказа о приёме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя «и другое». Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются безвозмездно.

Статья 66.1 ТК РФ регулирует сведения о трудовой деятельности (электронную трудовую книжку). Работник может запросить их на бумаге, заверенными надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Срок в период работы тот же — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Часть 4 ст. 84.1 ТК РФ обязывает в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, произвести расчёт и по письменному заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с работой.

Статья 5.27 КоАП РФ устанавливает ответственность за нарушение трудового законодательства. За повторное аналогичное нарушение (ч. 2) штраф для должностных лиц составляет 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, для ИП — 10 000–20 000 ₽, для организаций — 50 000–70 000 ₽.

Какие документы можно запросить

Перечень в ст. 62 ТК РФ не закрытый. Ключевой критерий: документ должен быть связан с вашей работой у этого работодателя. Чаще всего запрашивают:

Не обязан работодатель выдавать документы, которые не касаются лично вас: копии чужих приказов, бухгалтерскую отчётность, внутренние документы о других работниках. Локальные нормативные акты (положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка) работодатель обязан показать при приёме на работу, а их копии на практике выдаются, если акт непосредственно влияет на ваши права, например на размер премии.

Порядок действий: пошагово

1. Определитесь с перечнем. Перечислите документы конкретно, с датами и периодами. Формулировка «все документы» даёт кадровику повод выдать минимум.
2. Заполните заявление по образцу. Укажите ссылку на ст. 62 ТК РФ и срок в три рабочих дня.
3. Подайте заявление в двух экземплярах. На вашем экземпляре сотрудник ставит дату, входящий номер и подпись. С этого дня идёт срок.
4. Если работаете удалённо или уже ушли — отправьте заявление ценным письмом с описью вложения и уведомлением на юридический адрес работодателя, либо по электронной почте работодателя, если он установил такой порядок (для сведений о трудовой деятельности это прямо допускает ст. 66.1 ТК РФ).
5. Получите документы и проверьте заверение. Подпишите отметку о получении только после того, как сверите, что выдано всё.
6. Если срок нарушен — направьте жалобу в государственную инспекцию труда или обращайтесь в суд.

Заявление о выдаче копий документов, связанных с работой: образец и как его заполнить

Документ в Word-файле устроен так, чтобы кадровику было нечего «не понять».

Шапка. Справа указываются должность и ФИО руководителя в дательном падеже, наименование работодателя. Ниже — ваши должность, подразделение, ФИО в родительном падеже и телефон.

Название и ссылка на закон. «Заявление о выдаче копий документов, связанных с работой». В первом абзаце сразу указаны ст. 62 ТК РФ, срок в три рабочих дня, слова «безвозмездно» и «надлежащим образом заверенные». Формулировки повторяют текст закона, и работодатель сразу видит, что вы знаете свои права.

Нумерованный перечень документов. Семь типовых позиций: трудовой договор с дополнительными соглашениями, приказы о приёме и переводах, справки о заработной плате и страховых взносах за указанный период, справка о периоде работы и сведения по форме СТД-Р. Лишнее удалите, нужное добавьте отдельными пунктами. Для справок обязательно укажите период: «за последние 12 месяцев», «с января по сентябрь 2026 года».

Требования к заверению. Отдельный абзац перечисляет реквизиты заверения: надпись «Верно», должность и подпись уполномоченного лица с расшифровкой, дата и печать при её наличии. Без этого вам могут выдать простые ксерокопии, которые не примут ни банк, ни суд.

Способ получения. В образце предусмотрено получение лично в отделе кадров с уведомлением по телефону. Если вам удобнее почта, замените абзац на просьбу направить копии по вашему адресу.

Дата, подпись и отметка о принятии. Внизу размещено поле для отметки работодателя: дата, входящий номер, подпись сотрудника кадровой службы. Это ваше доказательство начала трёхдневного срока.

Как правильно заверить копию

Закон говорит о «надлежащем» заверении, но не расшифровывает его в ТК РФ. На практике копия признаётся заверенной надлежащим образом, если на ней есть:

• надпись «Верно» или «Копия верна»;
• должность лица, заверившего копию (руководитель, начальник отдела кадров или иной уполномоченный сотрудник);
• личная подпись и её расшифровка;
• дата заверения;
• печать организации, если она используется.

Если документ многостраничный, копию прошивают и заверяют на обороте последнего листа с указанием количества листов либо заверяют каждую страницу. Справки, в отличие от копий, оформляются как самостоятельные документы на бланке организации с исходящим номером и датой.

Как считать три рабочих дня

Срок исчисляется в рабочих днях, а не в календарных, и начинается со дня, следующего за днём подачи заявления (ст. 14 ТК РФ). Выходные и нерабочие праздничные дни в него не входят.

Пример: заявление вручено в отдел кадров в четверг, 15 октября 2026 года. Первый день срока — пятница, 16 октября, второй — понедельник, 19 октября, третий — вторник, 20 октября. Если в среду, 21 октября, документов нет, срок нарушен.

При отправке почтой срок идёт не с даты отправки, а со дня, когда работодатель получил письмо. Дату вручения покажет уведомление о вручении или отслеживание по почтовому идентификатору. Поэтому, если документы нужны к конкретной дате, почту лучше не использовать: передайте заявление лично или через доверенное лицо.

Трёхдневный срок един для всех документов из перечня. Работодатель не вправе выдать часть копий сейчас, а справки «через две недели, когда бухгалтерия освободится». Если какой-то документ отсутствует, например дополнительное соглашение никогда не заключалось, разумно попросить письменный ответ об этом: он пригодится, если спор дойдёт до инспекции или суда.

Отдельно стоит сказать о сроке для работодателя, если работник одновременно увольняется. В этом случае заявление лучше подать заранее, а не в последний день: в день прекращения договора работодатель обязан выдать всё, что указано в заявлении, и просрочка даже на один день будет нарушением ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ.

Частые ошибки

• Заявление устно или в мессенджере. Трёхдневный срок связан с письменным заявлением. Сообщение в рабочем чате легко проигнорировать.
• Размытый перечень. «Прошу выдать документы о работе» почти гарантирует неполный ответ.
• Нет второго экземпляра с отметкой. Без доказательства даты подачи невозможно доказать просрочку.
• Согласие на «простые ксерокопии». Незаверенная копия не подтверждает содержание документа.
• Оплата за копии. Если работодатель требует деньги, это само по себе нарушение ст. 62 ТК РФ.
• Ожидание месяцами. Трёх рабочих дней достаточно, чтобы сделать выводы и действовать дальше.

Если документы не выдают

Первый шаг — жалоба в государственную инспекцию труда. Её можно подать лично, почтой или онлайн через Госуслуги. К жалобе приложите копию заявления с отметкой о принятии или почтовые документы. Инспекция вправе провести проверку, выдать предписание и привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Как правильно составить такую жалобу, разобрано в материале о жалобе в трудовую инспекцию.

Второй путь — суд. Требование о выдаче документов рассматривается как индивидуальный трудовой спор; срок обращения составляет три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Госпошлину работник не платит (ст. 393 ТК РФ). Вместе с обязанием выдать документы можно требовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Если в суде уже идёт спор с работодателем, документы можно истребовать и через суд, заявив ходатайство об истребовании доказательств: это полезно, когда работодатель упорно не выдаёт копии в досудебном порядке.

Особые случаи

Справка о зарплате для банка или визы. Это тоже документ, связанный с работой, и он подпадает под ст. 62 ТК РФ. Работодатель не вправе отказать со ссылкой на то, что «справки 2-НДФЛ больше нет»: справку о доходах по форме налоговых агентов выдают по НК РФ, а справку о заработной плате в произвольной форме — по ТК РФ. Подробнее о том, как запросить именно её, читайте в материале про заявление о выдаче справки о зарплате.

Бумажная трудовая книжка. Если вы сохранили бумажную книжку, работодатель обязан выдать её в последний день работы. Для её получения раньше, например для оформления пенсии или пособия, тоже пишется заявление по ст. 62 ТК РФ.

Бывший работник. Статья 62 ТК РФ говорит о работнике, а ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ — о дне увольнения. Если вы не запросили копии при увольнении, всё равно направляйте заявление: работодатель обязан хранить кадровые документы, и отказ бывшему работнику в копиях, касающихся его работы, на практике часто оспаривается успешно. Отказ лучше получить письменно и приложить к жалобе в инспекцию.

Чек-лист

• Документы перечислены конкретно, с датами и периодами.
• В заявлении есть ссылка на ст. 62 ТК РФ, срок три рабочих дня и требование надлежащего заверения.
• Указан удобный способ получения.
• Заявление подписано и датировано.
• На втором экземпляре есть отметка о принятии с датой и входящим номером, либо сохранены почтовая опись и квитанция.
• Полученные копии проверены: «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата, печать.
• Если через три рабочих дня документов нет, подготовлена жалоба в инспекцию труда.

Отмечено 0 из 7

Статья носит информационный характер и основана на нормах Трудового кодекса РФ и КоАП РФ в редакции на октябрь 2026 года. В ситуации трудового спора состав документов и тактику их истребования лучше согласовать с юристом.